Outlookbestand met oude gegevens

[Het Hof]

De pst-file, die door Outlook wordt aangemaakt, bevat vele emailadressen en contacten. Die file is vele jaren geleden aangemaakt en naar elke volgende PC weer meegenomen. Het gevolg is wel, dat er heel veel oude contacten instaan. Die zie ik dan wel niet meer in mijn adressenlijst, maar ze staan nog wel in de pst-file. Ik kan dat bijvoorbeeld zien als ik de contactlijst exporteer. Het liefst zou ik eens met een geheel schone pst-file willen beginnen. Is zoiets mogelijk en als het even kan zonder dat ik mijn gehele actuele contactlist opnieuw moet invoeren?

 

[Valijn]

Wat denk je zelf?
Dat Outlook voor jou uitzoekt, welke contactpersonen 'oud' en welke 'nieuw' zijn?
Je zult zelf écht op moeten schonen!

 

[Het Hof]

Als het zo simpel was had ik de vraag niet gesteld. De pst-file houdt verwijderde adres- en contactgegevens vast. Dus bij elke export naar een andere PC komen die oude gegevens weer in beeld.

 

[Valijn]

Als jij keurig je 'overbodige' contactpersonen opschoont en dus verwijdert uit de map(pen) met contactpersonen en je exporteert het resultaat, dan bestaat het niet dat die er achteraf alsnog in staan.
Kortom: je doet dus iets niet goed!

 

[Het Hof]

Daar ging ik inderdaad ook van uit. En mijn vraag is dus: wat kan er verkeerd gaan als ik dit soort gegevens verwijder? En als ik het wezenlijk verkeerd heb gedaan: hoe kan ik weer met een schone pst-file beginnen?

 

[Valijn]

Outlook afsluiten

Het bestand OUTLOOK.PST opzoeken en hernoemen

Outlook starten, waarbij de melding komt dat het bestand niet gevonden kan worden.

Toch outlook verder opstarten.
(het kan zijn dat outlook dan direct weer afsluit)
Outlook alsnog opnieuw opstarten.
Je hebt nu een 'blanco' OUTLOOK.PST-bestand waar niets meer in staat.

 

[Het Hof]

Dit komt al een heel eind in mijn richting! Bestaat er nog een mogelijkheid om persoonlijke mappen met email even tijdelijk ergens anders te stallen en daarna weer te importeren?

 

[Valijn]

Sterker nog: je kunt er je 'hernoemde' pst-bestand voor gebruiken.
Daar zit nu alles in (Postvak IN, Verzonden items, Agenda, Contactpersonen etc.) en je kunt hieruit alleen je mail importeren:

Bestand > Importeren en exporteren...
Gegevens uit een ander bestand importeren...
Bestand met persoonlijke mappen (pst)
Bladeren.... (naar het bestand dat je eerder had 'hernoemd'
Je klikt evt. op het plusje voor 'Persoonlijke mappen' zodat al je mappen zichtbaar zijn en klikt op 'Postvak IN'
Zorg dat er een keuzerondje staat bij
Items importeren in dezelfde map in: Persoonlijke mappen
Voltooien.
Alleen je Postvak IN wordt nu geïmporteerd.

 

[Het Hof]

Het klinkt allemaal perfect...., maar het lukt niet. Outlook wordt niet geopend, Krijg de melding dat de set mappen niet kan worden geopend. Ook herhaaldelijk opnieuw starten helpt niet. Er wordt overigens nog een file archive.pst aangemaakt, dus wellicht zit daarin de fout van niet verwijderde items.

 

[Valijn]

Ja kan.
Moeilijk om van hieraf te zien wat er niet goed gaat.

 

[Het Hof]

Jammer, want ik heb het idee dat je zeer dicht bij de oplossing zit!

 

[Het Hof]

Toch weer geprobeerd in een nieuwe configuratie, maar dit is niet de oplossing. Ik krijg dan toch een foutmelding, dat Outlook niet kan worden geopend omdat de mappen niet kunnen worden gevonden en herstarten lukt niet. Zijn er nog andere suggesties?

 

[Valijn]

Waar het om gaat is het volgende.
Voor elke gebruiker (ook al maak je er onder windows op één pc tien aan) die outlook gebruikt, wordt er een bestand: outlook.pst aangemaakt zodra outlook voor het eerst onder die gebruikersnaam wordt gestart.

De lokatie is dan ook:
C:\Documents and Settings\[gebruikersnaam]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

Waarbij er dus onder elke map [gebruikersnaam] een bestand met dezelfde naam: Outlook.pst voorkomt.
Wanneer je nu het bestand een andere naam geeft*, 'herkent' Outlook dat niet meer en geeft aan dat de mappen dús niet kunnen worden geopend.
Klik je dan op OK dan sluit Outlook veelal direct weer af, maar er is ondertussen wél weer een nieuw bestand Outlook.pst aangemaakt. Start je Outlook dus opnieuw, dan gaat dat goed.
Het hernoemde bestand * kan je nu gebruiken om er gegevens uit te importeren, bijvoorbeeld alleen de mails in Postvak-IN, of alleen de Contactpersonen.
Dat doe je via het menu Bestand > Importeren.... etc.

Eenvoudiger kan ik het niet uitleggen

 

[Het Hof]

De vorige keer was de uitleg ook helder, maar toen kon ik het niet lekker checken in de bestaande configuratie. Inderdaad wordt er een nieuwe pst-file aangemaakt, maar vervolgens gaat het verhaal niet verder zoals je hebt beschreven. Ik krijg daarna de melding, dat de mappen niet kunnen worden geopend en van die foutmelding kom ik niet af.

 

[Valijn]

Ook als je bij die melding op OK klikt en Outlook afsluit en weer opnieuw start ... !?!

 

[Het Hof]

Ja, precies dezelfde melding.

 

[Valijn]

Je, het blijft kennelijk een probleem en ik kan uiteraard niet zien wat er nu precies fout gaat en/of wat de oorzaak hiervoor is.
Ik hoop, dat een ander je verder kan helpen.

 

[basiel_a]

Hoi,

Je kan in WINDOWS configuratiescherm de optie 'e-mail' kiezen, en dan profielen weergeven.
Normaal gezien staat er één profiel op, 'OUTLOOK' genaamd.

Maak een nieuw profiel aan, en kruis dat nieuwe aan als standaard. Outlook zal nu openen met lege mappen en je zal account(s) opnieuw moeten aamaken.

Met Bestand > openen > outlook gegevensbestand kan je nu je oude *.pst openen, en de gewenste items van je oude mappen naar de nieuwe slepen. Eens dat achter de rug is, sluit je je oude gegevensbestand. Vanaf nu werk je met het nieuwe account in een nieuw *.pst...

Je oude profiel kan je wissen (oude *.pst worden hierdoor normaal niet gewist)

Hoop dat dit minstens een beetje helpt... B.

 

[Het Hof]

Het is in ieder geval weer een voor mij nieuwe benadering, dus wie weet. Ik krijg inderdaad nieuwe mappen, maar behoud wel het bestaande adressenboek. Is daar nog iets aan te doen?

 

[Het Hof]

Ik ben toch nog verder gaan puzzelen en via een heleboel omwegen heb ik mijn adressenboek kunnen importeren.
In de loop der jaren is er zoveel geknutseld aan het adressenboek, dat deze wel vier namen had, alle vier met de naam Mijn Contactpersonen. Door in het configuratiescherm een nieuw emailprofiel aan te maken met een andere naam kon ik opnieuw beginnen en de mappen met emails gaan importeren. Daarna was het flink puzzelen om het bestand met adressen op een juiste manier te importeren, maar ook dat is uiteindelijk gelukt.
Om het helemaal netjes te maken heb ik de bestanden daarna weer hernoemd naar het gangbare outlook.pst en het backup-bestand is heel wat kleiner geworden.

Basiel en Valijn, hartelijk dank voor het meedenken!