Rechten op machtigen mailboxen beperken

[shadin61]

Beste mensen,

Wij hebben op ons bedrijf te maken met een verkoop afdeling waarvan iedereen elkaar heeft gemachtigt op elkaars mailboxen binnen Outlook.
In geval van ziekte kunnen ze dan in het postvak kijken of er nog mails zijn...

In het kader van discretie en privacy wil ik dat onze host deze rechten beperkt voor de gebruikers en dat alleen op server niveau
mogelijk is. De verantwoording ligt dan bij de ict afdeling.

Iemand een idee hoe deze gebruiksrechten in te dammen zijn?

Groet, Ad

 

[RogerS]

Op zich is privacy geen probleem in deze. Het op die manier delen van je mailbox is iets wat je zelf doet en daarmee aanvaard je ook de bijbehorende risico's. Lijkt me juridisch geen probleem. Maar dat terzijde.

Ik neem aan dat jullie een Exchange server voor mail gebruiken. De rechten op de mailbox zijn ook aan de serverkant te regelen door de beheerder. Als ik mij goed herinner is er niet direct een mogelijk voor de beheerder om die functie in te perken voor de gebruikers. Je zou wel een aantal scripts op geplande tijden kunnen laten lopen om de rechten weer te overschrijven.

 

[shadin61]

Dank je Roger voor je bericht.

Ik zit niet zozeer in over de privacy, wel over discretie. Bijv. iemand van de directie stuurt een medewerker een bericht wat alleen de geadresseerde aangaat.

Hij moet er van uit kunnen gaan dat als hij iemand iets stuurt niet 5 man bij de koffietafel dit bericht staat te bespreken. Ik zal het idee van een script bij de cloud host aankaarten om dit eens in onderzoek te nemen.

Gr. Ad

 

[RogerS]

Beste tool om e.e.a in Exchange te beheren (met name gedeelde mailboxen en rechten op individuele folders) is toch wel Symprex. Kost wat, maar dat verdien je terug in het beheer.

Ik zou zelf de Info omzetten naar een volwaardige gedeelde mailbox. Geen moeilijk gedoe met wel/niet toegang, absentie en voor de ontvanger is ook meteen duidelijk wie er antwoord gaf terwijl zijn antwoord wel weer in de Info mailbox komt (handig als de ontvanger intussen met vakantie is). Al het andere is een hoop werk om een in feite niet bestaand probleem op te lossen.

 

[shadin61]

Dank je Rodger,

Ik ga je suggesties doorgeven aan onze hosting. Wellicht kennen zij deze optie al.

Gr. Ad

 

[shadin61]

Update

Ik heb via de helpdesk van onze host deze link doorgekregen. Hierin wordt beschreven hoe het mogelijk is deze rechten via een
register aanpassing te beperken http://www.msexchangegeek.com/how-to-prevent-users-from-delegating-their-own-mailboxes/

Zij zijn dit nu aan het onderzoeken en of dit geen invloed heeft op hun andere klanten.

Ik wilde jullie deze info niet onthouden.