Meerdere records samenvoegen in Word vanuit Access

[Henk05]

Goedendag,

In Word wil ik een door middel van samenvoeging een brief met gegevens van een query uit Access.
In die query staan in het veld naam meerdere keren dezelfde naam. en in dat record staan verschillende gegevens.
Hoe kan ik de gegevens op 1 brief krijgen zodat de geadresseerde maar 1 brief krijgt met alle gegevens?
Dus naam 1 kom 3x voor en zodoende krijgt de naam 1 brief met 3 records.
Voorbeeld:
geachte <<naam>>,

Hierbij een overzicht van de in bij jou bezit zijnde spullen:
1.
2.
3.

Als ik nu samenvoeg dan krijg ik 3 verschillende brieven en dat hoeft volgens mij niet.

Alvast bedankt!

 

[OctaFish]

In die query staan in het veld naam meerdere keren dezelfde naam. en in dat record staan verschillende gegevens.

Vind je dat handig? Ik zou zeggen: zet het veld één keer in de query, want het voegt dus totaal niks toe aan de output. Maar afgezien daarvan: de rest van je gegevens staat ook gewoon in het record, dus ik zie geen probleem bij het samenvoegen. Ik vrees echter, gezien de rest van je verhaal, dat je niet alles in één record hebt, maar voor elk artikel een apart record. Met als gevolg: Word beschouwt elk record als een aparte brief (het kan niet anders dan zo reageren) en dan krijg je dus aparte brieven.
De hamvraag is natuurlijk: Waarom moet dat in Word? Access heeft een perfecte functie voor dit soort problemen: een rapport. Ben je in één keer klaar, je hoeft niks moeilijks te doen en je krijgt exact het resultaat dat je wilt.

 

[Henk05]

Dank je dat is ook weer zo, zit ik nog met 1 probleem. De artikelen kosten ook geld. Nu wil ik dat bedrag erachter zetten en onder de bedragen een totaalbedrag. Dit krijg ik nog niet voor elkaar.
Wel in de koptekst maar niet onder de bedragen.
Wat doe ik verkeerd?

 

[OctaFish]

Hebben we het nu over koptekst in Word, of koptekst in Access? In Acces is dat (ook) appeltje-eitje, gewoon een veld in de voettekst zetten met de formule =SUM([Verkoopbedrag]). Werkt in Word uiteraard niet, daar moet je weer verregaand goochelen.

 

[Henk05]

ja, dat dacht ik al, alleen zie ik de voettekst niet staan. Hoe krijg ik die zichtbaar?

 

[OctaFish]

Ik ga er voor het gemak van uit dat we het over Acces hebben, want in Word zie je de voettekst altijd, tenzij je in de Normaal weergave werkt. In Access kan de voettekst dicht staan en de koptekst open. Je kunt ze overigens niet onafhankelijk van elkaar aan- of uitzetten, dus als je de koptekst ziet staat de voettekst in beginsel ook aan. Alleen moet je de hoogte ervan nog zelf instellen. Dat doe je door de muis op de Voettekst balk te zetten, en dan naar beneden te slepen. Eigenlijk zoals je de andere formuliersecties ook groter of kleiner maakt.

 

[Henk05]

dank je, gelukt!