Rapportage data in willekeurige lay-out plaatsen

[BartStam]

Beste,

In verband met, het veelvuldig veranderen van de lay-out van een standaard rapport dat minimaal drie jaar moet meegaan (en in die drie jaar ook veranderd), ben ik op zoek naar een mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de data los staat van de lay-out. Het doel is dat de data op ieder willekeurig moment aan de op dat moment recentste Lay-out gekoppeld kan worden. ik heb alleen geen idee hoe dit (het makkelijkst) mogelijk is.

Even een korte samenvatting;
- 3x ongeveer dezelfde data (met tussenpozen vergaard), die uiteindelijk in 1 rapport moeten komen
- mogelijkheid om de layout aan te passen en later de data hier weer in te voegen.
- uiteindelijke rapport moet in word staan
- het invullen van de data moet simpel zijn
- het verplaatsen van de data naar de layout moet á la minuut kunnen (in verband met de hoeveelheid de tijd en de vraag naar het rapport)

Is het op de een of andere manier mogelijk om dit voor elkaar te krijgen in word?

Alvast bedankt,

Bart

 

[OctaFish]

Het klinkt als een wel heel ingewikkelde methodiek.... Zoals je weet, is Word een Tekstverwerker. Je hebt dus teksten die je ergens in een document zet. Als je teksten wilt kunnen plaatsen op van te voren afgesproken plekken, dan kan dat eigenlijk alleen maar netjes als je met Bladwijzers of Velden werkt. En het vullen van die bladwijzers zul je dan met VBA moeten doen. Het maken van een standaarddocument met bladwijzers is op zich niet het moeilijkste; dat is het vergaren van de informatie die op de plek van die bladwijzers moet komen. En dat, geef je aan, moet juist simpel zijn? Dus eigenlijk wil je de rapporten 'live' kunnen invullen op de op dat moment gebruikelijke layout? Dan zou ik denken aan een Formulier, met Formuliervelden. Deze kun je redelijk fatsoenlijk opmaken, als datumveld, tekstveld of numeriek veld bijvoorbeeld. Het uiteindelijke formulier kun je beveiligen, zodat de gebruiker niet zelf meer kan sleutelen aan de layout. Maar verplaatsen van data naar een andere layout? Ik weet niet precies hoe je dat voor je ziet, maar ik zou daar niet aan beginnen.... Dan zou ik de oplossing eerder zoeken in een samenvoegbestand met Excel of Access, waar je de data invoert/opslaat, en op het gevraagde moment samenvoegt met het einddocument.

 

[BartStam]

Michel,

Bedankt voor de snelle reactie,
Ik snap dat Word een tekstverwerker is en in principe is het ook geen probleem om gebruik te maken van Acces of Excel. het probleem is echter niet dat de rapporten op locatie ingevuld moeten worden. Dit gebeurd op dit moment, alleen krijgen diegene die het rapport invullen (ondanks dat er veel vast staat), het voor elkaar om van alles te veranderen in de layout. het idee is dus om de data later in een layout te plaatsen. misschien had ik het probleem niet helemaal goed verwoord?
Maar wellicht is de optie om gebruik te maken van VBA interessant. Ik ben hier alleen niet helemaal in thuis, maar kan mij vaak de basics wel snel eigen maken. Weet jij misschien een boek met daarin basis ondersteuning voor VBA?

Bart

 

[OctaFish]

De meeste boeken die ik ken zijn wel bruikbaar; sinds de Office echt populair is geworden (zeg maar vanaf Office 95) zijn de slechte boeken vanzelf van de markt verdwenen, en zijn de betere boeken overgebleven. Omdat VBA op zich niet zo heel veel verandert, er komen per nieuwe versie wat functies bij, en een enkele functie wordt soms niet meer ondersteund, hoeven uitgevers ook niet zo heel veel energie te schrijven in updates. Alleen onverkoopbare boeken doen dat uiteraard niet. En die zijn dus wel weg nu. Kijk dus in de winkel wat je aan staat qua toon en layout, en koop (doe ik zelf ook) een net verouderde versie bij de dump. Zoals ik al zei, verandert er niet zo bijster veel, en je bespaart je een hoop geld als je nu een 2007 boek koopt i.p.v. 2010, om maar eens wat te noemen. Sterker nog: ik werk nog steeds met 2003 boeken... De nieuwere foefjes vind ik dan wel in de handleiding/help.

Als het gaat om gegevens die vanuit verschillende lokaties komen, dan zou ik, als ik het in Word zou doen, daar een apart formulier voor maken, dat je dan helemaal beveiligt. De formulieren kan je dan later wel (via vba) overzetten naar het eigenlijke rapport. Of je maakt een rapport in Access of Excel... Daar geldt overigens hetzelfde voor: je moet eerst de datagegevens uit de ingevulde formulieren zien te krijgen. Maar dat lijkt mij dus de makkelijkste optie, omdat een Formulierveld altijd een unieke naam heeft, en je kunt ze dus vrij simpel uitlezen, en in een ander document weer inlezen.

 

[BartStam]

Bedank voor de verschillende reacties, ik ga weer even proberen. Heb weer een hoop nieuwe inzichten gekregen!

Bart.