Plaatje Excel in Acces

[Boxman]

Hoi forum leden,

ik ben aan het kijken naar de mogelijkheden om in Access een nieuwe Dbase op te zetten voor mijn bedrijfje

ik heb nu in Excel een plattegrond voor het verhuren van ruimtes (Self Storage) en geef daarin met kleurtjes aan of de unit bezet is etc en typ dan ook de naam van de huurder erin etc en mddels Opmerkingen kan ik er nog wat andere informatie in kwijt daarnaast heb ik nog een aantal Excel bladen waarin de informatie staat van huurders en te verhuren units het probleem ligt hem in het feit dat ik nu op verschillende bladen dezelfde gegevens moet invullen en denk dat dit alles makkelijker kan in Access zeker als mijn klantenkring gaat groeien, maar ...

Ik heb niet eerder met Access gewerkt, heb intussen wel een beetje in de gaten hoe ik een aantla zaken kan opzetten, loop toch nog tegen allerlei vragen op welke ik probeer direct goed te doen

kan ik een plattegrond maken in Access ? (plaatje Excel plattegrond)

en daaraan verschillende tabellen koppelen, zodat ik op de plattegrond mbv bijv een kleurtje kan zien welke unit bezet, vrij, gereserveerd of opgezegd is ?

en als ik dan op een unit in de plattegrond klik dat ik krijg te zien wie de huurder is ?

Wie kan mij op gang helpen?

 

[OctaFish]

Voor een beginner stel je vragen die zo niet het uiterste, dan toch wel behoorlijk veel uit het vat gaan trekken
Ik zal dan ook niet gelijk gaan zeggen dat het niet kan, maar wel dat het een enorme klus is die je wilt aanpakken.
Ik vraag me af, of je al hebt overwogen om met bijv. Microsoft Visio de plattegronden te maken. Dit pakket is hier redelijk goed voor uitgerust, en je kunt er bijvoorbeeld een Excel bestand of een database achter hangen voor een koppeling met de juiste gegevens.
Kortom: volgens mij een voor jou ideale combinatie!

Ik heb zelf wel eens een rapport gebouwd dat gebruik maakte van een onderliggende tabel om (simpele) blokken te maken op basis van een gegevenstabel. Zie plaatje. Het voorbeeld is overigens totaal niet relevant voor de vraag, maar dient meer als illustratie om te laten zien dat het wel mogelijk is.

Om het geheel aanklikbaar te maken moet er een formulier van worden gemaakt.
Zoals ik al zei, het is niet onmogelijk, maar er zal vermoedelijk heel wat tijd in gaan zitten, die met een ander pakket waarschijnlijk beter te gebruiken is...

 

[Tardis]

Zoals OctaFish al aangaf, is niet onmogelijk echter je moet je afvragen of je hier maanden tijd in wilt gaan steken.
Er zijn zat standaard reserveringssystemen te koop, ik zou daar eerst eens naar kijken.

Tardis

 

[Boxman]

Ik zal eens gaan kijken wat Visio voor mij kan betekenen

Als ik jullie zo hoor kan ik dus beter met behulp van tabellen werken en wellicht op termijn andere dingen eraan knopen en misschien dan met Visio

Ik kan toch bijvoorbeeld een query maken welke mij de vrije units in beeld geeft of zelfs wel als ik een unit van een bepaalde afmeting zoek dat ik dit in de query kan filteren

Ik neem aan dat vanuit een basis ik telkens kan uitbreiden en aanvullen

Het is wel plezierig als ik van te voren weet hoe ik de basis op moet bouwen om naderhand er niet achter te hoeven komen dat ik niet verder kan.

Volgens mij moet ik beginnen met een tabel met units en een tabel met adresgegevens, maar moet ik ook rekenign houden met verschillende groepen van units dus op afmeting bijvoorbeeld

 

[OctaFish]

Als je met verschillende afmetingen gaat werken, wordt het vastleggen/uitzoeken van bijvoorbeeld tarieven etc. een heel probleem. Je zou het jezelf al een stuk makkelijker maken als je met tariefgroepen werkt. Dan geef je elke unit bijvoorbeeld een Letter. Maar de basis is inderdaad wel wat je net aangaf.

In dit voorbeeld heb ik een opzoektabel gemaakt voor rolgordijnen. Je kunt er denk ik wel wat inspiratie uit halen...

 

[Boxman]

het is niet dat ik met verschillende afmetingen werk in de zin van verschillende lengtes en breedtes maar met unit van een bepaalde vloeroppervlak dus een 4 of een 9 zo heb ik 12 verschillende maten

ik had gedacht dit als categorie te zien, dus dan zou ik toch kunnen sorteren op dit item?

of zie ik dat iets te makkelijk

 

[OctaFish]

Dat klinkt als redelijk behapbaar. Dus dat kun je inderdaad wel al categorie gebruiken. Ik zou daar dan nog wel een aparte tabel voor maken, zodat je met keuzelijsten kunt werken en daarmee vaste keuzes afdwingt bij het invoeren.

 

[Boxman]

dan moet ik toch voor elke categorie een aparte tabel aanmaken of heb je hier andere ideeën over

 

[OctaFish]

Het is juist de bedoeling dat je bij elkaar horende gegevens in één tabel opslaat. Dat geldt dus zeker voor een gegeven als Categorie. Dus één tabel!

 

[Boxman]

Dus zoals in bijgaand voorbeeld zou al voldoende zijn?

 

[OctaFish]

Daar kun je inderdaad een mooie tabel voor maken. Zou ik zeker doen!

 

[Boxman]

kan ik middels een invulscherm gegevens vullen in mijn adres bestand en deze koppelen aan de tabel met de 'unit lijst' waarmee deze als bezet worden aangemerkt ?

en als ik dan deze weer "vrij" moet geven is dat middels een Query mogelijk ?

kan ik vervolgens dan middels een zoek-query zien welke unit vrij is voor nieuw verhuur ?

 

[OctaFish]

De eerste vraag is zonder meer mogelijk, de tweede ook wel, maar de derde snap ik nog niet helemaal; ik vermoed dat je met een Selectiequery wilt kunnen zoeken in de tabel, dus dat er dan een Parametervraag bij moet komen. En dat kan dus ook.

 

[Boxman]

Octafish
bedankt voor je hulp bij mijn puzzels zover ik zal deze vraag eerst maar eens weer als opgelost aanmerken om niet al te veel zaken in een vraag te behandelen :thumb::thumb:

vervolgens zal ik verder gaan opbouwen als ik weer een vraag heb plaats ik hem wel op het forum.

Ik hoop dat je me dan ook weer wilt helpen

Groet
Jules