Samenvoegen documenten Excel en Word

[GijsPenal]

Hallo,

Voor de facturering moet ik een Excelsheet met een Worddocument samenvoegen.

In de Excelsheet staan alle sponsoren. Er zijn 7 soorten sponsoring, die weer onderverdeeld zijn in meerdere keuzes (zie bijgevoegd Excelsheet).

Hoe zorg ik dat de juiste onderdelen in de Wordfactuur gekoppeld worden én dat de overbodige regels niet zichtbaar zijn, zónder dat er lege regels zijn.

Bijvoorbeeld:
-Sponsor 1 sponsort alleen een reclamebord. Dan moet alleen dit zichtbaar zijn.
-Sponsor 2 sponsort een wedstrijdbal, 1/3 pagina clubblad, reclamebord, 1 pagina kabelkrant én heeft korting die ook uit het excelsheet moet worden gehaald.

1) Ik ga er vanuit dat de Excelsheet correct is opgesteld. Klopt dit?
2) Ik ga er niet vanuit dat de Wordfactuur correct is opgesteld. Dat klopt toch


Groeten Gijs


ps. uiteraard zijn de getallen en namen fictief

 

[OctaFish]

Hallo Gijs,

Hopelijk ben je niet meteen teleurgesteld, maar je Excelbestand deugt helaas niet.... Althans niet als gegevensbestand voor een samenvoeging. Het probleem is, grof gezegd, dat je het bestand hebt opgezet als rekenblad, en niet als gegevensblad. Om te kunnen samenvoegen met Word, heb je rijen met records, de sponsors, en kolommen met per sponsor de verschillende gegevens, de velden. Om te kunnen samenvoegen moet Word om te beginnen alle kolommen kunnen lezen; je wilt immers per sponsor de juiste gegevens op de juiste plaats in je samenvoegdocument hebben. Dat betekent, dat je voor je Excelbestand op de 1e rij moet beginnen met veldnamen te definiëren.
Hierbij moet je voor elke kolom een unieke naam maken.
Vervolgens krijg je op elke volgende rij een record met de betreffende sponsorgegevens, zoals je het min of meer hebt ingevuld in je voorbeeld.

Wat je dus moet veranderen, is de opmaak van de eerste rijen in je bestand, want daar kun je nooit een goed samenvoegbestand mee maken. Persoonlijk zou ik de eerste rijen naar een ander werkblad verplaatsen, en de cellen waarnaar je verwijst in je formules met <Invoegen>, <Naam>, <Definieren> een logische naam geven, die je dan vervolgens in je formules gebruikt. De Formule '=E$2' wordt dan bijv. "=Sponsorgroep". Maar dit is niet noodzakelijk. Ook (waarschijnlijk) niet nodig, maar wel aan te bevelen: geef het totale blok met sponsorrecords als geheel een naam, bijvoorbeeld Database. Je kunt dan straks bij het koppelen in Word verwijzen naar het benoemde blok, en hiermee voorkom je dat Word later bij het samenvoegen in de problemen komt omdat je onderaan ook weer verder gaat met formules waarmee je totalen berekent. Ook die zouden eigenlijk op een ander werkblad moeten staan.

Als je dus een consistente database hebt gemaakt van je gegevens, met veldnamen erboven, kun je in Word een koppeling leggen met het gegevensbestand, waarna je zonder problemen de juiste velden op de juiste plaats moet kunnen zetten. Bij het samenvoegen kun je aangeven dat regels met lege veldwaarden mogen worden overgeslagen, dus dat zou je andere probleem moeten oplossen.

Als ik tijd heb, zal ik een voorbeeldje posten, maar op dit moment loopt Word vast als ik probleer te koppelen, dus ik moet eerst rebooten.... Lang leve Microsof :evil:

 

[GijsPenal]

Hey Octa,

De opzet is ontstaan doordat er een totaal overzicht moest komen waarin alle sponsoren met de sponsorgelden in één opslag te zien is. Het Exceloverzicht moet zo opgebouwd zijn dat het wel tijdens een vergadering bespreekbaar is (vandaar de totalen onderaan het blad), hoé het opgebouwd is maakt me niets uit.
De facturen van de Sponsorgroep en BBC heb ik al uit deze opzet via 'samenvoegen' verstuurd.

Bij deze optie hadden alle sponsoren 1 optie ipv een keuze, bij clubblad hebben de sponsors 1 van de vier opties, bij kabelkrant en reclamebord zijn er twee opties.
Dit kan ik helaas niet vertalen naar Word :evil:

Als je een voorbeeldje aan de hand van de bijlages wil maken zou dat super zijn! De facturen moeten er (uiteraard) snel uit. Had ik maar eerder moeten beginnen, haha.

Darnaast heb ik nog het probleem/uitdaging dat er in Word de onderdelen waar sponsors niet voor betalen 'weg' moet vallen. De rest moet dan in elkaar schuiven. Ik hoop dat je begrijpt wat ik bedoel!

 

[robdgr]

Ik weet niet of dit probleem nog bestaat, maar in de bijlage vind je een aangepast bestand en een eerste opzet van een brief.