Rapport export Excel

[Jacobusje]

Beste,

In een redelijk grote database heb ik vanmiddag een nieuw rapport gemaakt.
De gegevens daarvan moeten elke 2 weken in een Excel-bestand naar de boekhouder.

Op zicht lukt dat allemaal wel, maar er wordt 1 belangrijk gegeven (het projectnummer) uit de voettekst niet mee geëxporteerd naar Excel.

In bestand 1 is de ontwerpweergave te zien
In bestand 2 de uitdraai
In bestand 3 de weergave in Excel na de export.

De detailregels heb ik visueel uitgeschakeld omdat de boekhouder daar geen interesse in heeft.

Weet iemand wat ik over het hoofd zie of kan ik ergens een eigenschap instellen zodat het projectnummer wel geëxporteerd wordt?

 

[AccessGuru]

Ik snap niet wat je aan het doen bent. Waarom exporteer je niet gewoon de gegevens van de onderliggende query naar de boekhouder als een Excel export? Daar heb je het rapport verder toch niet voor nodig?

 

[Jacobusje]

Bedankt voor je duw in de goede richting.
Het was mijn niet bekend dat je rechtstreeks een XLSX kon genereren vanuit een query.

Het is de volgende code onder een knop geworden.

Private Sub Knop302_Click()
On Error GoTo Err_Knop302_Click
    
    Dim sFilename1 As String
 
    sFilename1 = "C:\Boekhouder1.xlsx"
   
    DoCmd.OutputTo acOutputQuery, "Matr_Voorraad_opdr", acFormatXLSX, sFilename1, Autostart:=False
   
Exit_Knop302_Click:
    Exit Sub

Err_Knop302_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_Knop302_Click
    
End Sub

Wat ik nu als output krijg zijn alle regels op een rijtje.
De optelling per project ontbreekt nu nog.
Dat kan ik in een rapport wel voor elkaar krijgen maar in een (selectie)query niet.
Is daar een oplossing voor?

 

[AccessGuru]

De standaardcode die Access aanmaakt is doorgaans nogal omslachtig en lang. Kan dus een stuk korter. Niet dat hij daardoor sneller gaat, maar het is makkelijker voor het onderhoud, en als je hem straks gaat maken zonder wizard .

Private Sub Knop302_Click()
On Error GoTo Err_Knop302_Click
    DoCmd.OutputTo acOutputQuery, "Matr_Voorraad_opdr", acFormatXLSX, "C:\Boekhouder1.xlsx", Autostart:=False
    Exit Sub

Err_Knop302_Click:
    MsgBox Err.Description
End Sub

Voor wat je vraag betreft: eigenlijk kan het niet, maar met een kleine omweg is het wel mogelijk om een totaalregel toe te voegen. Je bent vast bekend met de optie om in een Access query een totaal te zetten door in het gegevensblad van de query de knop Totalen aan te zetten en bij de juiste velden dan een totaal te berekenen. Is dat wat je bedoelt?

Of wellicht gebruik je het verkeerde type query. In je eerste vraag geef je aan dat je een rapport maakt waarbij je de detailsectie verbergt, zodat alleen de voettekst met de totalen zichtbaar zijn. Dat kan simpeler, als je een totalen query maakt waarbij je groepeert op het veld ProjectID en totaliseert op het veld [Totaal]. Dan heb je dus een query met de twee velden die je nu in je rapport laat zien. Die query is prima te exporteren. Dan heb je nog géén totaal van de totaalbedragen, maar daar is, zoals gezegd, ook nog wel een oplossing voor.

 

[Jacobusje]

Code aangepast, dat werkt. :thumb:

Nu heb ik er een "totaalquery" van gemaakt, denk ik, zie afbeelding.
Nu krijg ik nog alle regels onder elkaar, dus niet gesorteerd met totaal per projectnummer.
Ik twijfel ook of dit de juiste manier is om een een totaalquery te maken.

Als ik bij de laatste 7 kolommen "Groep By" weg haal krijg ik de melding dat het geen expressie heeft/herkend.
Moet ik in die kolommen een andere keuze maken?

 

[AccessGuru]

Ik twijfel ook of dit de juiste manier is om een een totaalquery te maken.

Twijfel niet langer, dit is inderdaad (goed) fout . Totaliseren doe je op groepen. Hoe meer groepen, hoe meer de data wordt uitgesplitst. Ik zie bij jou 7 velden die totaal overbodig zijn, en die je dus niet wilt zien. Maar ze doen wél mee om de totalen uit te splitsen. Dus ja, dan krijg je wat je nu hebt. Gooi die velden weg, en je totalen zijn in orde.

 

[Jacobusje]

Dus ja, ik moet in andere kolommen een andere keuze maken.

Het is uiteindelijk goed gekomen volgens onderstaande afbeelding.

Bedankt, zo is mijn kennis weer ietsje toegenomen.

 

[AccessGuru]

Beetje onhandige manier om het totaal te berekenen, want i.p.v. Expressie kun je uiteraard beter SOM gebruiken. Dan hoef je geen Som in het veld te zetten. Dubbelop. Verder klopt het wel .

 

[Jacobusje]

Ik kom niet helemaal uit een ei...

Dat had ik namelijk ook gedaan, maar dat heeft Bill Gates zelf aangepast tussen het moment dat ik de DB had afgesloten en weer had geopend.

 

[AccessGuru]

Hoort Billeke niet te doen. Vermoedelijk zit er nog wat meer in die formule. Maar heel veel maakt het vermoedelijk ook niet uit qua snelheid. En niks mis met ei-kinderen :d.