Jammer genoeg is daar niet zomaar een kant-en-klare oplossing voor te verzinnen. Een rapport is in Access een weergave die in beginsel niet meer veranderd zou moeten worden. Een factuur bijvoorbeeld, bevat gegevens die een klant moet betalen. Als je dat opstuurt naar een klant, en hij kan zelf wat cijfertjes veranderen, heeft de factuur uiteraard weinig waarde. Je moet een rapport dus ook zien als een vervanging van handgemaakte documenten, die onveranderbaar zijn. Een Word-document is dat uiteraard nooit; zelfs als je het word document zou beveiligen, kun je dat nog omzeilen.
Overigens heeft de ontvanger geen Access nodig om je rapport te bekijken. Wel een Snapshot viewer, die je gratis bij Microsoft kunt downloaden. Het probleem van Access rapporten is dat je ze niet met behoud van opmaak kunt exporteren naar RTF, Excel of Word. De gegevens worden nog wel geëxporteerd, maar de opmaak lijkt nergens meer op. Vandaar de export naar Snapshot; dit is een grafische weergave van je bestand, en behoudt dus de opmaak. Je kunt het vergelijken als een alternatief voor een PDF bestand. Dit type bestand is door de ontvanger niet te veranderen, en voldoet daarmee dus aan de functie-eis van een rapport.
Hoe lever je het meldingsrapport dus aan in Word format? Eigenlijk moet je dan een oplossing in Word maken. Dat houdt dus in, dat je een Word rapport maakt, en dat via Samenvoegen koppelt aan de Access query die je ook voor je rapport gebruikt. Daarbij moet je dan waarschijnlijk nog een hoop werk verrichten als je met Groeperingsniveau's werkt; Word kan namelijk wel lijsten en brieven samenvoegen, maar gecompliceerde rapporten wordt al een heel stuk lastiger. Nogmaals: je zou dit soort documenten niet digitaal moeten opsturen in bewerkbaar format, als het gegevens bevat die vanuit de eigen gegevensbronnen komen, en waar de ontvanger niets mee zou moeten (kunnen) doen. Het is uiteraard anders als je gegevens wilt ontvangen om zelf te kunnen verwerken. Dan is een digitaal formulier dat door de gebruiker wordt ingevuld en opgestuurd uitermate praktisch. Maar, zoals de zin eigenlijk al zei: je hebt het dan over formulieren, niet over rapporten!
Alternatief voor Snapshot: exporteer je rapport naar PDF, en stuur dat op naar je klant. Meestal kunnen ze dat wel lezen/openen.
