lege regels met samenvoegen

[Marianne52]

Wie kan mij helpen.

Een adressenbestand in PerfectView voeg ik samen met een brief in Word.
Dit lukt.
Voorbeeld:
Organisatie,
afdeling,
straat met huisnummer,
postcode en plaats.
Echter, wanneer geen afdeling bekend is, wordt uiteraard niet ingevuld, maar blijf ik wel met een lege, witte regel in de samenvoeging zitten.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat deze regel dan overgeslagen wordt en de adresgegevens onder elkaar komen te staan zonder witregel?

Ben benieuwd, ik kom er niet uit.
Marianne

 

[gast0225]

Jaren en jaren geleden hetzelfde probleem gehad en toen met hulp van derden dit op kunnen lossen. Helaas weet ik nu niet meer welke truuk wij toen hebben toegepast.

Een bypass (tijdelijk) totdat iemand met DE oplossing komt, zou een macro kunnen zijn die zoekt naar twee regeleindes achter elkaar en die vervolgens met 'zoek en vervang' van 2 regeleindes er 1 maakt.

Deze vlieger gaat echter weer niet op als je document / brief, een layout heeft waarin 1 of meerdere malen dubbele Returns in voorkomen.

Je kunt de bypass dan toch nog wel gebruiken door vooraf in je brondocument / brief, de dubbele Enters te vervangen met Zoek en Vervang, door daar een dubbele regelafstand als alinea-opmaak toe te passen.

 

[Withaar]

http://www.helpmij.nl/forum/showthread.php?p=1883658#post1883658

Marianne52, 1x posten is genoeg hoor. Vrij nieuw op het forum zie ik.

Als je iets wilt wijzigen of toevoegen aan een bericht van je zelf kan je dit doen door terug te gaan naar je vraag of hem op te zoeken op bv je eigen naam en dan aan te passen via de

button, rechtonder aan bij je vraag.
Ook heb je daar de mogelijkheid om een (per ongeluk dubbel) geplaatste vraag/reactie te verwijderen.

 

[robdgr]

Marianne,

Je zult moeten gaan werken met Word-veld als, dan. De narigheid is dat je dat vervolgens voor iedere regel moet gaan doen, dus:

Organisatie,
als afdeling is leeg, dan straat met huisnummer anders afdeling
als afdeling is leeg, dan postcode en plaats anders straat met huisnummer
als afdeling is leeg, dan "" anders postcode en plaats

Deze truc kun je ook toepassen bij de naam als je het voorvoegsel apart hebt staan ter voorkoming van twee spaties.

Succes,

 

[Palmpje]

Als ik een merge met adreslabels maak dan kan ik als ik op "Merge" klik kiezen voor:

When merging records:
a) Don't print blank lines when data fields are empty
b) Print blank lines etc.

Kom ik tegen bij Tools\Mail Merge en dan stap 3.

Word 2000 (Engelstalig) in gebruik)

 

[robdgr]

Ik had dit ook ergens op de site gezien, maar kan dit in de Nderlandse 2003 nergens vinden.

 

[Withaar]

Allemaal niet zelf geprobeerd maar hier is de Nederlandse uitleg van MicroSoft;

Word 2000 versie:
http://support.microsoft.com/kb/212329/nl

Word 2002 versie heeft een bug + oplossing;
http://support.microsoft.com/kb/836036/nl en
http://support.microsoft.com/kb/820734/

Word 2003 (Office)
http://office.microsoft.com/nl-nl/word/HP051877791043.aspx

Als u lege regels wilt voorkomen bij Word-velden (veld: een aantal codes waarmee automatisch tekst, afbeeldingen, paginanummers en andere gegevens in een document worden ingevoegd. Met een datumveld voegt u bijvoorbeeld de huidige datum in.) zoals IF, SET en ASK, doet u het volgende:

Als een veld (zoals ASK of SET) geen resultaat oplevert, kunt u het veld in de standaardtekst invoegen. Als u het veld in een aparte alinea wilt invoegen, maakt u de alineamarkering (alineamarkering: het niet-afdrukbare symbool (¶) dat wordt ingevoegd wanneer u op ENTER drukt om een nieuwe alinea te beginnen. De alineamarkering bevat de opmaak die u op de alinea toepast.) () op met de tekenopmaak verborgen tekst (verborgen tekst: een tekenopmaak waarmee u tekst kunt weergeven of verbergen. Verborgen tekst wordt in Microsoft Word onderstreept met een stippellijn weergegeven.). Voordat u de documenten samenvoegt, schakelt u het selectievakje Verborgen tekst op het tabblad Afdrukken van het dialoogvenster Opties uit (menu Extra menu).
Als u de tekst die door een IF-veld wordt ingevoegd, in een aparte alinea wilt afdrukken, voegt u de alineamarkering in de veldinstructies in. Voeg het IF-veld in het hoofddocument in. Zorg vervolgens dat de veldcodes (veldcode: een tijdelijke aanduiding op de plaats waar opgegeven informatie uit uw gegevensbron wordt weergegeven; de elementen in een veld die het veldresultaat genereren. De veldcode omvat de veldtekens, het veldtype en instructies.) worden weergegeven en voeg de alineamarkering in tussen de juiste aanhalingstekens. In het volgende voorbeeld wordt de alineamarkering achter 'brochure' alleen ingevoegd als de tekst wordt afgedrukt.
{ IF { MERGEFIELD Product } = "Pasta" "Wij hebben ons assortiment pastaproducten uitgebreid. Zie de bijgesloten brochure.

" " " } Wij danken u voor uw bestelling.

 

[Marianne52]

Iedereen bedankt voor alle reacties.
Inmiddels is het mij gelukt met de velden als..dan...

Marianne