Rechten op Outlook mappen zetten

[fhermans]

Hoi mede-forummers,

Ik heb outlook 2003 draaien onder een exchange 2007 server. Nu heeft elke gebruiker een email box draaien en sommige willen hun mailbox beschikbaar maken voor anderen. Dat is natuurlijk geen probleem, hiervoor kun je de machtigingen op de betreffende map zetten en klaar is kees. Maar..... nu is er een gebruiker en die heeft tientallen mappen in zijn inbox gemaakt. Hier moet een ander ook rechten op krijgen om dit in te kunnen zien. Nu kan ik natuurlijk op elke map de rechten gaan aanpassen met als gevolg dat ik een dik uur later met een gezwollen pols van het klikken zit te kijken. Ik zoek dus een manier om de rechten van een map te kopieeren naar onderliggende mappen in outlook. Ik weet niet of het kan maar leg de vraag graag hier neer. Ik ben benieuwd naar de reacties.......

Groetjes,
Fred

 

[hoogteijling]

In de AD Users and Computers pas ik altijd de rechten aan wanneer een andere gebruiker in iemands mailbox moet kunnen.
User properties >> Exchange Advanced >> Mailbox rights

Groeten Marcel

 

[RogerS]

Welkom in de wereld van Exchange. Op het gebied van het rechtenbeheer is er in Exchange weinig voorzien. Ik heb na heel lang zoeken slechts 1 tool gevonden die dit klusje voor jou kan regelen. Zie http://www.symprex.com/products/folder-permissions-manager/ . Voor zover ik weet de enige tool en zeker de investering waard.

 

[dnties]

@RogerS: Voor deze tool moet (maar liefst!) het volgende betaald worden:
1-administrator license EUR 795

Dat is wel erg bont. Tot EUR 100 zou ik me er nog wat bij kunnen voorstellen, maar bijna 800 euro...

Tijs.

 

[RogerS]

Wat is dat voor een bedrag in een beetje organisatie. Komt overeen met een uurtje of 15 werk van een medewerker (dan tel ik de fysiotherapeut voor zn RSI nog niet mee). Deze tool verdient zich echt wel terug. Komt nog bij dat je met deze tool de rechten kunt aanpassen waar en wanneer jij wilt. De gebruiker hoeft niet ingelogd te zijn, maar kan net zo goed gewoon verder werken tijdens de werkzaamheden.

 

[hoogteijling]

Ik denk dat de TS zelf kan beslissen of het een acceptabel bedrag is

Groeten Marcel

 

[dnties]

Natuurlijk blijft het aan de TS om te besluiten om het geld ervoor neer te tellen, uiteraard. Echter, zo'n tool zou niet eens nodig moeten zijn, vooropgesteld dat er serieus werk wordt gemaakt van het ontwerp van mappenstructuur.

Nog een tip voor de topic-starter: Als die medewerker er zo'n 'mappen-spaghetti' van gemaakt heeft, én anderen moeten er óók nog mee werken, dan zou ik persoonlijk eens met die medewerker om de tafel gaan zitten om een 'slimmere' mappenstructuur te ontwerpen, waarbij dan (o.a.) het aantal mappen beperkt wordt (en de diepte van de mappenstructuur).
Ook kan overwogen worden om (een deel van) die mappen/e-mails in Publieke mappen onder te brengen en/of mail naar publieke mappen te laten binnenkomen ipv. naar de mailbox van die gebruiker. Dit vanwege het feit dat de mappen/mails blijkbaar gedeeld beschikbaar moeten zijn.

Tijs.

 

[hoogteijling]

Inderdaad Tijs, dat ben ik met je eens.
Je kan niet verwachten wanneer je een mappen-spaghetti ervan maakt dat anderen tijdens jouw afwezigheid er dan mee kunnnen werken.

groeten Marcel

 

[RogerS]

Tijs helemaal mee eens. Wat blijft is natuurlijk dat het ontwerpen van die structuur veel tijd (en dus ook geld kost). Persoonlijk ken ik directeuren die tot wel 100 submappen in hun Outlook hebben. Probeer dat maar eens te beheren als de secretaresse er selectief bij moet en er ook nog eens vervangers en stagiaires zijn. In dat licht verdien je dit geld snel terug.

Los van het feit dat de jongens van Microsoft wel eens fatsoenlijke beheertools voor hun producten mogen meeleveren.

 

[fhermans]

Hoi,

Als eerste dank voor jullie reacties. Helemaal mee eens dat men een dergelijke structuur niet moet aanmaken, maar deze discussie heb ik al zo vaak gevoerd, het blijft een welles-nietes verhaal. Uiteindelijk is het de gebruiker die met zijn mail moet werken en dit overzichtelijk moet houden. Is natuurlijk onzin, want we hebben de Symantec Enterprise Vault draaien met een zoekfunctie waarmee je je mailtje hebt teruggevonden voordat je ook maar een mapje hebt open geklikt, maar goed, maak dat de gebruiker maar eens duidelijk

Ik heb me helemaal wezenloos geklikt, maar de rechten staan. Leve Outlook

Nogmaals dank voor de input!

Groetjes,
Fred