Overzichten maken per klant, met meerdere facturen

[Gunther73]

hallo,
Ik heb een vraag hoe ik brieven/overzichten kan genereren in acces.
Aangezien ik een beginner ben, ben ik blij met elke stap die ik leer!

Ik heb twee tabellen aangemaakt, een met "Facturen" (OP) en een met "Naam adres en woonplaats" (NAW) gegevens.

NAW velden:
debiteur nummer, Naam, Adres, PC, plaats

OP velden
debiteur nummer, factuur, factuurdatum, vervaldatum, bedrag oorspronkelijk, bedrag open, omschrijving

Vervolgens heb ik een query gemaakt die bovenstaande tabellen combineert waarbij het debiteurnummer als sleutel fungeert, deze query werkt ;-).

Het aantal facturen verschilt per klant en nu wil ik per klant een apart overzicht aanmaken die ik vervolgens kan uitprinten en versturen.
Dit wil ik niet stuk voor stuk doen maar in batchvorm. Met andere worden wanneer ik de query run, moet er een batch van alle klanten worden aangemaakt van twee pagina's per klant (1 met tekst en 1 met een tabel met data).

Het probleem is dat ik niet weet wat mijn volgende stap moet zijn? Moet ik een rapport maken of een formulier?

Wie kan mij in de goede richting helpen?

Alvast vriendelijk bedankt voor jullie hulp!
Jeroen

 

[OctaFish]

Aangezien ik een beginner ben, ben ik blij met elke stap die ik leer!

Ik zou zeggen: kijk eens in de Handleidingen sectie; daar staan 23 stappen voor je klaar .

Je vervolgstap is duidelijk: maak eerst een formulier. Niet dat je dat nodig hebt voor je overzicht, maar gegevens invoeren/muteren doe je op een formulier, en nooit in een tabel/query. En aangezien je aangeeft dat je nog geen formulier hebt, is dat je eerste stap.
Voor je overzicht heb je dan een rapport nodig, dat je kunt baseren op je query. Omdat je een overzicht per klant wilt, moet je dat rapport niet groeperen op Factuurnr, wat je normaal zou doen als je een klant een factuur stuurt, maar je groepeert op [Debiteur nummer]. Daarna groepeer je op Factuurnummer, want je wilt elke factuur op een eigen pagina hebben.
Gebruik in eerste instantie de wizard; die leidt je door de juiste indelingen heen. Weliswaar krijg je doorgaans een layout waar je niet op zit te wachten, maar die is daarna makkelijk aan te passen. En je hebt dan alle groepen etc. op de goede plek staan. En dat is dan weer een goed leermomentje

 

[Gunther73]

Bedankt Michel,
Inderdaad zou het doornemen van de handleidingen mij veel helpen, echter ben ik nu op zoek naar een oplossing die mij wat sneller kan verder helpen.
Inmiddels heb ik een formulier gemaakt, gegroepeerd op [debiteurnummer] en gesorteerd per factuurnummer. Een debiteur kan namelijk meerdere facturen hebben. Niet elke factuurmoet op een eigen pagina komen, alleen de facturen die bij die debiteur horen.

De uitkomst van mijn formulier is het nog niet helemaal, namelijk alles staat op een blad. Wat mij nog niet lukt is om het per debiteur te laten weergeven?

Weet iemand hoe/waar ik dit moet aangeven?

Vriendelijk bedankt weer!
Groeten,
Jeroen

Huidige resultaat:
deb#1
Factuur 1
Factuur 2

deb#3
Factuur 3
Factuur 4

 

[OctaFish]

Zoals ik al aangaf (nog welkom bij HelpMij overigens ) gebruik je een formulier om gegevens in te voeren, en een rapport om gegevens af te drukken. Jij hebt het over een formulier, maar daarmee gaat het dus sowieso niet lukken; je moet eerst een rapport maken. En dat groepeer je dan op Debiteurnummer. Zelf zou ik ook een groep aanmaken voor Factuurnummer, want je zult op zijn minst elke factuur bij elkaar willen houden. Zelf zou ik zo op een aparte pagina zetten (sowieso zou ik de facturen mailen en niet afdrukken, scheelt papier) want een klant wil vermoedelijk voor zijn eigen administratie op factuur willen kunnen zoeken, en dan moet facturen niet op een andere factuur moeten zoeken. Maar die beslissing is uiteraard aan jou. Maar een rapport dus, geen formulier.

 

[Gunther73]

Bedankt, ik ben weer een stap verder. Ik heb nu een rapport wat per klant de facturen netjes weergeeft....maar deze geeft hij op 1 pagina weer.
Wat mij nu moet lukken is dat hij na elke wijziging van klantnummer een nieuwe pagina aanmaakt en ook de kolomhoofden opnieuw weergeeft.
Heeft u hier ook een oplossing voor?

 

[OctaFish]

Als je een factuur op een nieuwe pagina kan laten beginnen, kan dat uiteraard met klanten ook . Elke (nou ja: bijna) rapportsectie heeft de eigenschap <Nieuwe pagina>. Daarmee kun je instellen of je een nieuwe pagina wilt voor of achter de betreffende sectie. Daar kun je een beetje mee spelen tot je de voor jou juiste variant hebt. Meestal gebruik ik bij de koptekst <Voor sectie>, of bij de voettekst <Na sectie>. Maar dat hangt van je indeling af.

 

[OctaFish]

Onkunde is een kwestie van tijd, en wordt vanzelf (mits je uiteraard in de leermodus staat) vanzelf kunde. Dus excuses daarvoor zijn niet echt nodig .
Als je het Eigenschappenvenster opent, en in de sectie klikt die je wilt opmaken, vind je op het tabblad <Opmaak> de eigenschap <Nieuwe pagina>.

 

[OctaFish]

Dat zijn wel érg veel nieuwe pagina's! Ik neem aan dat [Sold to] het klantID is? In dat geval zou je dat alleen moeten instellen, de rest gewoon laten zoals het is.

 

[Gunther73]

Dat klopt en ik vind het ook leuk! Alleen soms moet je even op weg geholpen worden..
Inmiddels heb ik bij alle kopdetails "before sectie" geplaatst, en bij alle footdetails "after section" echter zijn de resultaten nog steeds hetzelfde.
De resultaten worden op 1 pagina weergegeven in plaats een pagina per klant.

 

[OctaFish]

Dat zijn wel érg veel nieuwe pagina's! Ik neem aan dat [Sold to] het klantID is? In dat geval zou je dat alleen moeten instellen, de rest gewoon laten zoals het is.

 

[OctaFish]

Een header kun je beter een nieuwe pagina geven vóór de sectie, dan blijft de sectie bij elkaar op 1 pagina.

 

[Gunther73]

Inderdaad soldto is het klantID, wat ik nu heb gedaan is alles teruggezet zoals het was, en alleen de "soldto"header gewijzigd in Force new page "after section" echter worden de resultaten nog steeds op 1 pagina weergegeven.
Moet ik niet ergens instellen (parameters?) dat wanneer "soldto" wijzigt dan een nieuwe pagina?

 

[OctaFish]

Dan kunnen we een poging doen het aantal berichtjes te verdubbelen (met weinig kans op een oplossing), of je post een voorbeeld database mee. Dat laatste lijkt mij veruit het snelst .

 

[Gunther73]

Je hebt helemaal gelijk, als je mij daarmee zou kunnen helpen zou dat fantastisch zijn.Bekijk bijlage Aanmaningen.zip

 

[OctaFish]

Je rapport zat er niet zo ver naast, om eerlijk te zijn. Het probleem lag meer aan jou . Access heeft tegenwoordig (in mijn ogen volslagen overbodige) weergaves zoals Indelingsweergave en Rapportweergave. Nergens voor nodig; een rapport druk je af (Afdrukvoorbeeld) of een rapport ontwerp je (Ontwerpweergave). In de Afdrukvoorbeeld zie je het rapport zoals het hoort, met dus de pagina's zoals je ze wilt hebben. De andere weergaven laten dat niet zien. Je had dus de verkeerde weergave .
Overigens is je bladspiegel van 39 cm never op een staand A4-tje af te drukken, dus daar moet je nog wat mee stoeien. Bladspiegel + marges mag dan bij staand net groter zijn dan 21 cm, anders gaat Access 2 pagina's naast elkaar afdrukken, zoals nu het geval is.

 

[Gunther73]

Hahahha, geweldig ik zie het nu ook. Ontzettend bedankt!