Meest eenvoudige en logische manier om gegevens in een formulier op te halen

[hansboodt]

Goedemorgen,

Hopelijk kunt u mij helpen.
Voor ons bedrijf wil ik graag een eenvoudige database creëren, waarin wij onze transporten kunnen gaan beheren (het huidige systeem is puur gericht op verkoop en magazijn beheer, maar niet op transport). Ik heb enige basis kennis van Access, maar doordat het jaren geleden is dat ik hier mee gewerkt heb, vind ik het moeilijk macro's en programmacode's op te bouwen. Het is niet net als fietsen......
Ik wil graag in 1 tabel alle zendingen gedetailleerd opslaan.
Het formulier start met een keuzelijst met invoervak waarin alle klanten, die staan opgeslagen in een separate tabel, zichtbaar zijn.
Nu zou ik graag, dat wanneer een klant is geselecteerd (of toegevoegd), er iets gebeurd, waardoor alle template zendingen (deze kunnen gefilterd worden uit de hoofdtabel) van die specifieke klant zichtbaar worden en ik daar een keuze uit kan laten maken, waardoor het formulier direct alle zending gegevens overneemt van de template die ik gekozen heb.
Kunt u mij adviseren hoe ik dit op de meest eenvoudige manier kan bewerkstelligen?

Bij voorbaat dank.

 

[JohanRVT]

Misschien antwoord dat je niet graag gaat horen maar naar de leveranciers gaan van je eerder programma en het hen vragen mee te implementeren (of navragen hoe je het wel kan doen met hun programma) want nu ga je allereerst al veel dingen/gegevens dubbel moeten ingeven om uberhaupt tot zo'n rapportsysteem te kunnen komen. Of kun je vanuit je eerder programma tabellen koppelen?

 

[OctaFish]

Je geeft erg weinig informatie; je hebt het over één tabel waarin alle zendingen gedetailleerd worden opgeslagen. Dan begin ik ook al een klein beetje te huiveren want dat riekt naar een niet-genormaliseerde oplossing. En die maakt het werk niet makkelijker maar juist moeilijker . Voordat je überhaupt aan formulieren en programmeren gaat denken, zou ik eerst de processen eens goed beschrijven. En op basis daarvan een Functioneel Ontwerp maken. Dan pas gaan bouwen.
Overigens is een subformulier met zendingen die aan je klanten is gekoppeld al een hele nette oplossing, want dan zie je per klant de zendingen.

 

[hansboodt]

Beste JohanRVT,
Allereerst dank voor je reactie.
In principe is de data van het bestaande programma niet eens echt relevant voor de transporten. Ik hoef alleen de ordernummers en de totalen manueel in te voeren.
Ter verduidelijking, ik wil Access gaan gebruiken om mijn shipping instructies naar de forwarders in op te maken en bij te houden. De inhoud van onze orders is niet relevant voor de zendingen en de details van de transporten (zoals 3rd party forwarders, final destination, destinatie agent, e.d.) hoeven niet noodzakelijkerwijs gerelateerd te worden aan de orders zelf. Voor de orders is alleen relevant wie er betaald en wie de uiteindelijke ontvanger is. Deze informatie hoeft echter weer niet relevant te zijn voor de verscheping. Indien onze klanten de goederen alweer door verkocht hebben, zal een final destinatie afwijken van de ontvanger op onze factuur. Ook de consignee zal dan afwijken.

Ik heb gevraagd of het mogelijk was dit in te bouwen in het reeds bestaande programma, maar dit is a. ontzettend duur en b. erg moelijk, omdat je te maken hebt met verschillende sleutels en de partijen vaak afwijkend zijn. Bovendien wordt het bestaande programma er niet makkelijker op als je dit element er ook nog aan toevoegt, wat zal leiden tot menselijke mensen en gevoeligheid voor systeemerrors.

Vandaar dat ik eigenlijk hoopte op een eenvoudige opbouw van een tabel met de mogelijkheid om de instructies in vast format te integreren naar een formulier ten behoeve van de forwarders, maar waarbij ik wel de mogelijkheid heb om terug te vallen op reeds bestaande informatie.

 

[OctaFish]

De vraag stellen is hem beantwoorden . Een groot deel van je sheet is informatie die je als hoofddeel van een verzending kan beschouwen, maar dat geldt niet voor dit blok:

v.t.	Onderdeel:		Ontv.	Verst.	Acc.	Verst.	Acc.	Verst.	Acc.	Doc.nr.
	Paklijst									
	Cust. Clear Inv.									
	Shipping/ bl instructions									
	Boekingsbevestiging									
	Cert. of Orig NL									
	Cert. of Orig China									
	Form. A/ E									
	BL									
	Supplier declaration									
	Factuur Digitaal / Origineel

Dit stuk bestaat m.i. uit herhalende records waarbij waarschijnlijk niet alles van toepassing zal zijn, maar wel verschillende datums en documentnummers worden gebruikt. En dat sla je dan per definitie op in een aparte gekoppelde tabel. Dus het is niet echt plat... Overigens een denkfout die meer Excel gebruikers maken .

 

[hansboodt]

Hi Octafish,
Tabblad 1 is eigenlijk een blad wat ik voor een deel invul (deze gegevens komen dan weer voor een deel terug op het instructie tabblad (tab2)) maar eigenlijk bedoeld is als mijn "dossieromslag" :d. Ik print dit op een A3 en vouw het dubbel. Alle documentatie die volgt gedurende het proces stop ik ertussen en zo bouw ik een dossiertje op, wat voor derden toegankelijk is.
Het deel wat jij hebt aangegeven is eigenlijk wat ik dus niet digitaal invul, maar gedurende het proces noteer ik met pen waar ik gebleven ben. Welke vaste stappen ik doorlopen heb.
Feitelijk is het tweede tabblad het blad met gegevens die voor mij van belang zijn en welke ik aan de forwarders dien door te geven en daarbij is het voor mij persoonlijk belangrijk dat ik van sommigen weet of een CvO van toepassing is
Reperterende gegevens zouden kunnen zijn:
- soort bl (keuze: origineel/ telex release)
- vooruitbetalen (ja/nee)
- incoterm (keuzelijst)
- partij informatie
- CvO NL nodig?
Deze gegevens kunnen per zending verschillen, maar voor sommige klanten (in de sheet worden natuurlijk niet alle klanten benoemd, want dat zijn er vreselijk veel meer) is dit repeterend.
En die repeterende gegevens zou ik graag op een eenvoudige manier op willen halen.
Ik begin met het invullen van een zendingnummer. Die staat centraal. Daar hangt alles aan, maar deze zendingnummers mag ik niet zelf uitgeven. Dat wordt door weer een andere partij bepaald.
Daarna vul ik de klant in. En dan zou het fijn zijn als ik op dat moment iets in het scherm krijg, waaruit duidelijk wordt dat deze klant "template" zendingen heeft. Snap je?

 

[OctaFish]

Ik ging er vanuit dat je de belangrijke pagina waar het om ging wel actief had gezet . Maar als ik je spreadsheet zo bekijk, ben je nog wel een paar uur knutselen van een db af. Ik zou echt beginnen bij het nadenken over de processen; dat leidt doorgaans vanzelf tot een FO. Hier zou ik zelf ook een paar uur mee bezig zijn.