Koppelingen Excel > Word behouden na wijzigen bestandnaam

[lianne3009]

Ik ben momenteel bezig met het ontwerpen van een format voor een jaarrekening in Word. In dit Word-document heb ik koppelingen gemaakt naar een Excel-bestand waarin tabellen staan met de jaarcijfers van het bedrijf (deze jaarcijfers zijn met behulp van een Excel Add-in uit het financiële pakket gehaald). Ik heb dus twee bestanden:
- Format jaarrekening in Word
- Format jaarrekening in Excel (voor wat betreft de cijfers)
Het probleem ik nu alleen dat ik de naam van de formats elk jaar wil aanpassen (voor het jaar van de jaarrekening), zodat ik de volgende bestanden krijg:
- Jaarrekening 2009 (Word)
- Jaarrekening 2009 (Excel)
Voor het Excel-bestand is dit geen probleem. Met het Word document ondervind ik wel problemen. De koppelingen die ik gemaakt heb verwijzen namelijk nog steeds naar het bestand ‘Format jaarrekening in Excel’ i.p.v. ‘Jaarrekening 2009’. Ook bij het verplaatsen van het bestand van een lokale map naar een server krijg ik dit probleem.

Hoe kan ik dit ondervangen?

Ik heb al gekeken naar de optie Gekoppeld worksheet-object > Koppelingen > Bron wijzigen.
Maar dan moet ik voor elke koppeling apart, de bron wijzigen. Met meer dan 100 koppelingen is dat heel erg veel werk.

Heeft iemand hier een oplossing voor?

PS ik werk met Office 2007

 

[vanveelen]

Hoi,

- Open het Wordbestand met de koppelingen.
- Klik rechts op de gekoppelde Excel-sectie en kies 'Gekoppeld worksheet-object > Openen koppeling'.

De bron wordt in Excel geopend.

- Kies daar: Office-knop > Opslaan als.

De koppelingen verwijzen nu naar de nieuwe naam.
Dus de wijziging van de Werkmapnaam doe je niet vanuit Excel (of de verkenner), maar vanuit het Word-document.

 

[lianne3009]

Hoi Tée,

bedankt voor je snelle reactie
Ik heb je oplossing meteen even geprobeerd en het werkt in principe wel, maar het werkt alleen maar voor die ene link waarbij ik de koppeling heb geopend. Ik krijg Word niet zover dat hij alle koppelingen in één keer aanpast. Ik moet dan alsnog alles koppelingen aanpassen...

Lukt het bij u wel op de manier zoals u voorstelt? Misschien doe ik wel iets verkeerd?

 

[vanveelen]

Hoi,

Tja, dat zou ik niet weten.
Bij mij worden alle koppelingen bijgewerkt.
Ik kies 'simpel' voor het selecteren van het bereik in het Excel-werkblad en 'Kopiëren'
En in Word: eerst klikken op de plek waar het bereik moet worden geplaatst en vervolgens:
- Plakken speciaal
- Koppeling plakken en als type 'Opgemaakte tekst (RTF)' of HTML-indeling

 

[lianne3009]

Hi Tée,

ik heb dat ook op die manier gedaan. Wel heb ik op meerdere manieren koppelingen gemaakt. Zowel als opgemaakte tekst, als niet-opgemaakte tekst en als afbeelding (windows-metabestand).
Ik heb gekeken naar die koppelingen met opgemaakte tekst of die wel allemaal meeveranderen zodra ik het bestand opnieuw opsla vanuit Word, maar dat werkt helaas niet.

 

[snb]

Volgens mij kom je met alt-F9 en zoeken/vervangen een heel eind.

Tenslotte kan het altijd met VBA, bijv.:

for each fld in activedocument.fields
  if InStr(fld.code,"\\")>0 then fld.code=replace(fld.code,"F:\","G:\algemeen")
Next

 

[vanveelen]

Hoi,

Da's echt jammer ja.
Wellicht dat een ander 'hier' nog een tip heeft.
Maar voor 'in het vervolg' wellicht handiger om te beginnen met een werkmap die voor een bepaald jaar al blijvend gereserveerd is in plaats van andersom.

 

[lianne3009]

Beste Snb,

ik ben gaan kijken naar je Alt+F9 optie en dan Ctrl+H. Ik was aangenaam verrast dat met Alt+F9 de bronlocatie te voorschijn komt. Bedankt voor de tip! Ik heb wat zitten testen en het werkt Je bent mijn redder in nood!
Die VBA zag er mooi uit, ik moet alleen bekennen dat ik niet bekend ben in de macro-taal, dus hoe ik zoiets verder invoer weet ik eigenlijk niet. Maar met je eerste suggestie kom ik inderdaad al een heel eind!

@Tée: bedankt voor al je moeite en je reacties

 

[snb]

Dan nog even een meer structurele suggestei:

Maak een map 'C:\koppel\' met bestanden waaraan de jaarrekening gekoppeld moet worden.
bijv.
balans.xls
Activa.xls
Passiva.xls
Leg in de jaarrekening de koppeling naar deze bestanden

Zet in een map C:\B2009\' per jaar de koppelbestanden van dat jaar.
balans2009.xls
Activa2009.xls
Passiva2009.xls

Kopieer per jaar alle bestanden die bestanden aan de jaarrekening gekoppeld moeten worden naar de map C:\koppel\.
Verwijder in deze map in de namen van lle bestanden het jaartal.
met VBA: filecopy "C:\B2009\balans2009.xls" , "C:\koppel\balans.xls" etc.


Open het jaarrekeningbestand en alles is klaar. De koppelingen hoeven nl. niet gewijzigd te worden.