Import tabbladen uit meerdere excel bestanden

[SteveSchouten]

Goeiedag,

Ik hoop dat een excel expert mij kan helpen met het volgende:

Hoe kan ik het beste een specifieke aantal tabbladen (niet alle) vanuit verschillende excel bestanden in één bestand naar binnen halen? Zodanig dat aanpassingen in bronbestanden ook terugkomen in het doelbestand?

Mijn casus:

• Ik heb voor 8 projecten, elk een afzonderlijk excel bestand met een aantal tabbladen.
• Per project / excel, zijn er 2 tabbladen waarin gegevens worden opgehaald uit overige tabs en die input zijn voor grafieken met voortgangsinformatie over dat project.
• In de voorbeelden Project 1 en Project 2 in de bijlage, zijn dat de tabbladen Uren Dashboard en Kosten Dashboard. Namen Jan, Piet, Klaas, Joris en Cor zijn uiteraard fictief
• Ik wil die twee tabbladen nu voor alle 8 projecten (dus 16 tabbladen), in één excel bestand inlezen. Met een directe koppeling dus: Wijzigingen in de bron moeten zichtbaar zijn in het doelbestand.
• In het nieuwe bestand zal ik celverwijzingen gaan maken naar gegevens in die 16 tabs, en zo informatie generen over alle projecten heen.
• Waarom ik het op deze manier wil doen en in het doelbestand geen celverwijzingen wil maken naar bronbestanden? Omdat de koppelingen die dan ontstaan me er toe dwingen om elke keer als ik het doelbestand open, de 8 bronbestanden te openen.

VBA
Met wat google-en vond ik een VBA formule, die gedeeltelijk werkt, maar die aangepaste brongegevens niet bijwerkt. Is mijn doel wel haalbaar met VBA? Zo ja, met welke code (Ben hier helaas niet in thuis)

Gegevensverbinding
Hoe ik het nu gedaan heb:
• Tabblad gegevens --> Verbindingen --> Toevoegen.



• Tablad gegevens Bestaande Verbindingen --> Verbindingen in deze werkmap --> Project 1 Uren Dashboard openen



• Openen en weergeven als tabel .



Het resultaat van deze aanpak (Bestand 00.Test in de bijlage) werkt ten dele:
• Brongegevens worden ingelezen en aanpassingen worden goed meegenomen.
• Maar de opmaak van de bron wordt niet overgenomen. Zo worden datums en percentages uit de bronbestanden, in het doelbestand weergegeven als getallen waar je niks mee kunt.
• De verbinding komt terecht in 'Mijn Gegevensbronnen; op mijn lokale schijf in de verkenner. Niet op de gezamenlijk schijf waar de bronbestanden staan. Lijkt me niet ideaal?

Kortom, mijn aanpak is niet goed genoeg.
Help je mij aan een betere?

Je reactie/ feedback wordt zeer gewaardeerd,

Veel dank alvast,

Steve

 

[JEC.]

Als ik de eerste alinea lees denk ik direct aan Power Query

 

[SteveSchouten]

Als ik de eerste alinea lees denk ik direct aan Power Query

Dank @JVeer, ik zal daar eens verder naar kijken.

 

[snb]

Splits projekten niet op naar afzonderlijke bestanden, werkbladen.

Gebruik 1 werkblad als database en een ander als weergave op basis van een filter op de database

 

[SteveSchouten]

Dank @JVeer, ik zal daar eens verder naar kijken.

Helaas is Power Query in Excel bij mijn opdrachtgever niet beschikbaar (Power BI helaas ook niet).. Dus zal toch verder moeten zoeken. Maar thanks anyway

 

[SteveSchouten]

Splits projekten niet op naar afzonderlijke bestanden, werkbladen.

Gebruik 1 werkblad als database en een ander als weergave op basis van een filter op de database

Dank voor het meedenken SNB! Helaas leent de projectinformatie zich niet goed voor verwerking in 1 spreadsheet.
Zal stug blijven doorzoeken

 

[snb]

Ik heb de bestanden meer in detail bekeken.
Kopiëren en plakken vanuit Cognos kan in de verste verte niet aangeduid worden als 'agile'; we hebben er een gewoon Nederlands woord voor: 'suf'.

De opzet van de bestanden is 20e-eeuws: een papieren weergave van gegevens op 'pagina's'.
Diezelfde gegevens zouden, als database georganiseerd, ruim op 1 werkblad passen.
Dan zouden er geen formules nodig zijn die op verschillende werkbladen dezelfde gegevens (redundantie !) weergeven.
De noodzaak om formules aan te passen afhankelijk van het lopende jaar is ook al iets van decennia geleden.
Het ontbreken van analytische hulpmiddelen als draaitabellen en slicers vind ik ook illustratief.
Een 'dashboard' bestaat tegenwoordig uit een scherm waarin de gebruiker kan aangeven ( = interaktief) wat en hoe hij/zij gegevens gepresenteerd wil zien, niet uit statische werkbladen waarin de gebruiker moet schuiven/bladeren.
Van de ontbrekende gebruikersinterface, gebruikersergonomie en invoerfoutpreventie krijg ik geen warme gevoelens.

Maar het belangrijkste blijft het ontbreken van een doordachte gegevensstruktuur en de daarop gebaseerde database, weergave-interface en gebruikersinvoerinterface.

 

[SteveSchouten]

Dank nogmaals voor je feedback @Snb,
Zelf heb ik nog lang niet het niveau / de kennis en ervaring die nodig is om het aan te vliegen zoals je voorstelt.
Al begrijp ik wel wat je bedoelt. Zal de tanden er in gaan zetten: Een gegevensstructuur uitdenken tbv gegevensverwerking in één optimale database zonder redundantie en vervolgens weergave- en gebruikersinterfaces proberen te maken (Verder dan slicers en draaitabellen kom ik ook niet, zonder Power BI). Uitdaging zat!