gegevens uit het ene exel bestand overnemen in het andere

[Snoozzz44]

Beste,

een collega moet voor elke student op onze school een aparte puntenlijst maken (in exel).
Het dienen aparte bestandjes te zijn, want de gegevens van de ene student mogen niet zichtbaar zijn voor een andere student.
Nu bestaat er wel een algemene puntenlijst (in exel) waar alle gegevens van elke student in verwerkt zijn. Maar die grote lijst kan/mag dus niet gebruikt worden. Deze wordt na elke inschrijving- en examenperiode bijgewerkt.

Nu vond ik dat zo'n tijdrovend apenwerkje, dat ik op zoek ben naar een simpelere manier om dit te doen. Maar helaas, tot nu toe, vond ik het antwoord niet...
Is het mogelijk om de gegevens uit het ene algemene bestand 'automatisch' in te laten vullen in de aparte puntenlijsten? Of zijn we dan gewoon heel veel tijd kwijt met het invoeren van alle nodige codes?

Ik vond al wel hoe ik de bestanden kan koppelen, maar dan verschijnt het volledige bestand (in het klein) in het andere. Dat is niet de bedoeling natuurlijk. Alleen de gegevens van enkele cellen zouden in het andere bestand moeten verschijnen.
Ik hoop dat ik het duidelijk genoeg omschrijf. Ik probeer zo meteen ook nog twee voorbeeldbestandjes te plaatsen, maar ontdoe ze eerst even van adressen, namen e.d.

Vriendelijke groeten!

 

[Snoozzz44]

En bij deze nog twee voorbeeldjes.
Een stelt de 'algemene' lijst voor (AAA Traject Cursistenlijst). Deze bestaat al bij onze zorgcoördinator.
De andere (student) is een bestandje zoals er voor elke student één moet aangemaakt worden.

Bekijk bijlage AAA traject cursistenlijst.xls
Bekijk bijlage Student.xls

Hoewel ik wel uit de weg kan met exel voor berekeningen en grafiekjes en zo, voel me nu een echte leek...
Hopelijk kan iemand me op weg helpen.

 

[luibak]

Snoozzz44
wat je kan gebruiken bij dit soort dingen is de functie vert.zoeken.
Deze zoekt bijv. aan de hand van de naam of beter student nummer naar de juiste gegevens en zet deze in dat tabblad/werkblad neer.

Ik zou zeggen kijk is naar de bijlage en ga er eens mee spelen.

Bekijk bijlage vb 1.xlsxBekijk bijlage vb2.xlsx

 

[Snoozzz44]

Hallo,

alvast bedankt voor de goede tip! We leren weer een handigheidje bij!
Ik ben het momenteel aan het uitproberen (met een YouTube filmpje als hulp, haha!) maar het lukt me wel.

Alleen heb ik nu nog een probleem met het aanmaken van de 'tabelmatrix'. Ik selecteer netjes alles van lijn 1 tot lijn 100 (voor het geval er later nog studenten bijkomen) maar nu blijkt de tabel telkens pas vanaf lijn 18 te starten (in het algemene bestandje). Als ik het wil uitbreiden, wordt er gevraagd of ik de 'niet-lege cellen wil overschrijven'. Niet dus, want dat stuurt de hele indeling in de war.
Heeft mijn collega er wat ingestoken (zonder dat ze het zelf wist wellicht?) waardoor lijn 1 tot 18 niet in de matrix komen? Of doe ik zelf nog wat fout? Heel vreemd...

Aangezien het lang gaat duren om zoveel bestandjes aan te maken (en daar ook overal de codes in te geven) ben ik nog op zoek naar een handigere manier om dit in orde te krijgen.
Ik vond al een manier om een lijstje aan te maken van alle studenten ('gegevensvalidatie' en dan 'lijst' met de namen van de studenten) maar dit neemt niet weg dat andere studenten dan ook om het even welke naam kunnen aanklikken...
Hier nog tips voor deze beginnende exelgebruiker? ;-)

Alvast bedankt!

 

[Snoozzz44]

Haa, niet zo slim... daaraan zie je dat ik maar een beginneling ben hé...
Waarschijnlijk ben ik de eerste keer gewoon te laag (vanaf lijn 18 dus) begonnen met het selecteren van de matrix en wil hij nu niet meer uitbreiden. Ik maak desnoods wel een nieuwe matrix met een nieuwe titel.

Maar blijft wel het tweede probleem nog: kan ik er eventueel voor zorgen dat studenten zelf het "uitklaplijstje" niet kunnen gebruiken, maar enkel hun eigen punten zien? Of moet ik toch aparte bestanden gaan aanmaken?

Groetjes!

 

[Warme bakkertje]

Je hebt toch maar 1 code te maken in je algemeen puntenbestand. Zet alle leerlingbestanden in dezelfde dir als je Algemeen bestand (geef ze dezelfde naam als in je naamlijst) en je kan ze dan allemaal automatisch laten openen, bijwerken, opslaan en sluiten.