Overzetten Records

[JDR001]

Ik ben een database aan het bouwen voor de afdeling verkoop. Hierbij heb ik een formulier gemaakt waar de verkoper een klant aanvraag (offerte) in kan vullen. Dit is een formulier met de algemene gegevens (Aanvraag-ID, aanvraagdatum, Klant-ID en verkoper), deze is gekoppeld aan de tabel ‘aanvragen’. Onder in dit formulier heb ik een sub formulier gemaakt waar men de producten in kan vullen, deze is gekoppeld aan de tabel ‘aanvraagDetail’.
Wanneer het offerte traject afgelopen is moet de verkoper een order van deze aanvraag maken. Hiervoor heb ik eenzelfde formulier gemaakt als de aanvraag. In dit formulier staan ook de algemene gegevens voor de order (Order-ID, orderdatum, Klant-ID en verkoper), deze is gekoppeld aan de tabel ‘orders’. Ook heb ik een keuzelijst gemaakt waar men het aanvraag-ID in kan vullen. Ook bij de orders heb ik een subformulier gemaakt waarin de producten dienen te worden ingevoerd. Nu wil ik alle gegevens die bij de aanvraag in gevuld zijn, automatisch ingevuld hebben bij het selecteren van een Aanvraag-ID middels het keuzevak. Hierbij hoeven alleen de producten van het ene subformulier in het andere subformulier ingevuld te worden.
Ik weet echter niet hoe ik de gegevens automatisch van de aanvraagdetail in de orderdetail tabel krijg, wanneer ik een aanvraag-ID selecteer. Ik heb op verschillende forum’s gezocht maar heb niets gevonden. Kan iemand mij helpen?
Alvast bedankt.

 

[OctaFish]

Je wilt dus de gegevens uit [aanvraagDetail] kopieëren naar [[OrderDetail] op basis van het offertenummer? Dat kan wel met een toevoegquery, die een selectie maakt op basis van het offertenummer uit je keuzelijst, denk ik.
Overigens zou ik zelf eerder denken aan één tabel, waarin je met een keuzelijst de status van de aanvraag verandert. De keuzelijst bevat dan dus minstens Offerte en Order, en misschien ook Factuur. Dan heb je met één handeling gelijk alles goed staan. De gegevens zijn, zoals je zelf al aangeeft, identiek, dus waarom aparte tabellen maken?

 

[JDR001]

Bedankt voor de reactie.
Bedoel je hiermee de aanvragen en orders met de algemene gegevens zoals orderdatum, aanvraagdatum, etc ook in een tabel. Of alleen de AanvraagDetails en OrderDetails in een tabel met de productgegevens hierin.
Bedankt zovast.

 

[OctaFish]

Een aanvraag/order/factuur is in beginsel een zelfde soort record; de klantgegevens zijn identiek, en de produkten op offerte, bestelling en factuur zijn (meestal) identiek. Bij een verschuiving van offerte naar order zouden er nog wel artikelen kunnen wijzigen, of verwijderd of toegevoegd, maar bij een factuur zouden de order- en factuurgegevens identiek moeten zijn. Dus alle gegevens die in alle tabellen terugkomen, zou ik in één tabel doen, met een extra veld voor Offerte, Order of Factuur. Dat elke status ook nog eigen gegevens nodig heeft (ik kan mij voorstellen dat je bij een offerte geen klantnummer nodig hebt, maar bij een order wel) houdt dan in dat je voor die extra gegevens een aparte tabel gebruikt. Zijn dit per type verschillende velden, dan maak je voor elk type een aparte tabel, maar zijn de gegevens in beginsel identiek (offertedatum, orderdatum en factuurdatum zijn allemaal datumveld) dan kun je die velden ook weer hergebruiken. Je splitst dus die gegevens af die afwijken van de totale gegevens.

 

[JDR001]

Als ik het goed begrijp moet ik dus een tabel maken met
- Klant-ID
- Offerteno. ( Dit wordt de sleutel en krijgt een automatisch nummering)
- Offerte datum
- Orderno.
- Orderdatum
- Factuurno.
- Factuurdatum
- Detail-ID (Deze verwijst door naar de producten).
- Status
En een tabel met:
- Detail-ID (Sleutel)
- Productnaam
- Prijs
- Etc.

Nu wil ik als een offerte naar een order omzet (met de status) dat er ook een automatische nummering voor de orders komt (niet iedere aanvraag is namelijk een order en hierdoor kan het offerteno. niet gelijk aan het orderno.). Hoe zou ik dit kunnen maken? Zou ik dit met een macro kunnen maken, zodat als ik de status in “order” wijzig, een uniek nummer aan het veld Order-ID wordt toegekend.
Alvast bedankt

 

[OctaFish]

Of het met een macro kan weet ik niet, want ik doe niet aan macro's. Maar met een Gebeurtenisactie kan het wel; op de keuzelijst waarmee je een offerte omzet naar Order kun je een actie maken bij de gebeurtenis <Na bijwerken> die het hoogste ordernummer ophaalt en met 1 verhoogt, zodat je een nieuw ordernummer hebt. De gebeurtenisactie zet vervolgens dit nummer in het veld Ordernummer. De handeling mag uiteraard maar één keer worden uitgevoerd, dus met een check op het veld Ordernummer bepaal je eerst of dat veld leeg is (mag nummer toevoegen) of niet (er is al een ordernummer). Die check heb je nodig, want elke keer als je de keuzelijst verandert, zou je anders een nieuw nummer krijgen.