Nieuw project in Access (nu in Excel)

[wim48]

Op mijn werk gebruik ik een formulier waar het volgende opstaat:
- Naam medewerker
- Indiensttreding
- Functie
- Al gedane bijscholingen
- In welke wergroep medewerker zit
- Evaluatie (van enkele jaren)
- Leerpunten (van enkele jaren)
- enz
- Datum, onderwerp, uren, attest (ja, neen), kost van elke vergadering en vorming die medewerker gedaan heeft

Bestaat er een mogelijkheid om in Access een tabel te maken waarbij al deze gegevens gekoppeld zijn per medewerker. Zodat de leidinggevende kan zeggen van: ik wil de leerpunten van medewerker x zien vanaf het jaar 2008.

Of zou ik best blijven werken in Excel?

Dit gaat toch over zo'n 80 medewerkers en soms dikwijls lange stukken tekst (meer dan 255 tekens).

Access versie 2003

 

[OctaFish]

Dat riekt (wat mij betreft) naar een database oplossing: je maakt een tabel met Medewerkers, en een tabel met aanvullende gegevens, die je koppelt aan de MedewerkerID. Hiermee heb je een zeer flexibele oplossing, waarbij je op allerlei mogelijke manieren rapportages kunt maken. Door gebruik te maken van Memovelden vermijd je ook het probleem van het maximale aantal tekens; in een memoveld heb je er (geloof ik) 65.000. Waarbij je in de nieuwere access versies ook nog eens opmaak in een memoveld kunt gebruiken. Dat geldt overigens niet voor Access 2003, maar dat zou voor mij geen beletsel zijn om in 2003 te blijven werken...
Ik zou het dus zeker overwegen, ook al omdat je de gegevens waarschijnlijk vrij simpel kunt importeren.

 

[wim48]

Dus dan best een taber per categorie (leerpunten; bijscholingen, tekst evaluatie, enz).

Importeren lijkt me moeilijk. Excel is onderverdeeld in bvb. verpleegkundigen (met daaronder een blad per verpleegkundige).

Het zal wel een hele klus zijn om al de gegevens over te pompen. (sommige hebben namelijk zo'n 45 vergaderingen per jaar).

 

[OctaFish]

Wij kunnen uiteraard niet op basis van de huidige informatie bekijken of je makkelijk kunt importeren of niet. Eén aspect van Excel is dat het niet bepaald streng is in hoe je gegevensbestanden opzet en aan elkaar koppelt. Probeer, bij het voorbereiden van de database, dus in ieder geval om de bestanden zo uniform mogelijk te maken, dus elk gegevensblok opzetten met een rij met Veldnamen, en geen lege rijen.
Op zich hoeft het niet zo'n probleem te zijn als je de data op verschillende tabbladen hebt staan; als je de medewerkers een ID hebt gegeven hoef je eigenlijk alleen maar ervoor te zorgen dat elk gegevensblad een veld krijgt met dat MedewerkerID. Als je die bladen dan importeert, kun je ze direct aan elkaar koppelen op basis van het MedewerkerID. Als je verschillende categorieën hebt met in beginsel dezelfde gegevensstructuur kun je die, na het importeren allemaal in één tabel onderbrengen (met uiteraard een verwijzing naar de categorie, waarvoor je dan weer een aparte tabel hebt gemaakt), die je dan weer koppelt aan de Medewerkers tabel.

Wat je dus in Excel moet doen, is vooral ervoor zorgen dat de verschillende tabbladen met gegevens een Verwijzing krijgen naar de hoofdtabel, en dat de gegevensblokken consistent zijn. Het moet al heel raar lopen, wil je e.e.a. niet kunnen importeren....
Als je hier hulp bij nodig hebt, dan kan dat uiteraard ook

 

[wim48]

OK, ga ook eens bekijken hoe en wat we gaan doen. In bijlage alvast een voorbeeld, hoe het nu is in Excel.