Meerdere pop3 accounts koppelen aan meerdere agenda's binnen outlook

[vgtc]

Ik heb binnen outlook meerdere agenda's aangemaakt. Eén voor mijn prive-werkafspraken en drie agenda's die staan voor 3 verschillende vergaderruimten.
Daarmee wil ik overzicht behouden over de reserveringen van de vergaderruimten.
Ik zou willen dat mijn collega's als zij een afspraak maken ook één van de spreekkamers kunnen uitnodigen. De uitnodiging zou dan moeten binnen komen bij een e-mailadres dat gekoppeld is aan desbetreffende vergaderruimte. Dus het verzoek voor een afspraak in de vergaderruimte moet dan ook binnenkomen in de agenda van de vergaderruimte.
Ik kan dan de afspraak accepteren of afwijzen.
Is dit mogelijk binnen outlook?

Groet, Vincent

 

[vanveelen]

Hoi,

Nee, dat is niet mogelijk.
Maar ik neem aan dat je vraag niet over de slaapkamers thuis gaat en dat er sprake is van een 'bedrijf', dat er sprake is van een netwerk én - belangrijk - dat jullie gebruik maken van een e-mailserver. En in dat laatste regel je dat, want voor wat jij wilt is een eigen werkplek-account nodig voor die vergaderruimten, waarvan jij mogelijk het 'beheer' krijgt toegewezen door de systeembeheerder.

 

[vgtc]

Dag Tée,

Bedankt voor je reactie. We zijn inderdaad een kleine non-profit organisatie. We hebben echter geen netwerk. We maken gebruik van een eigen domeinnaam via een provider. Via deze eigen domeinnaam kunnen we oneindig veel e-mail pop3 accounts aanmaken. We hebben ook voor de vergaderruimten een eigen e-mailaccount aangemaakt. Deze e-mailaccounts kan ik prima beheren. Maar op het moment dat een collega een vergaderruimte "uitnodigt" voor een afspraak, komt deze alleen in mijn eigen agenda te staan als ik deze accepteer. Met andere woorden hij koppelt het niet automatisch aan de agenda van desbetreffende vergaderruimte of account.

Groet, Vincent

 

[vanveelen]

Hoi,

Ja, dat klopt.
Een agenda in Outlook wordt gekoppeld aan één gebruiker met één gegevens-bestand (een z.g. PST-bestand). In dat bestand staat ook maar één 'hoofd'-agenda.
Als je een rxtraagenda aanmaakt fungeert die als 'subje', een daar komen de vergaderverzoeken niet in te staan.
Een oplossing zou kunnen zijn op jou computer extra 'gebruikers' onder Windows aan te maken t.b.v. elke vergaderruimte. Onder die account maak je in Outlook dan alleen die mailaccount aan voor de specifieke vergaderruimte. Die krijgt binnen outlook daarin dan een eigen agenda.
Omslachtig voor het beheer, want je moet nu elke keer omswitchen naar die windows-account om e.e.a. te controleren en bevestigen. Want je kunt andere gebruikers niet machtigen, ook al zijn het accounts binnen één windows-versie. Daar heb je - opnieuw - een mailserver voor nodig.

Aangezien jij die extra 'agenda's' beheert kan je wellicht de vergaderruimte-reserverings-verzoeken naar de juiste agenda slepen. Om beter onderscheid te maken zou je middel een z.g. 'regel' kunnen regelen dat de mail, die binnenkomt voor een vergaderruimte direct in een aparte Postmap te laten plaatsen.