Hulp bij opmaak van een bon-systeem

[Stockbuster]

Hallo allen,

Ik heb onlangs de opdracht gekregen van mijn baas om het huidige bonnensysteem te vervangen door MS Access. Ik werk namelijk in een magazijn en daar werken ze met 3000 verschillende artikels. Als een klant een bestelling maakt, dan worden deze ingebracht in een oud DOS programma maar het grote nadeel is dat dit programma een hele reeks artikels afdrukt die dus niet bij de bestelling horen en dat is dus niet overzichtelijk, soms staan er maar een paar artikels aangekruisd op een bon van 10 pagina's :shocked:

Dus het doel is om een vernieuwde bonnensysteem uit te werken met Access waarbij de administratief bediende enkel maar het arikelnummer moet ingeven en het aantal. Deze records worden dan automatisch in een tabel geplaatst en deze kunnen ze dan afdrukken. Daarbij nog eens meegerekend dat ze in bepaalde volgorde worden gezet zoals het staat in het magazijn. Dus ik zal aan elke artikel een sectornummer moeten geven. Ik ben inmiddels al begonnen met het invoeren van deze 3000 artikels. Ik zit al op de helft :thumb:

Alle tips en suggesties zijn welkom. Onder andere ivm relaties leggen ofzo...

Bedankt :thumb:

 

[Stockbuster]

Ok ik heb ze bijna allen ingevoerd in een tabel. Het zijn er samen een kleine 2200 artikels. Heeft niemand een idee wat de volgende stap kan zijn? Formulier opbouwen wellicht, maar hoe stel je bijvoorbeeld in als ik een artikelnummer ingeef dat daar dan de omschrijving tevoorschijn komt en dan ook nog eens op een bepaalde volgorde :shocked:

Iemand?

 

[gregorg]

Begrijp ik goed dat je de databank 'from scratch' moet opbouwen?
Er is een bestaande databank. Wat voor informatie kun je daar uithalen over de tabellen die je nodig hebt en de kolommen die erin moeten zitten.

Wat moet de database doen? Alleen bonnen uitprinten?

Gregor

 

[Dnereb]

Sorry dat ik je vraag zo laat lees maar......
ik vermoed dat je tabel gesplitst moet worden.
in een paar tabellen:
Artikelen, Artikelgroep, SectorNummer.
doordat je de herhalende gegevens voorkomt kan je datrabase veel kleiner zijn.
een ander voordeel is dat het wijzigen van een artikelgroep naam dan automatisch effekt heeft voor alle artikelen in die artikel groep.
Geen nood in het menu Tools->analyze->table kan je de tabel laten splitsen. aan de hand van de ingevoerde gegevens.

 

[Bartuls]

Voordat je in access begint moet je eerst goed nadenken wat de toepassing uiteindelijk moet doen.
Dat doe je door achteraan te beginnen, stel de vraag "Wat moet eruit komen?".
Wat voor informatie / rapporten / overzichten / etc. moet je kunnen maken?
Dat bepaald wat je zult moeten opslaan.
Als je dat weet, kun je je datamodel gaan ontwerpen. Verstandig is om je datamodel te normaliseren tot de derde normaalvorm.

Dan pas hoef je access op te starten. Je bouwt dan eerst je tabellen en de relaties daartussen. Dan ga je je formulieren maken en dan pas je rapporten.

Zolang je de eerste vraag, wat moet eruit komen, niet kunt beantwoorden is het moeilijk om je hulp te geven.

 

[Stockbuster]

Wat er moet uitkomen is niet zo moeilijk. Het artikelbestand blijft ongewijzigd. Als een klant een bestelling doet, dan kunnen ze dit op de bureau ingeven via mijn nieuw systeem. Het moet een soort van bestel-programma worden waarbij de gebruiker enkel het artikelnummer moet ingeven (zodat de produktomschrijving verschijnt) en dan het aantal en voila. Dat is het. Stel dat het 10 artikels zijn voor 1 bestelling, dan worden deze 10 artikels mooi in tabelvorm geplaatst en kan deze afgeprint worden. Dus het dient enkel om bonnen af te printen (@ Gregor). Dat is het doel.

Het tweede doel is om de artikels in een bepaalde volgorde te krijgen wanneer de gebruiker ze opgeeft, zoals het staat in het magazijn. Anders lopen de magazijniers (waaronder ik ) teveel op en af. Dus ik zal aan elk artikel een volgnummer of sectornummer moete geven zoals het staat in het magazijn.

Dit kan niet moeilijk zijn maar ik weet enkel niet hoe ik dat kan omtoveren tot een formulier...

 

[Stockbuster]

Hier is een voorbeeld van te tabel waarin de producten staan:

 

[Bartuls]

Op basis van je beschrijving kom ik al tot de volgende hoofdtabellen:

Artikel
Klant
Bestelling
Magazijn
Sector

Daar komen zeker nog een aantal koppeltabellen bij.

Daarom: voordat je met formulieren aan de slag gaat moet je eerst een goede database ontwerpen waarin de tabellen en de relaties tussen de tabellen gedefinieerd worden. Dan pas kun je gaan denken over je formulieren.
Die formulieren maak je door eerst te kijken waar queries nodig zijn om de gegevens op de formulieren te krijgen.
Dan maak je eerst de queries en daarna pas de formulieren.
Van de formulieren kun je dan op basis van de tabellen en de queries een eerste versie genereren die je vervolgens gaat aanpassen tot ze doen wat jij wilt.
Dan kun je met je formulieren wat gegevens in je database gaan zetten.
Dan maak je de queries waar je je rapporten op gaat baseren.

Maar eerst: een goed datamodel ontwerpen.