Gegevens bijwerken en ophalen in een formulier.

[NickMeeder]

Hoi,

Ik zit met het volgende:

Ik heb een een database met daarin een lijst van offertes, elke offerte heeft een eigen nummer (opgehaald uit een tabel met nummers). Omdat niet al deze offertes resulteren in orders heb ik een aparte lijst met orders. Nu wil ik een formulier maken waarin ik een order aan kan maken en een verwijzing naar een offertenummer. Wanneer ik het offertenummer selecteer wil ik dat de bijbehorende gegevens weergegeven worden in een formulier. Zodat ik in 1 formulier een een kop heb met de order gegevens en daaronder de specificaties uit de offerte. Helaas krijg ik het bovenstaande niet voor elkaar. Omdat de gegevens niet automatisch bijwerken wanneer ik een offertenummer wijzig (selecteer uit een lijst).

Wellicht heeft iemand een interessant idee op een goede oplossing.

Ik hoor graag wat.

Mvg,
Nick

 

[OctaFish]

Er vanuit gaande, dat je in de offerte in beginsel dezelfde informatie hebt staan als in de geboekte orders, zou ikzelf toch alles in één tabel houden, en met behulp van een extra veld [Status] bijhouden wat de ontwikkeling van de offerte is. Hiermee maak je het jezelf een stuk eenvoudiger, en je voorkomt dat je alle orders twee keer invoert, dus je tabellen blijven een stuk overzichtelijker.
Voor de orrders kun je eventueel wel een tabel met aanvullende gegevens opslaan, die alleen voor de orders belangrijk zijn, maar niet voor de offerte, zoals leveringsgegevens af afleveradressen.

Heb je deze constructie al overwogen, en eventueel afgewezen?

Michel

 

[NickMeeder]

Ik heb zoals jij omschrijft alle gegevens in 1 tabel staan, in het formulier orders wil ik alleen wat extra info mbt marge, inkoop en verkoop (verder niets). Alleen wanneer ik op basis van die tabel een formulier maak moet ik voor elke offerte een order maken. Omdat niet iedere offerte een order wordt kan dit natuurlijk niet.

Ik kan wel zoals jij zegt een veld [status] toevoegen met 2 keuzes 1. offerte 2. order. Vervolgens een criteria opgeven dat alleen de records met keuze "order" weergeven wordt en daar vervolgens weer een order nummer aan toewijzen.

Dit heeft wel tot gevolg dat ik in een offerte eerst moet selecteren dat het een order is geworden en vervolgens moet ik naar het order formulier waar de nieuwe Order bij zou moeten staan.

is mijn denkwijze zo een beetje in de goede richting? hoe zorg ik ervoor dat ik de juiste selectie krijg voor het veld [status]?

Gr,
Nick

 

[OctaFish]

In de tabel met Ordergegevens zul je uiteraard ook het ondernummer moeten opnemen, want anders heb je geen relatie tussen de ordergegevens en de orders. Het lijkt mij niet dat je voor elke offerte een record Ordergegevens hoeft aan te maken, want zoals je zelf al zegt, is dat een beetje overbodig. Als je naar de relatie tussen die tabellen kijkt, hoeft dat ook niet. Het enige dat geldt, is dat er voor elk record in Ordergegevens een record moet zijn in Orders/Offertes.

Je zou voor je ordergegevens een subformulier kunnen maken, dat je aan het formulier Offertes/Orders hangt. Met een trigger op het veld Status kun je dit bijvoorbeeld zichtbaar of onzichtbaar kunnen maken, of je kunt de ordergegevens met een knop in een apart venster kunnen tonen. Hierbij laat je dan het Ordernummer gelijk invullen, omdat je dat kunt overnemen uit Orders.

Om de selectie op het formulier te filteren kun je in de koptekst bijvoorbeeld een keuzelijst met invoervak maken waarmee je de selectie filtert, of je zet op je hoofdformulier twee knoppen waarmee je offertes of orders kunt tonen.

Michel