Ik ben organisator maar geen deelnemer

[mariettekuipers]

Mij is gevraagd voor een onderzoekscommissie (externen) gesprekken te organiseren met diverse mensen uit onze instelling, op verschillende data.
Ik organiseer, maar ben geen deelnemer. Ook mijn leidinggevende (baas) is bij deze gesprekken niet aanwezig.
Ik kan mezelf uit de lijst met genodigden verwijderen, maar de afspraak komt toch in mijn agenda.

Vraag: hoe kan ik deze uitnodigingen maken zonder dat ze in mijn agenda verschijnen?

 

[spaarie]

Als je van 1 iemand de rechten hebt of krijgt om in zijn agenda te mogen schrijven (evt. toestemming vragen om de machtinging) dan kan je in die betreffende agenda plannen en uitnodigen zonder dat het in je eigen agenda komt...

 

[mariettekuipers]

Sorry. Blijkbaar was ik niet duidelijk:
Dat is het probleem dus net: ik organiseer niet voor 1 persoon, zoals voor mijn baas, want dan weet ik hoe het moet.
Ik organiseer op verzoek van een extern bureau: geen account binnen onze organisatie, geen rechten.

 

[spaarie]

Ow oke. Ik weet niet eens of dat wel mogelijk is....

Wat wel mogelijk dat je plant in Excel, daarin een knop maakt 'Planning' ofzo. Deze stuur je op en een macro zorgt ervoor dat het in de Outlook agenda komt van die persoon...
Is dit een optie? Dan maak ik wel wat voor je...

 

[mariettekuipers]

Ik heb werkelijk geen idee wat je wilt dat ik doe! Plannen in Excel? Knop maken??
Bovendien heb je het weer over "die persoon", het zijn er meer, geen een dezelfde.. of begrijp ik je fout.

 

[spaarie]

Ik denk dat je het niet goed begrijpt...
Ben ook zo vrij geweest om maar een voorbeeldje voor je te maken zodat het duidelijk wordt (zie bijlage).

Enige uitleg hierbij:
Via de knop 'nieuwe afspraak inplannen' maak je afspraken aan in het blad 'data'.
Zodra al je afspraken zijn ingepland kan je op de knop 'afspraken invoegen' klikken en de afspraken komen automatisch in de Outlook agenda.
Nu kan je dus plannen, eventueel het 'data' blad verbergen en dit bestand per mail versturen naar een ieder die de afspraken in zijn agenda moet hebben.
Geef ze de instructie om het bestand te openen, de macro in te schakelen (als deze geblokkeerd zijn) en op de knop te drukken zodat de afspraken bij een ieder in zijn of haar agenda komt...

 

[mariettekuipers]

Prachtig gemaakt. Ik kan niet anders zeggen!! Maar... dit is een oplossing die zo ver gaat.. dat die niet is wat ik bedoel. Dit kan ik niet zelf reproduceren. Dat wil ik overigens ook niet. Het kalf wordt groter dan de koe!
Hartelijk dank voor alle moeite...

 

[spaarie]

Uuuhm, bedankt?! Maar dit is was slechts een voorbeeldje van MIJN optie.
Ik zou anders niet weten hoe je afspraken in 'externe' agenda's krijgt zonder in die van jezelf te plannen...

Je hoeft dit dan ook niet te reproduceren. Het is in principe klaar voor gebruik (op die foutmelding na als hij afsluit), maar ik kan het eventueel naar wens aanpassen.
Maar, zoals jezelf al aangaf, als dit je doel voorbij streeft dan kan ik je geen andere oplossing bieden...