MS Word / Excel of Access ??

[vanmij]

Hallo,

Ik heb een tabel met datagegevens in Word 2003 aangemaakt. Die tabel bestaat uit 12 kolommen met specificaties over het produkt/ 400 rijen.
Ieder kolom heeft een naam.
Kan ik vanuit Word een query opvragen ?
Kan ik dan van de query van een paar kolommen uit deze tabel stickers afprinten ?

OF maak ik beter een Access bestand of 'n Excel bestand van mijn datagegevens.

Dank voor hulp

 

[gast0225]

Als je Access tot je beschikking hebt, dan is Acces natuurlijk de meest handige om database-achtige handelingen op los te laten.

Nummer 2 in het rijtje is Excel, al is het maar om bepaalde bewerkingen op regels en / of kolommen uit te voeren.

Hieruit volgt vanzelfsprekend dat Word (tabel) op plek 3 komt.

M.i. is dé vraag die jij voor jezelf moet beantwoorden de volgende:

wát wil ik voor output uit mijn gegevens? Wil ik alleen etiketten maken, m.a.w. een soort van query maken en de resultaten daarvan op een bepaalde manier uitvoeren, of wil ik nog méér dan dat met mijn gegevens?

Als het slechts etiketten zijn dan is Word toereikend. Met de knop 'samenvoegen' bereik je je doel. Handig is wel om mogelijk een extra kolommetje aan te maken. Stel dat de kleur van een product een sorteerbasis moet zijn, dan is het natuurlijk noodzakelijk dat er een kolom komt waarin de kleur kan worden vermeld.

Bij het uiteindelijke samenvoegen kán immers de kleur bepalend zijn voor de output en dus moet daarop geselecteerd kunnen worden, maar nogmaals, voor simpele output / bewerkingen is Word prima.

In de sectie handleidingen vind je overigens een handleiding die ik eind 2009 schreef voor het samenvoegen van gegevens in Office 2007.

 

[vanveelen]

Hallo,

Ik heb een tabel met datagegevens in Word 2003 aangemaakt. Die tabel bestaat uit 12 kolommen met specificaties over het produkt/ 400 rijen.
Ieder kolom heeft een naam.
Kan ik vanuit Word een query opvragen ?
Kan ik dan van de query van een paar kolommen uit deze tabel stickers afprinten ?

OF maak ik beter een Access bestand of 'n Excel bestand van mijn datagegevens.

Dank voor hulp

Zoals mijn voorganger aangeeft, is Excel meer aangewezen voor wat jij wilt dan Word.
Of Access dat ook is, hangt van een aantal factoren af:
- Access is een zogenaamd RDBMS, ofwel relationeel databasemanagement system en is met name zinvol als je meerdere tabellen aan elkaar wilt koppelen.
- ben je bekend met Access of moet je je daar nog helemaal in verdiepen.

Voor jou gebruik lijkt me Excel de meest aangewezen optie. Het maken van stickers is met de combinatie Word en Excel een fluitje van een cent .....
Stuur evt een voorbeeld met enkele gegevens.

 

[vanmij]

ZEERVEELDANKJEWEL voor de nuttige tips !!

Het gebruik van Access 2003 is me niet bekend maar als dat het meest aangewezen is leer ik het graag.
Het gaat dus om een database-klantenbestand van 'n 400 tal mensen met 12 kolommen gegevens over de klant : adresgegevens / produkten die hij afneemt / nummers / datum ...
Soms heb ik uit dat databestand stickers nodig met gewoon de naam en adres van al die klanten. Of een andere keer stickers met enkel de naam, het produkt en nummer.

Dus wordt het nu best Word 2003, Excel 2003, Acces 2003.
* ik moet wel nooit een optelling van gegevens uit de kolommen, noch uit de rijen maken
* de gegevens uit dit databestand hoeven niet gelinkt te worden aan andere bestanden

danke voor verder hulp

 

[vanveelen]

Hoi,

Kennelijk is er toch sprake van in elk geval twee te onderscheiden 'groepen' gegevens:
1. Klantgegevens
2. Productgegevens

Nu heb je die kennelijk in één tabel staan, maar - zeker als ófwel het klantenbestand toe of afneem of bijvoorbeeld klantgegevens wijzigen, ófwel het productenassoritment wijzigt, is dit zeer onhandig.

Ik denk dat Access eigenlijk het beste is, maar realiseer je dat je de nodige actie moet nemen om hiermee om te leren gaan.
Méér in elk geval dan bij Word of Excel.
En ook meer - of anders - dan dat je dat éven hier via Helpmij oplost.

Maar ik had ook aangegeven om een voorbeeld van je tabel mee te sturen.
Converteren naar Excel en opsplitsen in twee werkbladen, waarbij je middels formules relaties legt tussen 'klanten' en 'producten' zou ook een optie kunnen zijn. Zéker wanneer in hoofdzaak, naast registratie uiteraard, het printen van etiketten hoofddoel is.

 

[gast0225]

@vanmij: kopieer je gegevens naar overeenkomende kolommen en rijen in Excel. Daarna open je deze link, print 'm uit, volg de stappen en..... get happy.

Denk overigens niet als je begint te lezen "Deze handleiding gaat over het samenvoegen van brieven met een Excel adressenbestand én is dus niet voor mij bedoeld". Dat is de handleiding wél. Kijk bijvoorbeeld ondereen op pagina 18 achter het wwoord "Tip".

 

[vanmij]

Dat lijkt me best heel interessant lesmateriaal !
Ik had er wat aan getwijfeld omdat het Office 2007 betreft. Maar de verschillen zullen wel niet zo groot zijn wellicht.
veel dank.

 

[gast0225]

Sorry, ik zie nu pas dat je het over 2003 hebt. Ja, dat scheelt een dag en een nacht, niet gebruiken dus die handleiding van mij. Samenvoegen in 2003 lijkt in het geheel niet op samenvoegen in 2007.

 

[vanveelen]

Hoi,

Geheel met gast0225 eens: de manier waarop je in 2007 samenvoegt is t.o.v. de voorgangers aanzienlijk anders geworden.

Bekijk deze op Computer!Totaal eens .... en hier deel 2, omdat de hyperlink onder in deel 1 niet goed werkt ....
Overigens is die tweede niet echt 'handig' omdat die uitgaat van het selecteren van een compleet z.g. 'Adresblok'.
Er wordt geen rekening gehouden met de opmaak van - bijvoorbeeld - tussenvoegsels etc.
Wanneer geen voorletters bekend zijn, moet het tussenvoegsel met een hoofdletter en anders niet.
De heer K. van het Reve
De heer Van het Reve.

En zo zijn er nog wat voorbeelden. De sport is natuurlijk om vooral adresgegevens zo correct mogelijk op een etiket of brief te krijgen.

Zelf heb ik daar veel cursus in gegeven ... dus ik houd me aanbevolen voor een 'avondje'