Hoe voorraad, levering en retouren vastleggen

[Nico84]

Onze producten staan in consignatie (ons risico) bij de klant. De producten zijn beperkt houdbaar.
De klanten worden meerdere malen per week bezocht.

Om inzicht te krijgen wat er tussen de bezoeken verkocht is wordt bij ieder bezoek:
De beginvoorraad geteld. (voeren meestal gemiddeld 10 producten door het seizoen)
De producten die niet verkoopbaar meer zijn retour genomen
En nieuwe artikelen geleverd.


De retouren en de levering worden gefactureerd aan de klant. De voorraad telling is voor ons zelf.
Doordat de voorraad geteld wordt kan ik zien wat er in de tussenliggende periode verkocht is
(Beginvooraad - Retouren + levering = eindvoorraad) - (Beginvoorraad volgende bezoek) = aantal verkocht


Het kan ook gebeuren dat een klant leeg is, dan is er geen beginvoorraad. Dus is alles verkocht sinds het laatste bezoek


Hoe leg ik bovenstaande het best vast in een database?

 

[RogerS]

Eigenlijk zoals je het ook al beschreven hebt.

3 tabellen, klanten, artikelen en mutaties. Kan dus in principe ook in excel


Belangrijkste vraag bij het opzetten van een database is vooral wat je straks met de informatie wilt en hoe je die informatie wilt bewerken/inzien. Denk daar eerst over na voordat je iets begint op te zetten

 

[OctaFish]

Volgens mij héb je toch al een db voor dit klusje? Wat mankeert daar nog aan?

 

[Nico84]

Ik heb al een database voor dit klusje, welk ik al een tijdje gebruik.

Nu wordt de begin en eindvoorraad handmatig door mij ingevoerd op kantoor, wat een tijdrovende klus is.
De chauffeurs krijgen dus een A4 tje mee waar ze de begin en eindvoorraad op invullen.

De levering en retouren worden in een handterminal ingevoerd, afleverbon uitgeprint, en uitgelezen op kantoor waar de facturen uitgeprint worden.
Hiervoor is een jaar of 8 een maatwerk applicatie geschreven.

Door de komst van de tablets met Windows, waar dus access op kan draaien, wil ik beide processen samenvoegen.
Dit probeer ik al enige tijd van de grond te krijgen, maar door drukte zonder succes. Nu is er meer tijd voor vrij gekomen.


Terug naar de database. Hoe het nu werkt:
Als ik de A4 tjes invoer toets ik het debiteur nr in en druk op een knop
De datum wordt opgehaald van de laatste levering.
Een toevoegquery zorgt ervoor dat de actieve artikelen toegevoegd worden aan de orderregel, deze wordt tweemaal uitgevoerd.
Voor de beginvoorraad deze krijgt als mutatiedatum, de datum van de laatste levering.
Voor de eindvoorraad deze krijgt als mutatiedatum, de datum van van het A4 tje..

Handig om te weten:
Nu wordt er bij elke stop de artikelen geteld (voorraad).
Binnenkort starten we met een nieuwe artikelgroep. Hierbij wordt maar 1 keer in de 2 weken de voorraad geteld.
Dus krijg je: Beginvoorraad 01-06-14 + levering 01-06-14 + levering 05-06-14 - retouren 05-06-14 - beginvoorraad 14-06-14 = aantal verkocht.

Wat wil ik zien / moet het kunnen:
De levering en retouren moeten gefactureerd worden
Kunnen zien wat er tussen de 2 beginvoorraden verkocht

Wat is de vraag:
-Leg je de mutaties Voorraad, levering, retouren vast in 1 tabel. of aparte tabel voor de voorraad?
-Maak je voor iedere mutatietype een apartie orderkop aan? of zijn de voorraad, levering en retouren de orderregels?

Als het niet duidelijk genoeg is, wil ik ook wel een voorbeeld db plaatsen ter verduidelijking

 

[OctaFish]

Mutaties zijn één entiteit, dus dat doe je normaal gesproken in één tabel. Het resultaat van je mutaties is automatisch de voorraad, dus daar heb je geen aparte tabel voor nodig. Is ook logisch, want als je wél een mutatie invoert, maar vergeet dezelfde waarden in je voorraad door te voeten, klopt de voorraad niet. Sowieso moet je er naar streven dat alles maar één keer hoeft te worden ingevoerd, en dat de overige gegevens zoals actuele voorraad zijn af te leiden uit je brongegevens. Je geeft bij de mutaties dan wel uiteraard aan of iets een levering is of een retour, want dat bepaalt optellen of aftrekken op de voorraad.