In Microsoft Outlook slaat u informatie op dezelfde manier in mappen op als u documenten opslaat in Windows Explorer. U gebruikt een aantal verschillende mappen al naar gelang het type Outlook-item waarmee u werkt en het type e-mailaccount dat u hebt. Waar de mappen in de mappenlijst worden weergegeven, varieert al naar gelang het accounttype en de locatie waarin de gegevens zijn opgeslagen.
Standaardmappen
Standaard worden in Outlook mappen weergegeven onder Outlook Vandaag voor elk van de volgende itemtypen: Postvak IN, Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities en Logboek. Bovendien vindt u er de volgende mappen:
Concepten: hierin worden onderdelen opgeslagen waaraan u nog werkt en die nog niet gereed zijn
Verzonden items: hierin worden kopieën opgeslagen van items die u naar andere gebruikers hebt verzonden
Verwijderde items: hierin worden tijdelijk verwijderde items opgeslagen totdat u deze blijvend verwijdert of herstelt
Postvak UIT: hierin worden items opgeslagen die u off line hebt gemaakt en die u wilt verzenden wanneer u de volgende keer on line bent
Als u met een Microsoft Exchange-account werkt, worden uw e-mailberichten in de map Postvak IN afgeleverd. U kunt uw eigen mappen maken om Outlook-informatie verder te rangschikken en bij te houden. U kunt bovendien werken met bestandsmappen op uw eigen computer en mappen op elk netwerkstation waarmee u een verbinding hebt. Als u met alle mappen wilt werken, gebruikt u de mappenlijst. Als u alleen met de standaard Outlook-mappen wilt werken, gebruikt u de snelkoppelingen op de Outlook-balk.
Mappen die horen bij een e-mailaccount op het Internet
Hotmail
Als u met een Hotmail-account werkt, wordt in de mappenlijst het pictogram Outlook Vandaag weergegeven boven alle standaard Outlook-mappen die hierboven zijn genoemd met daaronder een Hotmail-pictogram met de mappen op de Hotmail-server. Uw e-mailberichten worden bezorgd in de map Postvak IN onder het Hotmail-pictogram. U gebruikt deze map en de overige Hotmail-mappen om berichten te bekijken of om verzonden of verwijderde berichten van de Hotmail-server weer te geven. U gebruikt de map Outlook Vandaag als u wilt werken met aanvullende functies die niet beschikbaar zijn op de Hotmail-server, zoals taken, de agenda of andere typen Outlook-items.
POP 3
Bij een POP3-account worden in de mappenlijst de standaardmappen onder Outlook Vandaag weergegeven. Uw e-mailberichten worden bezorgd in het Postvak IN.
IMAP
Bij een IMAP-account worden in de mappenlijst de standaardmappen weergegeven onder Outlook Vandaag. E-mailberichten worden bezorgd in mappen op de IMAP-server. U abonneert zich vervolgens op de IMAP-mappen die u naar de map Postvak IN wilt downloaden. Welke mappen beschikbaar zijn, hangt af van de IMAP-server die u gebruikt.
Mappen waarin u reservekopieën van items kunt opslaan en waarin u items kunt ordenen
In Outlook wordt automatisch een map gemaakt met de naam Archiefmappen wanneer u de functie AutoArchiveren hebt uitgevoerd om reservekopieën van uw items te maken. De gearchiveerde items worden in de bijbehorende mappen opgeslagen.
Als u aanvullende gegevensbestanden maakt waarin u zelf items wilt ordenen, wordt elk gegevensbestand samen met de bijbehorende mappen aan de mappenlijst toegevoegd onder Persoonlijke mappen.
Persoonlijke mappen versus gedeelde persoonlijke mappen
De standaardmappen die hierboven zijn genoemd en mappen die u in uw postvak op de server maakt, in een bestand voor persoonlijke mappen (pst-bestand) of een bestand met off line mappen (ost-bestand), zijn persoonlijke mappen waartoe alleen u toegang hebt. Als u echter Outlook in combinatie met Microsoft Exchange Server gebruikt, kunt u uw persoonlijke postvakmappen met andere gebruikers delen door aan hen toegangsrechten te verlenen of door iemand gemachtigdentoegang te verlenen.
Openbare mappen
Openbare mappen bevinden zich op een afzonderlijke locatie buiten uw eigen postvak. U en andere Microsoft Exchange-gebruikers kunnen op deze locatie Outlook-items die betrekking hebben op een bepaald onderwerp of project maken en weergeven. Als de systeembeheerder ondersteuning van openbare mappen inschakelt, ziet u mappen met de naam Openbare mappen in de Outlook-mappenlijst. Als u toegangsrechten hebt, kunt u afzonderlijke openbare mappen openen om inhoud weer te geven en toe te voegen. Bovendien kunt u uw eigen openbare mappen definiëren en andere gebruikers toegang verlenen zodat ze met deze mappen kunnen werken. Een item dat u in een openbare map opent, wordt op dezelfde manier weergegeven als de items in uw eigen postvak.
