Powerpivot

[MiguelOlivier]

Ik zit met volgend probleem:

Zou het mogelijk zijn om gegevens uit andere excelbestanden te importeren in één verzamelbestand.

Ik weet dat dit mogelijk is via de formule =INDIRECT maar dat je dan telkens het bronbestand moet openzetten vooraleer je de cijfers kan zien in het verzamelbestand.

Zou er een manier zijn om in het verzamelbestand alle gegevens te filteren die nodig zijn uit de gegevensbestanden zonder dat je eerst alle gegevensbestanden moet opendoen.

Zou Powerpivot hiervoor in aanmerking kunnen komen?

Duizendmaal dank voor wie mij hierbij kan helpen.

Met vriendelijke groeten,

Miguel

 

[gast0660]

Hoi,
Het is een goede gewoonte om een vb bestandje bij te voegen, zodat de helpers beter begrijpen wat je wit bereiken. Je wordt dan ook sneller geholpen.
Hier alvast een voorzetje,waarbij je alleen het bestand weken overzetten hoeft te openen.

 

[MiguelOlivier]

Dit zou perfect zijn. Hoe zou ik dit kunnen doen?
Ik zou u graag een voorbeeldbestandje geven, maar het probleem is dat dit vertrouwelijke informatie bevat waardoor ik dit niet kan online zetten.
Maar het is eigenlijk perfect zoals u het hier hebt gedaan.

Uw bestanden "week 1" en "week 2" moeten wel altijd in dezelfde map aanwezig zijn? Anders zal het bestand "weken overzetten" de gegevens niet meer kunnen terugvinden?

 

[gast0660]

Hoi, wij vragen hier een vb bestandje, geen vertrouwelijke gegevens. Maak een representatief vb bestandje met wat dummy gegevens erin.Hoeveel keer dat Jan, Piet, Tjores en Corneel hier voorbijkomen
Voor uw tweede vraag, je kan altijd een map toewijzen waar de gegevens (bestanden) te vinden zijn.Hoeft niet in dezelfde map.

 

[MiguelOlivier]

Bekijk bijlage Verzamelbestand.xlsx

In bijlage vind je een representatief bestandje. Hier zie je hoe het verzamelblad er zou moeten uitzien.

Voor elke nieuwe maand zou er dan een gegevensbestand zijn met als benaming "20161", "20162", "20163", ...
Deze benaming vind je ook terug op het verzamelbestand, per maand wordt er hier terug ook telkens een blad aangemaakt "20161", "20162", ...
De gegevens vanuit het gegevensbestand "20161" zouden dus automatisch op het tabblad "20161" in het verzamelbestand moeten komen.

Met betrekking tot die tweede vraag, stel dat ik dat bestandje dan doorstuur via mail en die persoon de gegevensbestanden niet op zijn computer heeft staan,
dan veronderstel ik dat de gegevens uit het gegevensbestand niet meer zullen worden ingelezen in het verzamelbestand?

Excuseer mij voor de moeilijke uitleg maar ik heb geprobeerd het probleem zo duidelijk mogelijk te schetsen.

 

[gast0660]

Als er mij niemand voor is zal ik morgen eens kijken voor een oplossing.
Voor uw tweede opmerking, eenmaal de gegevens zijn ingelezen in het verzamelbestand en opgeslagen kan je het verzamel bestand doormailen.

 

[MarcelBeug]

Met PowerPivot - of liever gezegd Power Query oftewel in Excel 2016 "Ophalen en transformeren van gegevens" - kun je inderdaad Excelbestanden uit een map inlezen in een verzamelbestand, zonder eerst die Excelbestanden te hoeven openzetten.
Normaliter komt het resultaat dan terecht in 1 Excel-tabel; niet in een werkblad per bronbestand.
Ook moeten de bronbestanden dan - bij voorkeur - dezelfde indeling hebben en bovendien moet in de query aangegeven worden welke objecten uit de Excel-bestanden ingelezen moeten worden (tabellen, bereiken of werkbladen).
In de bijlage een indruk hoe dat er uit ziet: ik heb het voorbeeldbestand opgesplitst in 2 bestanden met elk 1 werkblad; die werkbladen worden met Power Query uit een map ingelezen en in 1 tabel in het verzamelbestand ondergebracht.

De query (deze is grotendeels gegenereerd via menukeuzen - een beetje vergelijkbaar met een macro recorder):

let
    Source = Folder.Files("C:\Users\Marcel\Documents\Forum bijdragen\HelpMij\PowerPivot"),
    #"Filtered Rows" = Table.SelectRows(Source, each not Text.Contains([Name], "Verzamelbestand")),
    #"Removed Other Columns" = Table.SelectColumns(#"Filtered Rows",{"Content"}),
    #"Added Custom" = Table.AddColumn(#"Removed Other Columns", "Custom", each Excel.Workbook([Content])),
    #"Expanded Custom" = Table.ExpandTableColumn(#"Added Custom", "Custom", {"Name", "Data", "Item", "Kind", "Hidden"}, {"Name", "Data", "Item", "Kind", "Hidden"}),
    #"Filtered Rows1" = Table.SelectRows(#"Expanded Custom", each [Kind] = "Sheet"),
    #"Removed Other Columns1" = Table.SelectColumns(#"Filtered Rows1",{"Item", "Data"}),
    #"Expanded Data" = Table.ExpandTableColumn(#"Removed Other Columns1", "Data", {"Column1", "Column2", "Column3"}, {"Column1", "Column2", "Column3"})
in
    #"Expanded Data"

Als dit een oplossingsrichting is, kan ik er wel nader op ingaan. Voor een eerste indruk zou dit voldoende moeten zijn.
Om de query werkend te maken moet je een map maken met de bestanden en de naam van die map in de query opnemen (bij Source).

 

[gast0660]

Hoi,
Kijk eens of we op de goede weg zitten.

 

[MarcelBeug]

Miguel: als je reageert, wil je dan gelijk ook nog even naar je andere openstaande vragen kijken?
Ik mis wat terugkoppelingen en dat is voor de hulpverleners - zoals ik - bijzonder frustrerend.

Lijst maken met unieke waarden uit x-aantal kolommen#post5862143
Indirect zoeken samen met verticaal zoeken#post5862381
Unieke tekst filteren#post5863047

Alleen vinkje gezet, zonder verder commentaar:
Voorwaardelijke opmaak#post5862449

Verder heb ik de indruk dat sommige vragen nogal op elkaar lijken; wellicht dat je soms per ongeluk een nieuwe vraag start in plaats van door te gaan op de openstaande vraag?

 

[MiguelOlivier]

De andere vragen waren inderdaad allemaal perfect opgelost, ik heb dit in orde gemaakt.

Ik heb beide bestanden bekeken en dit is inderdaad op de goeie weg, maar ik heb hierbij nog volgende vragen:
Het eerste bestand "weken overzetten" is via macro's gebeurd terwijl het tweede bestand "verzamelbestand" via powerpivot is gebeurd?

Ik moet namelijk nog powerpivot aanschaffen voor excel 2016, en als ik het goed voorheb is dit een licentie van 600€.
Daarom moest mijn vraag zou kunnen opgelost worden via macro's, zou mij dit uiteraard die 600€ kunnen besparen.

Dus mijn vraag: indien dit eerste bestandje via macro's is gebeurd, hoe zou ik dit zelf kunnen toepassen?

Sorry voor de moeilijke vraag, maar moest dit lukken zou dit een grote hulp zijn.

Was mijn representatief bestand in orde of verwacht je nog iets extra's in mijn bestand?
Laat het alvast weten.

Dank voor de al gedane moeite!

Miguel

 

[MarcelBeug]

De andere vragen waren inderdaad allemaal perfect opgelost, ik heb dit in orde gemaakt.

Je hebt alleen vinkjes gezet en dat is niet handig want dan weten we nog niet welke oplossing je gekozen hebt EN we krijgen geen bericht / de vraag komt niet opnieuw bovenin de lijst.

Met andere woorden: als je alleen een vinkje zet, dan zien we daar niets van (of we moeten gaan lopen zoeken of er misschien vinkjes gezet zijn en dat gaat wat ver...).

Edit: en dan was ik het eventuele bedankje nog vergeten...

 

[gast0660]

Hoi miguel,
Als je het over mijn vbtje hebt, Weken overzetten en verzamelbestand zijn met VBA code, niet met powerpivot.De code kan je zien in de VBE (Alt + F11).