Meedenken mogelijkheden reminder na 24 uur van een email

[vrouw]

Beste Formleden,

Ik zou eens voor willen leggen waar ik zelf niet uit kom om iets op te lossen.
Voordat ik uitleg wat mijn doel is zou ik eerst willen aangeven dat ik graag gebruik zou willen maken van de M365 applicaties Power Automate, Power Bi, Outlook of andere M365 app.

Ik schets hierbij de situatie:
Er komt op een gegeven moment een email binnen in een gedeelde mailbox waar wat mee MOET gebeuren.
Deze mail is naar diverse andere mensen in de CC gemaild en zal altijd diverse keren heen en weer worden gemaild.

Nu zouden wij graag willen dat NA 24uur van het ontvangen van deze mail er een reminder/alerting/mailing komt over deze eerste mail of daar wat mee gedaan is.

Omdat de mail diverse keren heen en weer word gemaild word het lastig (denk ik) om iets in Power Automate te maken waarop er gefilterd is op onderwerp en/of bericht omdat dat steeds weer in de volgende mail komt te staan.

Ik zou willen vragen of jullie een idee hebben hoe dit het beste is te organiseren?

Bedankt alvast voor het mee denken

 

[RogerS]

Een opmerking vooraf. Email is niet geschikt voor dringende zaken. De afzender weet om te beginnen al niet dat een email wel of niet is ontvangen.

Dit moet prima kunnen met power automate.

-Lees binnenkomende email
-Filter op deze belangrijke email
-Zet timer van 24 uur
-Stuur een email met herinnering

 

[vrouw]

Wat gebeurd er als er een reply op de email komt? Die bevat dan nog steeds de inhoud van de eerste mail.
Dan pakt de power automate `m wederom nog een keer op lijkt mij.

Ik heb geprobeert met power automate maar loop daar zowiezo al tegen de beperkung van de tekst condition op. Omdat er in de mail veel tekst staat wil ik ook op meerdere regels filteren of die in de mail staat.
Volgens mij werkt de condition in power automate alleen goed op een los woord.

 

[RogerS]

Een onderliggend probleem is dat om het proces betrouwbaar te krijgen er een goede herkenning moet zijn. Dat moet dan ofwel in de condition zitten (kan in de toekomst met AI) of in een hele strakke vastgestelde opzet van de binnenkomende email. Computers kunnen niks met mogelijke ruis in de emails.

Gezien de urgentie van deze emails zou ik willen dat het proces 100% betrouwbaar is, en ik vraag mij serieus af of dit op deze manier haalbaar is. Toegegeven, ik type dit zonder dat ik de daadwerkelijke situatie heb kunnen beoordelen.

Persoonlijk zou ik deze aanpak nooit aan klanten adviseren tenzij we op de een of andere manier invloed hebben op de opmaak en inhoud van emails die ontvangen worden. Kan alleen maar mis gaan

Concreet heb ik geen idee hoe je dit dan zou moeten automatiseren. Kun je wellicht iets van een voorbeeld delen met tekst uit een email die gedetecteerd moet worden.

 

[enigma147]

met RogerS eens, dit zou je eigenlijk niet in mail willen doen. Daarvoor zijn ticketsystemen bedacht.

Klant mailt, ticketsysteem krijgt een kopietje van de mail en maakt automatisch een ticket aan. Vanaf daar is het makkelijk om de voortgang te volgen en er deadlines aan te koppelen. Maakt het ook een stuk makkelijker om te achterhalen wie iets gedaan heeft en wanneer. Maakt ook het eventuele factureren makkelijker.