Instelling digitale handtekening

[DZNET]

Binnen ons bedrijf wordt er 1 standaard handtekening meegestuurd met uitgaande mail naar externe adressen (naam en contactgegevens wisselen wel, maar opmaak is wel gelijk). Het probleem met deze digitale handtekening is dat wij deze niet zien onder onze mail (en dus niets kunnen aanpassen/verwijderen). Ook in de map "verzonden items" is deze handtekening niet te zien. Pas als de ontvanger reageert op de e-mail dan zien wij onze handtekening. Echter versturen wij dan weer een antwoord, wordt weer de handtekening meegestuurd. Aangezien dit de mailcorrespondentie onnodig verzwaard, maar ook niet printvriendelijke maakt, zouden we dit graag zo willen instellen dat de handtekening per mailcorrespondentie alleen de eerste keer meegestuurd wordt. Alleen weten we niet hoe we dit kunnen instellen. Kan iemand mij hierbij helpen? Er werd namelijk gezegd dat dit niet mogelijk is, maar dat zal toch niet! :shocked:

Ook blijkt onze handtekening er voor te zorgen dat we regelmatig in spamboxen eindigen ... ook niet handig. Zijn hier bepaalde voorwaarden voor om dit te voorkomen?

 

[dnties]

Betekent m.i. dat het meesturen van de (digitale) handtekening vanuit jullie mailserver wordt geregeld (al dan niet met additionele software zoals GFI Mail Essentials).
Praat dus met de systeembeheerder hoe het nu is ingericht en of dat evt. te wijzigen zou zijn.
[Ik kan melden dat in de tijd dat ik met GFI Mail Essentials hebt gewerkt dergelijke handtekeningen bij elke mail werden toegevoegd.]

Tijs.

 

[DZNET]

Tijs, bedankt voor je reactie. Blijkt inderdaad in de mailserver geregeld te zijn en niet aan te passen, helaas. In elk geval geven ze aan dat dit niet aan te passen is. Moeten we het dan uit de mailserver halen? En gewoon een zichtbare handtekening meesturen?

 

[dnties]

Lijkt me inderdaad de enige optie (of die software verlaten voor andere software die wél zoiets aankan).
Overigens snap ik wel dat die mailprogrammatuur technisch moeilijk/geen onderscheid kan maken in antwoorden en volstrekt nieuwe mails.

Als het gaat om verificatie van de afzender kun je ervoor zorgen dat het SPF-record goed staat, zodat op díe manier door (de mailserver van) de geadresseerde gecheckt kan worden dat de mail inderdaad van jullie mailserver(s) vandaan komt. Let wel op dat ook webservers, massmail-bedrijven etc. die mails versturen (uit naam van jullie bedrijf, dus jullie maildomein als afzender gebruikend) op die SPF-lijst moet voorkomen. Ook opletten als de Internet-verbinding wijzigt, want dan wijzigt wellicht ook het publieke ip-adres van jullie mailserver(s) etc. en dan moet het SPF erop aangepast worden, wellicht.

Tijs.

 

[DZNET]

helemaal helder, gaan we mee aan de slag.
Nicole