Mailings in Word

[Yoshi]

Hi,

Hoort deze vraag nu bij Word of bij Access ? Het gaat er om gegevens in te voeren uit een tabel ...

We hebben een document uit meerdere pagina's, dat op de eerste pagina gepersonaliseerd zou moeten worden met naam, adres, etc. Daarnaast een tabel uit een database (laten we aannemen Access) waar die persoonlijke gegevens in staan.

Vanuit Word een veld invoegen, en daar verwijzen naar de gegevens-tabel, dat lukt nog. Ook al ben ik lang geen ervaren gebruiker van Office. Maar hoe ik het precies volgens de regels van de kunst moet doen, weet ik niet.

Voeg die samen tot een nieuw document, dan gaat Word een document aanmaken van honderden pagina's (oorspronkelijk document vermenigvuldigd met aantal records), en dat willen we niet. Immers, het is maar telkenmale de eerste pagina die wijzigt. Verder, stel dat één exemplaar uit vijf pagina's bestaat, en je wil R/V printen, dan staat de eerste pagina van exemplaar 2 op de keerzijde van de laatste pagina van het eerste exemplaar. Immers, de printer krijgt één groot document binnen, en kan geen onderscheid meer maken tussen de verschillende exemplaren.

Iemand gaf de tip niet samenvoegen tot nieuw document te gebruiken, maar samenvoegen voor printer. Helaas hetzelfde resultaat, geen honderden pagina's meer in Word, maar het blijft één groot bestand dat naar de printer gaat.

Eigenlijk zouden we elk exemplaar afzonderlijk naar de printer moeten sturen. In de printspooler zouden evenveel afzonderlijke documenten moeten komen als er records zijn in de tabel. En dan kunnen we elk exemplaar ook afhandelen met alle opties van de printer zoals : R/V, nieten, vouwen, etc ...

Dank bij voorbaat voor de hulp.

 

[joost verdaasdo]

Geplaatst door Yoshi
Hi,
Hoort deze vraag nu bij Word of bij Access ? Het gaat er om gegevens in te voeren uit een tabel ...

Hai,
Bij Word!

We hebben een document uit meerdere pagina's, dat op de eerste pagina gepersonaliseerd zou moeten worden met naam, adres, etc. Daarnaast een tabel uit een database (laten we aannemen Access) waar die persoonlijke gegevens in staan.

Vanuit Word een veld invoegen, en daar verwijzen naar de gegevens-tabel, dat lukt nog. Ook al ben ik lang geen ervaren gebruiker van Office. Maar hoe ik het precies volgens de regels van de kunst moet doen, weet ik niet.

We hebben het hier over afdruk samenvoegen dus.

Voeg die samen tot een nieuw document, dan gaat Word een document aanmaken van honderden pagina's (oorspronkelijk document vermenigvuldigd met aantal records), en dat willen we niet. Immers, het is maar telkenmale de eerste pagina die wijzigt.

Dit snap ik niet!
Krijg jij na samenvoegen een document met honderden pagina's met allemaal dezelfde brief daarin? Ik bedoel dus van ÉÉN gegevens record. (laten we zeggen record 1)?????

Normaal krijg je van elke record een exemplaar in het samenvoegbestand.

Verder, stel dat één exemplaar uit vijf pagina's bestaat, en je wil R/V printen, dan staat de eerste pagina van exemplaar 2 op de keerzijde van de laatste pagina van het eerste exemplaar. Immers, de printer krijgt één groot document binnen, en kan geen onderscheid meer maken tussen de verschillende exemplaren.

Simpel,
Voeg een blanco pagina te aan het einde van het samenvoegbestand. (dan zijn ze weer even)
Dus einde pagina en dan CTRL+ENTER.

Iemand gaf de tip niet samenvoegen tot nieuw document te gebruiken, maar samenvoegen voor printer. Helaas hetzelfde resultaat, geen honderden pagina's meer in Word, maar het blijft één groot bestand dat naar de printer gaat.

Klopt zelfde probleem pagina toevoegen bij dubbelzijdig printen. Even uitkomen.

Eigenlijk zouden we elk exemplaar afzonderlijk naar de printer moeten sturen. In de printspooler zouden evenveel afzonderlijke documenten moeten komen als er records zijn in de tabel. En dan kunnen we elk exemplaar ook afhandelen met alle opties van de printer zoals : R/V, nieten, vouwen, etc ...
Dank bij voorbaat voor de hulp.

Als je dit echt wilt dan is dit natuurlijk mogelijk.

Hiervoor zul je een macro moeten schrijven welk elk document één voor één naar de printer stuurt.

Ben je bekend met macro's?
Eventueel wil ik hem wel voor je schrijven.

Ik hoor het wel.
See Yah! :thumb:

 

[Yoshi]

Hi,

Nee, alles mag juist NIET samengevoegd worden tot één document.

Inderdaad, Word genereert (zoals we het vandaag doen) één groot document. Telkenmale dezelfde brief -met uitzondering van de velden- na elkaar.

Dat van die extra witte pagina, hadden we zelf ook wel kunnen bedenken . Dit zou inderdaad het R/V probleem kunnen oplossen. Maar als we verder willen afwerken met nietjes en vouwen, dan komen we er niet meer... Printer is een document based toestel. Afwerken gebeurt document per document.

Macro's ... Ja, al van gehoord en ken het principe. Zal zo iets zijn van 'Get Record' en 'Print document', 'Get next Record' etc. Maar als je dat zou willen doen, dan zeg ik geen nee daartegen ! Ik ben geen programmeur...

FYI : We spreken over Office XP (2002).

 

[joost verdaasdo]

Geplaatst door Yoshi
Hi,

Nee, alles mag juist NIET samengevoegd worden tot één document.

Dat is nu duidelijk dan!

Inderdaad, Word genereert (zoals we het vandaag doen) één groot document. Telkenmale dezelfde brief -met uitzondering van de velden- na elkaar.

Niet alleen vandaag, maar dit doet Word altijd al. (elke versie), Word.Basic zou ik niet weten.

Dat van die extra witte pagina, hadden we zelf ook wel kunnen bedenken . Dit zou inderdaad het R/V probleem kunnen oplossen. Maar als we verder willen afwerken met nietjes en vouwen, dan komen we er niet meer... Printer is een document based toestel. Afwerken gebeurt document per document.

Leuk dat je het zelf ook kunt bedenken maar dat had je beter eerst zelf even kunnen melden!

Macro's ... Ja, al van gehoord en ken het principe. Zal zo iets zijn van 'Get Record' en 'Print document', 'Get next Record' etc. Maar als je dat zou willen doen, dan zeg ik geen nee daartegen ! Ik ben geen programmeur...

FYI : We spreken over Office XP (2002).

Het is ietsie complexer als jou voorstelling maar állah.

Yoshi,

Bovenstaande klinkt allemaal wat cynisch maar mijn eerste uitvoerige antwoord was om jou vraag scherp te krijgen. Dat is ie nu.

Ik zal de macro morgen even schrijven.

See Yah! :thumb:

 

[joost verdaasdo]

Hai,

Plaats deze code in een module in de editor en roep hem aan via ALT+F8:

Sub PrintEachDoc()
Dim oApp        As Word.Application
Dim intCount    As Long
Dim intTotal    As Long
Dim blnMM       As Boolean

 Set oApp = Application
    With oApp
        .DisplayAlerts = False
        .ScreenUpdating = False
        
        With .ActiveDocument.MailMerge
        blnMM = False
        intCount = 1
        intTotal = .DataSource.RecordCount
        
            Do Until blnMM
                .DataSource.ActiveRecord = intCount
                    
                    If .DataSource.ActiveRecord <> intCount Then
                        blnMM = True
                    Else
                        .DataSource.FirstRecord = intCount
                        .DataSource.LastRecord = intCount
                        .Destination = wdSendToNewDocument
                        .Execute
                        With oApp.ActiveDocument
                            .PrintOut Background:=True
                            .Close False
                        End With
                    End If
                intCount = intCount + 1
            Loop
        End With
        
        .DisplayAlerts = True
    End With
 Set oApp = Nothing
End Sub

Met bovenstaande sub wordt ieder document één voor één naar de printer gestuurd.

Blijft het probleem over van die speciale printeropties (nietjes enzo)

Wellicht is het een goed idee om van te voren één document uit te printen op die printer met de gewenste opties.

Als het goed is onthoud Word de laatst gebruikte printer instellingen. (van die nietjes ben ik niet zeker) en zou je daarna de macro kunnen runnen.

See Yah! :thumb:

 

[Yoshi]

Hey !

Bedankt man ! Meer moet dat niet zijn. Grondig uitgetest en dienst bewezen.

Aan allen die hier ook gebruikt van zou willen maken : mocht je problemen ondervinden met bepaalde printerinstellingen, dan kan je altijd je printer een tweede maal installeren met de nodige defaults.

Greetz,

Yoshi

 

[joost verdaasdo]

Hai Yoshi,

Met veel plezier uitgevoerd! :thumb: