Meerdere regels voorkomen bij Querie en inner join

[Kabouter123]

Ik kom er zelf even niet uit en hoop hier een antwoord te krijgen.

In Access heb ik een querie gemaakt met meerdere tabellen om een offertelijst te maken.
OPID40 is het offertenummer

Hierin zit ook een kolom met tekst omschrijving.
Helaas wordt elke regel opgesplitst in een nieuwe regel, dat ziet er dan zo uit als er 3 regels tekst ingevoerd zijn in lntx74 voor 1 offerte:



OPID40 opst40 CRUS40 lntx74
QT-00013604 2 WHPR kabel beschadigd /
QT-00013604 2 WHPR doorgebrand, ca. halverwege.
QT-00013604 2 WHPR Adv.: Nieuwe leveren/oude vernietigen.


Hoe kan ik er voor zorgen dat de informatie in lntx74 in 1 veld terechtkomt en ik ook dan maar 1 regel overhoud?

 

[OctaFish]

Allereerst welkom bij HelpMij!

Helaas wordt elke regel opgesplitst in een nieuwe regel,

Wat is daar helaas aan? Ik zou het niet anders willen Wat is je probleem hiermee? Laat ik gelijk vertellen waarom ik het juist zo wil. Elke offerteregel is een eigen entiteit. Die hoort bij een factuur of offerte. Van een offerte heb je gegevens in de tabel Offerte, de regels taan in de tabel Offerteregels. De tabel Offerte is middels een relatie gekoppeld aan de tabel OfferteRegels op basis van een OfferteID. (Eén-op-veel relatie). Als het goed is, heb je ook zoiets gemaakt.

Als je in een offferte 12 regels hebt, wil je in je query dus ook 12 regels zien. Want dat vereist de database techniek namelijk. Het zou ook niet best zijn als dat niet zo was trouwens. Een query (of tabel) moet je ook niet zien als een eindproduct; je stuurt dit resultaat dan ook nooit naar je klant. Die krijgt een mooie offerte gemaild, liefst uiteraard in PDF formaat.
En daarin ligt ook je oplossing, want de query die je nu hebt gemaakt kun je ongetwijfeld gebruiken als basis voor een rapport. In dat rapport maak je een groepering op het veld OfferteID, en je zet in de koptekst van dat veld alle offertegegevens. In de Detailsectie van je rapport zet je vervolgens alle velden uit Offerteregels, en voilá, je hebt exact het resultaat dat je nu in een query wilt maken

 

[Kabouter123]

oh zit dat zo

Ok bedankt voor je snelle reactie maar het veld waarin de tekst staat hoort bij elkaar en zie je in het ERP pakket in 1 veld terug als commentaar tekst.

Maar zoals jij het zegt voeg ik dus in excel het e.a. dan samen? Hoe kan ik dit eenvoudig doen vanuit access? of kan dit bijvoorbeeld alleen via onderstaande methodiek in excel:

Vanuit excel de gemaakte Access querie database benaderen en dan een kolom tussenvoegen in dit excel rapport en dan middels deze formule?

=ALS(A2=A1;C1&", "&D1;D1)

Met een dergelijke formule had ik nu inderdaad dit in excel gedaan maar had gedacht dat dit ook al samengevoegd kon worden in access zodat ik niet een heel rapport hoef te bouwen in excel?

 

[OctaFish]

Je beschrijft nu een heel ander probleem, waarvoor ik de oplossing zo een-twee-drie ook niet heb. Om te beginnen is de situatie niet echt duidelijk.
1. Is er een reden waarom je de omschrijving in meerdere records hebt gezet? Of krijg je het zo aangeleverd?
1a. Waarom zet je de tekst niet gelijk in één veld in je database?
2. Heb je meer records die op deze manier moeten worden samengevoegd?
3. Zijn het altijd dezelfde hoeveelheid records per keer?
4. Zijn het altijd dezelfde hoeveelheid records per offerte?
5. Waarom maak je het rapport in Ecxel en niet in Access?
6. Wat moet er naar het ERP? Moet dat vanuit Excel of mag dat ook vanuit Access?

Ik heb nog wel meer vragen, maar begin hier maar eens mee .

 

[Kabouter123]

1. Is er een reden waarom je de omschrijving in meerdere records hebt gezet? Of krijg je het zo aangeleverd?
>>>dit komt zo uit het ERP pakket, terwijl het in het ERP pakket zelf wel zichtbaar is als 1 commentaar veld


1a. Waarom zet je de tekst niet gelijk in één veld in je database?
>>>Omdat het een ERP pakket is wat binnen ons bedrijf gebruikt wordt voor de hele offerte en orderafhandeling en dit pakket zo is ingekocht en aangeleverd.

2. Heb je meer records die op deze manier moeten worden samengevoegd?
>>>Ja wel enkele andere velden maar niet in elke doorsnede maar in enkele waarbij ik tekstvelden/commentaar velden nodig ben die op dezelfde manier zijn opgebouwd

3. Zijn het altijd dezelfde hoeveelheid records per keer?
>>>>Nee dat ligt aan het aantal commentaar regels die ingevoerd zijn in het ERP pakket door onze medewerkers die het veld vullen in het systeem

4. Zijn het altijd dezelfde hoeveelheid records per offerte?
>>>Nee zie boven

5. Waarom maak je het rapport in Ecxel en niet in Access?
>>>Ik maak het rapport ook in Access echter kunnen excelformules niet in Acces gebruikt worden en ik weet op dit moment nog niet hoe ik dergelijke cellen in access samenvoeg

6. Wat moet er naar het ERP? Moet dat vanuit Excel of mag dat ook vanuit Access?
>>>>In eerste instantie willen we de info uit ons ERP pakket halen maar het zou ook mooi zijn als we de info weer terug kan ons ERp pakket in maar dat is hier niet de vraag initieel

 

[OctaFish]

Ad 1: Als het in het ERP pakket uit één veld komt, moet het mogelijk zijn om het ook in Access in één veld te importeren. Daar gaat dus iets niet goed. Dat zou ik eerst oplossen.
Ad 1a. Je ERP pakket gebruikt één veld, dan moet je database die structuur ook gebruiken.
Ad 2-4: Als het al te automatiseren is, wordt dat een lastig verhaal.
Ad 5: Waarom kun je geen Excel formules in Access gebruiken? Ik denk dat de meeste berekeningen, zo niet alle, gewoon in Access te maken zijn. Al zul je soms een hele andere aanpak moeten gebruiken.
Ad 6: Dat haal ik niet uit je vraag; in bericht #3 zeg je dat het in het ERP pakket óók in één veld staat. Omdat je db dat kennelijk niet zo overneemt, las ik dat je de bijgewerkte gegevens weer terug wilt hebben in je ERP.

Kortom: op basis van wat je nu hebt geantwoord, ligt het probleem niet zozeer bij wat je nu in Access hebt om mee te werken, maar is de vraag meer: hoe krijg ik mijn ERP data zodanig in Access dat de gegevens goed worden overgenomen.