Geplande uren verwerken in Desktop Project Management database

Status
Niet open voor verdere reacties.
D

Dencar77

Gebruiker
Lid geworden
15 mrt 2013
Berichten
131
Dag allen,

vanuit Microsoft access heb ik een database template gevonden, "Desktop Project Management".
Deze kan ik perfect gebruiken, alleen zou ik iets er bij toegevoegd willen hebben. Ik ben flink aan het stoeien geweest, maar uiteindelijk heeft het na 6 dagen intensief researchen en testen me hier gebracht. Ik kom er niet uit.

Wat ik zou willen is het volgende:

Ik werk met een team aan meerdere projecten. Hiervoor dien ik elke dag te verantwoorden hoeveel uur ik per project heb gewerkt. (Dit is geen probleem allemaal.)
Maar mijn chef die geeft, aan het begin van elke week, aan hoeveel uur ik per week aan de projecten mag werken.

Geplande uren
Bijvoorbeeld : In week 2 mag ik aan Project Alpha 15 uur werken, aan Project Bravo maar 10 uur en aan Project Charlie 10 uur. Dit betekent dat ik dus in totaal 35 uur (van mijn 38-uurs contract) aan drie projecten werk.
In dezelfde week 2 mag mijn collega aan Project Alpha 10 uur werken, aan Bravo ook 10 en Charlie idem 10, resulteert in 30 uur.

Probleemstelling
Nu is dus de template ideaal om je uren te verantwoorden (zie ook afbeelding Query). Maar ik wil nu dus een tabel en/of veld toevoegen waarin ik de geplande uren per week kan aangeven. Dit doe ik door middel van een nieuwe tabel aan te maken, bijvoorbeeld ureID (autonummering), ureProjectID (gelinkt aan tabel projecten), ureMedID (gelinkt aan tabel medewerkers), ureGeplandeUren (hier komt dus de uren gegeven door de chef te staan) en ureWeeknummer (een veld die bestaat uit de combinatieveld "Jaartal" en "Weeknr": bijv. 2014-1).

Waar moet ik deze tabel nu aan koppelen in de Query afbeelding, aan Project zoals "Project Hours" ook gedaan is, of aan tabel "Project Hours" en daar een apart veld toevoegen voor "UreID"? Of moet ik de weeknummering gebruiken als koppel tussen twee tabellen "project Hours" en "GeplandeUren"?

Het probleem is dat ik niet weet waar ik de tabel "GeplandeUren" aan moet koppelen...

Wat moet het resultaat opleveren?
Uiteindelijk wil ik graag dat ik een rapport kan uitdraaien waarin de navolgende gegevens komen te staan:
* welk project iemand aan werkt, de hoeveelheid uren per week die daaraan besteed is (dat is geregeld in de template al), hoeveel uurscontract deze persoon heeft (dit veld is verwerkt in de tblMedewerker), en hoeveel uur deze persoon aan het begin van de week van de chef heeft gekregen.



query.jpg
 
Nu heb ik de database niet nagezocht, maar aangezien geplande uren en gerealiseerde uren hetzelfde omvatten... Kun je niet in de tabel Project Hours een veldje toevoegen "Gepland / gerealiseerd" en werkelijke uren als "Gerealiseerd" oormerken en geplande uren natuurlijk als gepland?
 
Ik zat in dezelfde lijn te denken, maar dan met een extra veld [Geplande Uren] i.p.v. een statusaanpassing (wat uiteraard ook kan). Met een extra urenveld heb je namelijk nog de mogelijkheid om te rapporteren op [Geplande uren] en [Uitgevoerde uren].
 
Ik ga er vanuit dat de geplande employee anders kan zijn dan de werkelijk uitvoerende employee... wanneer dit niet zo is, zou ik ook opteren voor een extra veldje geplande uren in plaats van een nieuwe rij met status
 
Laatst bewerkt door een moderator:
Je hoeft geen complete berichten te quooten, zeker niet als ze er direct boven staan. Bovendien is het dan ook geen citaat (=quoot) meer :). Dus als je tijd hebt: graag de quoot verwijderen.
Ook als iemand anders een activiteit uitvoert, zou ik met een extra urenveld werken. De uitgevoerde tijd is dan bij de geplande persoon 0 uur, en bij de persoon die het gedaan heeft (en die dan geen geplande uren had) de uitgevoerde uren. Sowieso zijn dat 2 records, ongeacht welk systeem je gebruikt, want het gaat om 2 personen!
 
Daar zat ik in het begin ook aan te denken om een extra veld toe te voegen aan de tabel "Project Hours".
Maar het euvel zit hem hierin:

De daadwerkelijke urenverantwoording conform de tabel "Project Hours" kan uitstekend mee gewerkt worden voor de dagelijkse verantwoording van de uren per werknemer per project. Dit is ook wat ik wil, dat per dag een datumveld kan invullen, dan een veld met hoeveel uur ik die dag aan het project gewerkt heb en welke teamlid.
Maar de chef geeft maar eenmalig per week aan hoeveel uur in de gehele week aan een project gewerkt mag worden. Indien ik dus een extra veld in dezelfde tabel maak voor de "Project Hours" dan zie ik bijvoorbeeld op 1-5-2014 dat ik 3 uur aan project A heb gewerkt, 2-5-2014 2 uur dezelfde project A, 3-5-2014 3 uur aan Project B, dezelfde dag aan Project A 2 uur, etc etc. Een andere teamlid verwerkt ook de gewerkte uren daarin.
Als ik dus een extra veld toevoeg aan de tabel dan zie ik, wanneer ik in 1 week 6x een registratie maak, bij 1 veld de geplande uren en bij de overige 5 blanco?


Ik zit nu nog even op het werk, maar wanneer ik thuis ben dan zal ik de template hier toevoegen en een printje maken wat ik dan bedoel met de "lege" velden.
 
Zou ik toch voor mijn eerste optie gaan. 1 veld toevoegen voor het type gepland of gerealiseerd en voor geplande uren 1 rij toevoegen.
 
Ik heb de applicatie met wat testvoorbeelden gemaakt. Ik heb niets aangepast aan het originele voorbeeld van Microsoft. ter info.

http://www.mijnbestand.nl/Bestand-KMDKHY3MBYEZ.accdb

Aanvullend tekst:
Ik heb ook een afbeelding van een rapport getoond. Daarin wil ik dus de gegevens van de chef's geplande uren (weekbasis, niet dagelijkse geplande uren) tonen.

Ik heb ook medewerker tijdschema per week rapport.jpg
 
Laatst bewerkt:
@Johhnnyboy: hoe bedoel je dat met 1 veld toevoegen voor gepland(of gerealiseerd)? In welke tabel zou je die plaatsen dan, in een compleet nieuwe tabel of een die reeds bestaat (bv "hours")? En een rij toevoegen?!
 
Ik denk dat de optie van Johnny niet kan werken, omdat een daginvoer nu eenmaal niet hetzelfde is als een weekinvoer. Je zult dus met een extra tabel moeten werken. Maar dat had je zelf al bedacht :)
 
Ja, mijn gedachte was inderdaad om een tabel te maken met dus een GeplandeurenID (autonummering), ProjectID (gelinkt aan het project), medewerker (ophalen uit de medewerkerstabel), GeplandeUren (numeriek), Weeknummering (gegevens haal ik uit een tabel 2014-1, 2014-2, etc, etc).

Dit had ik dus gemaakt, alleen mijn grijze brein krijgt het niet voor elkaar om de juiste connectie te maken.
Want meerdere velden kunnen met anderen gelinkt worden, maar dan krijg je foutieve resultaten te zien.
Ik weet dus niet of ik de tabel moet linken aan projecten of aan medewerker of juist aan weeknummering.

En inderdaad, de medewerkers werken dagelijks aan meerdere projecten, maar de chef bied je 1x per week per project per medewerker hoeveel uur er aan gewerkt mag worden.
 
Laatst bewerkt door een moderator:
Die tabel kun je op verschillende manieren koppelen, hangt af van de rapportages die je er mee wilt maken. Sowieso heb je een unieke index nodig voor de velden Project+Mederwerker+Week, omdat die combinatie maar 1 keer mag worden gebruikt.
 
Krijg je de planning aangeleverd op dagbasis per medewerker of weekbasis per medewerker of weekbasis totaal per project?
 
Het idee is een bedrijf die aan projecten werkt. In dit bedrijf heb je een chef met daar onder een xtal aan medewerkers. Elke maandag krijgen de medewerkers te horen hoeveel uur zij per week aan een proces mogen werken, kortom , de chef geeft je een x aantal uren per week per project. De applicatie zoals deze als bijlage was meegestuurd voldoet daar niet aan. Waar deze wel aan voldoet is alles wat daarna komt, dat elke medewerker zijn dagelijkse uren in kan verwoorden, PER proces.

Het gedeelte voor de geplande uren (die de chef je op de maandagen voor de gehele week geeft) ontbreekt. Nu heb ik op verschillende wijzen een tabel lopen maken met daarin een aantal velden, zoals ID en weeknummers, naam medewerker enzovoorts, maar ik krijg niet het gewenste resultaat in rapporten.

De bedoeling met het rapport is dat je op een willekeurige weekstaat (rapport) kan kijken: hoeveel uur heeft een medewerker per project aan gewerkt, daarnaast gelegd het contracturen en de opgelegde uren van de chef.
Je berekent dus, en dat is dus het antwoord op de vraag van Octafish, het aantal geplande uren en trekt daar de daadwerkelijk gewerkte uren van af. Hier krijg je dan een surplus of tekort aan uren. Dit is wat de chef graag wilt zien.

Als ik dus een aparte tabel maak, zoals die van "Billing Hours" en daar dan de velden verander zoals omschreven (ID, naam medewerker, weeknr, etc), aan welke koppeling moet ik dan denken? weeknummering? medewerker? En dan aan de hoofdtabel Projects of "Billing hours"?
 
Rapportage

Als je een aparte tabel aanmaakt voor de geplande uren kun je die koppelen aan de tabel projects gelijk aan de gerealiseerde uren.
Afhankelijk van de output die je wil kun je dan een query maken als hieronder. Verder uit te breiden en om te zetten naar rapport.

Naamloos.jpg

Maar mij is nog niet duidelijk welke rapportages je in detail wilt.
Daarbij komen er nu ook contacturen? Volgens mij heb ik die nog niet in de database gezien ook.

En er zijn ook andere oplossingen out of the box dan Access.
De functionaliteiten die jij noemt zitten bijvoorbeeld in TimeTell (gebruiken wij ook). Maar er zijn ook vast gratis scripts.
 
Ik denk dat je het juist hebt met de tabellen. Ik ga deze variant nu uitproberen.

Vwb de contracturen, deze is verwerkt bij de medewerkerstabel. Dat is puur voor de indicatie dat bv ik 38 uur werk en dus niet meer dan dat kan werken aan projecten. Een voorbeeld is dat ik dus in een week 25 uur van de chef opgelegd krijg om aan verschillende projecten te werken (hij geeft dan aan hoeveel uur per project). Dan ga ik aan de slag in die week aan de verschillende projecten en de applicatie die Microsoft heeft "Desktop Project Management" is een perfecte applicatie ervoor. Miste alleen de tabel voor geplande uren (voor de chef).

Vwb wat ik uiteindelijk wil, is dat ik middels (wekelijkse) rapporten kan aantonen hoeveel uur de medewerkers (dagelijkse basis) aan de verschillende projecten hebben gewerkt (dit is in de applicatie verwerkt als Billing Hours). Dan natuurlijk ook, op wekelijkse basis, per project wie er aan heeft gewerkt en hoeveel uur.
 
Ik heb twee plaatjes toegevoegd en de testapplicatie.
In de testapplicatie is een query gemaakt "Billing Hours all combined". Daar zie je, zoals een van de afbeeldingen dat ook weergeeft, dat ik dus een hoofdtabel heb (projects) en dan twee neventabellen (Project hours en project planned hours). En dan de tabel medewerker.

Ik had een aantal records ingevoerd, bij zowel project hours alsmede project planned hours. Wanneer ik dan de query maak zoals aangegeven wordt krijg ik alleen maar de records te zien van project A, en de B tm D zijn niet te zien....:confused:


http://www.mijnbestand.nl/Bestand-ETCHBWV6D6NO.accdb

testresultaat.jpg
test.jpg
 
OctaFish zei:
()...Sowieso heb je een unieke index nodig voor de velden Project+Mederwerker+Week, omdat die combinatie maar 1 keer mag worden gebruikt.
Klik om te vergroten...
Kan je deze zin nader uitleggen? Mijn brein is echt op tilt geslagen en zie niet meer rationeel hoe dit opgelost dient te worden.
 
Je joins zijn niet correct in de query.
Klik op de lijn van projects naar projects planned en selecteer het tweede bolletje (alle records uit projects weergeven en alleen...)
Zelfde is van toepassing voor project hours.
De relatie die je vanuit planned naar medewerkers extended maakt en van billing naar medewerkers kan zo niet. Wat ik zou doen (maar mogelijk zijn er andere oplossingen) is eerst projects planned koppelen aan medewerkers extended en project billing aan medewerkers extended en deze uitkomst queries gebruiken in de query die je hier wilt maken.

Daarnaast zul je onder databaserelaties nog de relatie tussen projects en projects plannend moeten aanpassen.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan