Jaaroverzicht in excel met kwartaal overzicht

[hocoma]

Van jaaroverzicht naar kwartalen

Wie helpt. Ik heb wellicht een relatief simpel probleem/ vraagstuk. Ik heb een bestand met daarin voor een heel jaar geplande acties.
Per regel is in een kolom aangegeven wat de startdatum is en eventueel ook in welke maand(en) / de actie loopt. De vraag is nu maak naast deze jaarplanning een kwartaal(detail planning).

Nu heb ik een lijst met jaar info en nog een apartelijst waarin men detail info heeft vastgelegd (deze eventueel ook koppelen).

De vraag is a: hoe kan ik dit het beste van uit het jaaroverzicht een kwartaal overzicht maken. Met auto bijwerken van gegevens als er in de totlijst iets wijzigd.
Per kwartaal een tablad.

Iemand ervaring met zo,n vraagstuk? Please help me.
Voor de gouden oplossing heb ik een leuke voorjaars attentie klaarliggen (per post te ontvangen).

PS ik heb een opzet van het jaaroverzicht en kwartaal/ bijgevoegd. Plus een lijst met detailacties die eventueel gematched moeten worden per kwartaal...)

Bedankt Mr. Hocoma

 

[brandernl]

Lijkt me meer iets voor Microsoft Project, dat is voor dit soort vragen ontworpen.

 

[Withaar]

Wil er best eens een poging aan wagen, echter veel gegevens geef je niet.
Ik zie een kolom start actie, ik neem aan dat hier een datum in komt.
Dan actie periode, ... tja een eindatum, aantal dagen, de x-factor, zeg het maar wat komt hierin te staan?
Dan heb je nog het veld Status, wordt deze automatische gevuld op basis van de begin en ... (eind) datum?

Kortom iets meer info over wat je van plan bent.

En ja, waarom in Excel? Is relatief slecht te beveiligen tegen fout invoer, zou access een alternatief kunnen zijn?

 

[hocoma]

RE: kwartaaloverzicht

Bedankt voor je reactie. Nee, Access is geen alternatief (voor nu) alhoewel een database omgeving inderdaad het beste zou werken. Gezien de mogelijkheden is excel het hoogst haalbare.

Over het basis ecelsheet, het is een groot overzicht met alle acties die in een jaar gepland worden(moet nog gevuld gaan worden vauit een 10 tal sheets die door verschillende units gemaakt worden. IN het overzicht zal worden aangegeven in welke maanden een actie loopt (jan, feb etc,) en wanneer de actie verwachtwordt te starten (start actie) en wanneer deze afgerond zal zijn (einde actie). ////Wat ik wil is uit dit grote overzicht (automatisch via een macro) de acties per kwartaal uit filteren en dan in een werkbladgeplaatst zien per kwartaal (de tabbladen in mijn opzet).///

Zo kan men per kwartaal zien wat er gaat starten en kan een en ander up to date gehouden worden door de units door aanvullingen te doen in het grote bestand.

De start datum zal bijvoorbeeld als 14-04-2005 genoteerd zijn en de einddatum als 30-7-2005. De kolom staus is bedoeld om af te vinken of een actie afgerond is, loopt of gecancelled is.

Nu zijn de genoemde acties, voorzien van een campagne nummer bijvoorbeeld (JUR345500) (overigens ook nog niet altijd bekend in de planfase).
Onder dit campagne nummer komen in een later stadia alle acties te hangen die men gaat uitvoeren. Deze krijgen dan bijvoorbeeld nummer JUR3455000-01 etc.
Deze acties starten door het jaar heen en zijn meestal zo'n 8 weken van te voren bekend. Hierin staat dus eigenlijk de detail informatie over de geplande campagne(marketing actie).

Naast bovenstaande vraag, dus jaaroverzicht, uitgesplitst naar kwartaaloverzicht, zou het mooi zijn als op de een of andere manier ook deze detail info (of in het jaaroverzicht kan komen of in het kwartaal overzicht). Kan dat...?? Of moeten het gewoon twee aparte stromen blijven. Input voor de acties(JUR...-01 , etc. gebeurd nu via een formulier. Overigens ook nog eens handmatig(het zou dan ook mooi zijn als dat electronisch kan gaan gebeuren).

Het probleem is dat juist in die acties nog wel eens wat
verandert. Bepaalde afdelingen werken op basis van die acties en zijn dus gebaat bij een zo up to date mogelijk overzicht. Het detail overzicht wordt nu bijgehouden door een aantal contactpersonen, die de (opdrachtgever) bij de unit steeds achterna jaagt om info aan te leveren.

Ik zal later vanavond nog het tweede bestand en een wat meer gevuld eerste bestand hier neerzetten. Gaat echter wel om vertrouwelijke info dus ik moet even iets faken.

Wie ziet er heil in?? Het maken van het basis bestand is op zich geen probleem.. veel knippen en plakken en hier en daar handmatig verschillende notitie wijze gelijk trekken. Maar daarna het filteren (op kwartaal en automatich in kwartaal overzicht plaatsen is een probleem). Als het tweede gedeelte te combineren is en het blijft een werkbaargeheel dan zou dat "perfetto" zijn

Alvast bedankt voor het meedenken

 

[Withaar]

Ik heb even in de kolommen AD t/m AG wat formules toegevoegd en hier een autofilter op gezet.
Nu staat hij aan voor Q1.

Vraag is of dit in de richting komt. Het is me nog steeds niet duidelijk wat je precies wilt doen.

Het opslitsen naar verschillende tabbladen is zo niet nodig. Uiteraard zou je naast Q1 t/m 4 ook een autofilter om de maanden kunnen zetten, zo kan je dan ook er maand kijken.

In je prive mailtje (op zich prima, via helpmij kan echter iedereen mee denken en oplossingen aandragen), heb je het ook nog over aanlever bestanden, als deze een vast formaat hebben is er best wel iets te bedenken om deze in te lezen, elder op het forum heb ik daarvoor al eens een oplossing aan gedragen.

Alles valt en staat met duidelijke afspraken over welke kolommen er gebruikt worden en wat er in mag komen te staan en vooral dat en bv geen eigen kolomen toevoegd mogen worden.

T.a.v. je eerste bestand, doel van het eerste bestand in je bijlage ontgaat me totaal, ik zie geen enkele relatie t.a.v. de tweede model 0001.

Al met al lijkt het me een behoorlijk project wat al je het goed wilt doen behoorlijk wat tijd gaat kosten. Waarbij je het probleem blijft houden dat excel hiervoor waarschijnlijk niet de beste tool is.

Een nieuwe bijlage (zoals je in je mail aangeeft) met een wat duidelijker voorbeeld + toelichting is natuurlijk altijd welkom.

 

[hocoma]

Nou dit is inderdaad al weer een stap in de goede richting. Perfect.

Nu wil ik echter nog op basis van de qwartalen een aantal tabbladen maken met de zelfde layout/ indleing waarin dan per werkblad een qwartaal komt te staan. Dus netjes gerangschikt vanaf A1.

Ik zag dat je voor een andere vraag uit het forum(van lexce), zo iets al eens hebt gedaan. Maar het is mij niet helemaal duidelijk hoe dat dan in mijn geval toegepast kan worden.

Bij dat voorbeeld kwam de uitkomst in het zelfde werkblad. Nu zou het echter in de nieuwe kwartaal werkbladen moeten komen te staan.

Hoep pak ik dat aan?