ledenadministratie

[voyager1980]

Hey,

Voor een klein festival ben ik bezig om in Access 2016 een database te maken die mij helpt om een adressenbestand aan te maken van de medewerkers. Daar boven op zou ik dan graag die medewerkers taken willen geven per festivaldag. Ik zou graag het volgende zien. Mijn festival heeft 3 dagen dus wil ik in een tabel 3 dagen kunnen aanmaken. Elke dag heeft verschillende taken zoals Opbouw, afbraak, tap, stagehands, enz... , daar moet één of meerdere personen aan toegevoegd worden. De foto in bijlage is wat ik al heb. Ik ben niet vertrouwd met Access maar wil het wel leren.

Ik zou graag dit graag zo snel mogelijk in orde krijgen.

alvast bedankt
Peter

 

[martindeboer1988]

Goedemorgen Peter,

Allereerst welkom op dit forum, aan je inschrijfdatum te zien veronderstel ik dat je hier voor het eerst bent.
Dit forum is voor hulp bij issues waar je tegen aan loopt bij het zelf ontwikkelen van een systeem.
Wat je hier neerzet is een verzoek tot het bouwen van een complete database.

Er zijn vast zeer kundige leden op dit forum die dit voor je kunnen doen maar dit neigt meer naar betaald werk.
Misschien dat je acces kan laten voor wat het is en simpeler kan beginnen bijvoorbeeld in excel?

 

[OctaFish]

Hoi Peter,
Om zonder enige (database)kennis aan een database te beginnen, is te vergelijken met een persoon die wel eens een wandelingetje maakt en op een goede dag denkt: "hee, de vierdaagse van Nijmegen begint morgen, laat ik daar eens aan mee doen." Je zal vast de eerste kilometers halen, maar dan kom je heel snel in de problemen. En dat gebeurt met jou vrees ik ook. Access is absoluut geen programma waar je zonder kennis van zaken aan moet beginnen, ook al wekt Microsoft de indruk dat iedereen een database moet kunnen maken.
Ik zie in je plaatje dat je één tabel hebt; dat lijkt mij geen goed uitgangspunt. Je moet op zijn minst nadenken over de gegevens die je wilt opslaan. Een zin als:

Ik zou graag het volgende zien. Mijn festival heeft 3 dagen dus wil ik in een tabel 3 dagen kunnen aanmaken.

wekt de indruk dat je niet echt snapt hoe een database werkt. En deze:

Ik zou graag dit graag zo snel mogelijk in orde krijgen.

vind ik ook heel gevaarlijk; zeker als je nog nieuw bent met een programma ontkom je niet aan een leerproces, en dat gaat hoe dan ook ten koste van de snelheid. Dus de tip van Martin om iemand in te huren die het voor je bouwt, vind ik dan zo'n slechte nog niet. Om het in Excel te doen, daar verschillen we dan duidelijk van mening over, want ik vind Excel totaal ongeschikt voor dit soort projecten. (op zijn minst behoorlijk ongeschikt )

Wat je nodig hebt, zijn op zijn minst de volgende tabellen:
1. tblMedewerkers - een tabel met gegevens van de vrijwilligers en medewerkers. (heb je al)
2. tblTaken - een tabel met de verschillende taakbeschrijvingen. Deze is overigens optioneel; je kunt waarschijnlijk ook nog wel zonder. Maar als je van een taak meerdere aspecten wilt beschrijven, heb je een tabel nodig.
3. tblEvenementen - Tenzij het evenement eenmalig is (maar waarom zou je dan een database maken?) wil je ook voor de komende festivals een planning/indeling kunnen maken.
4. tblDagindeling - Hierin leg je alle activiteiten vast per dag. Dat kan dus zijn van het allereerste telefoontje, tot het opruimen na het festival. Zo'n tabel is uiteraard niet beperkt tot 3 dagen.

De tabel tblDagindeling is dan het hart van de database; hierin leg je elke activiteit vast die je wilt loggen, dus met een EvenementID (zoals gezegd: het festival zal nog wel een keer gehouden worden), een MedewerkerID (wie doet de activiteit), wanneer (welke dag/tijd) en welke taak (kan ook een keuzelijst met waarden zijn als je geen tabel hebt).

Aan plaatjes hebben we overigens niet zo veel; je kunt beter de db meesturen (eerst Comprimeren en herstellen, en dan zippen).

 

[voyager1980]

Octafish,

Ondertussen had ik al gedaan wat je geschreven had. De database is te downloaden via wetransfer https://we.tl/t-NTwAdczklw.
ik krijg deze niet op de website upgeload.
grt
Peter

 

[OctaFish]

Ik snap niet helemaal waarom hij zo groot is, al zit er wel een plaatje in dat ook na comprimeren de db veel te groot houdt. Dus dan maar even zonder kopietje. Het eerste probleem dat je moet oplossen: de tabellen zijn niet te koppelen, omdat je de verkeerde veldtypes gebruikt. Als je het veld [TaakID] (probeer altijd verklarende namen te gebruiken) uit de tabel TBL_Taken wilt gebruiken in de tabel [TBL_Dagelijkse_indeling], dan moet in die laatste tabel het veld TaakID ook numeriek zijn, en geen tekst. Dat geldt voor alle te koppelen tabellen. Bovendien heb je in de tabel [TBL_Dagelijkse_indeling] geen velden Voornaam en Achternaam nodig, want die gegevens sla je op in de tabel [TBL_Medewerkers]. Dus dat is de eerste noodzakelijke aanpassing. Als dat correct gebeurd is, kun je de tabellen koppelen in het venster <Relaties>.

 

[voyager1980]

Dit wil ik als resultaat krijgen in een subformulier





Hier heb ik nog eens de database mee gestuurd. https://we.tl/t-KZLiYTlQM7

 

[OctaFish]

En dat is prima te doen. Ik zal de db vanavond even bekijken. Je hebt mazzel dat er vanavond geen fatsoenlijk voetbal te zien is

 

[voyager1980]

Ik wil het wel allemaal zelf doen zodat ik het kan leren hé.

 

[OctaFish]

Daarom geef ik ook de aanwijzingen, en laat ik het je zelf doen .