Importeren contactpersonen outlook naar words voor adres-stickers

[Mwijga]

Beste toekomstige helden,

Ik ben voor mijn werk de contactpersonen in outlook aan het systematiseren. Om adresstickers te maken gebruiken wij momenteel Words. Het is een gemeentelijke instelling en dus gebonden aan gemeentelijke software licenties; externe software kan niet gekocht worden.

Nu weet ik dat je contactpersonen via outlook naar words kan converteren om adres stickers te maken. Sterker nog, het lukt me telkens bijna.

Ik click op 'afdruk samenvoegen' bij 'extra'. Vervolgens bij documenttype onderaan druk ik op 'adresetiketten'. Maar daarna kom ik dus geen steek verder. Het 'step by step outlook boek' heeft hier waarschijnlijk een stap overgeslagen. Er verschijnt wel een format voor etiketten op mijn beeldscherm (zelf gebruiken wij herma 6420). Maar geen invulling daarvan.

Is er misschien iemand die mij kan helpen?

-------------------------------------------

Probleem/uitdaging/vraag 2

Je kan contactpersonen tussen mensen uitwisselen. Hiermee kan ik bij voorbeeld dus de adresstickers maken (hoop ik dan). Echter kan ik niet via een email bij deze contact personen komen. Alleen bij mijn eigen of bij de gemeentelijke contactpersonen.
Weet iemand een methode om dit toch mogelijk te maken?


---------------------------------------------

Dat was het wel zo'n beetje alvast bedankt voor het kijken in ieder geval.

 

[rmschoof]

antwoord eerste vraag

Hallo Mwijga,

Voor het proces afdruk samenvoegen moet je niet in het outlook boek zijn, want dat is een functie van Word.

Na Extra>afdruk samenvoegen krijg je een venster met drie onderdelen:

1) Hoofddocument
2) Gegevensbestand
3) Gegevens met document samenvoegen

Bij 1 kies je voor 'maken' en daarna voor 'actief venster gebruiken'
Nu ga je naar 2: gegevensbestand

Nu wordt je gevraagd eerst het hoofddocument in te stellen. Je kunt uit de lijst kiezen voor het type-etiket (merk en nummer dat jullie gebruiken) of een nieuw etiketformaat toevoegen; dan moet je de maten van het etiket en alle marges eerst even meten en op papier tekenen voor je verder gaat.
Als je een nieuw formaat eenmaal hebt opgesteld en opgeslagen hoef je datzelfde niet meer te doen, ook als de rest over moet.

Na het formaat ga je de adresvelden op het etiket vaststellen door middel van samenvoegveld invoegen. Uit de lijst kies je de gewenste veldnaam. Daarna spatie gebruiken voor je het volgende veld kiest of een enter om het volgende veld op een nieuwe regel te krijgen.

Alle velden gedaan? Dan OK. Je krijgt nu een scherm te zien waarop de etiket en de veldnamen zijn genoemd.

Miusschien krijg je de vraag 'Hoofdocument is niet leeg, doorgaan?'. Deze kun je met ja benatwoorden als je met een leeg document begonnen was.

Nu kun je bij 3 kiezen voor Query-opties (selektie van een deel van de adressen op basis van bepaalde kenmerken) ofwel voor afdruk samenvoegen (nu verschijnt je document met echte naw gegevens).

Dit document kun je opslaan en/of afdrukken.

Misschien heb je de samenvoegvelden verkeerd gekozen, of spaties vergeten? Dan begin je opnieuw.

In Word 2003 staat onder (2) wellicht 'Contactpersonen selecteren' ipv 'adresboek gebruiken'.
De dialoogvenster wijzen zich dan vanzelf, maar wil je er toch meer info over kijk dan op http://office.microsoft.com/nl-nl/word/HA011269731043.aspx

Hopelijk kun je hier verder mee,
vriendelijke groet,