samenvoegen records op dezelfde pagina

Status
Niet open voor verdere reacties.
V

Veldschuur

Gebruiker
Lid geworden
16 dec 2009
Berichten
14
Beste mensen

Voor het versturen van gegevens uit een excel bestand gebruik ik word en merge de gegevens.
Ik heb een bestand in excel met de gegevens van personen en opmerkingen die ooit gemaakt zijn. Deze informatie elke keer in een neiuw record vastgelegd.
Ik wil de vastgelegde informatie naar de betreffende personen sturen. Daarvoor --> smenvoegen etc, maar dan gaat het mis.
Ik heb nl meerdere opmerkingen in het bestand staan van dezelfde persoon.
Zoals ik nu werk zou voor elke opmerking een nieuwe brief komen.
Probleem: Hoe maak ik gebruik van Word en Excel en krijg ik alle opmerkingen van dezelfde persoon op één brief.


Ik gebruik word 2003 of 2007

hulp is welkom

Ben
 
Ik denk te weten waar je probleem zit, maar vooraf eerst even een vraagje. Wat bedoel je precies met 'record'?
Excel werkt met kolommen en regels, niet met records. Ik heb wel een vermoeden wat je gaat antwoorden, maar even voor de zekerheid toch deze vraag.
 
gast0225
Ik denk te weten waar je probleem zit, maar vooraf eerst even een vraagje. Wat bedoel je precies met 'record'?
Excel werkt met kolommen en regels, niet met records. Ik heb wel een vermoeden wat je gaat antwoorden, maar even voor de zekerheid toch deze vraag.

Het gaat inderdaad om regels die in het bestand staan.

Ben erg nieuwsgierig naar je oplossing
 
Blijf even hangen, ik maak een simpel Excel voorbeeldje.
3 minuutjes werk.
 
Als je ervoor zorgt dat je 'records' oftewel je 'regel' per persoon er uiziet zoals in het voorbeeldje, dan is je probleem opgelost. Ik vermoed namelijk dat je huidige bestand per 'mens' meerdere regels heeft / meerdere records ? Zo ja, dan zit dáár je probleem. Je moet voor 1 persoon slechts 1 regel nemen. Op die regel kun je in opeenvolgende kolommen tientallen gegevens opnemen, opmerkingen, adresgegevens, telefoondata etc. etc.

Als je dán gaat mergen dan hoef je alleen maar per persoon de 'veldnamen' te selecteren die je in de te versturen brief / brondocument wilt hebben en dan gaat het gegarandeerd goed.
 

Bijlagen

Bedankt voor je reactie, maar daar zit nu net het probleem.
Het totale bestand is meer als 1000 records groot.
Ik weet niet hoeveel opmerking een bepaald persoon heeft en kan dit ook niet achter de betreffende persoon plaatsen.

Ik stuur je een klein voorbeeldje.


Bekijk bijlage test2.xlsx
 
Dat ziet er toch perfect uit?
Precies de structuur die het moet hebben om goed te kunnen mergen!
Zit jouw probleem mogelijk in de 'bediening' / 'vaardigheid' in het mergen in 2003 en / of 2007?
Jouw Excelbestandje ziet er namelijk toppie uit, een juweeltje om te gaan gebruiken als mergebestand!
 
Daar denk ik anders over.
als je het bestand bekijkt zie dat dat 2 personen met hetzelfde nummer (79) een regel hebben staan.
Ik maak een aanhef (adres gegevens) , maar daarna wil ik op hetzelfde formulier de opmerkingen onder elkaar hebben staan.
Als ik nu ga mergen dan heb ik 2 brieven
Zo staan in het bestand personen met meer als 10 regels. Ik wil dus geen 10 brieven versturen.

Misschien ben ik niet duidelijk genoeg geweest in mijn verwoordig van het probleem.
 
Jawel, heel erg duidelijk. Ik had dus goed gegokt v.w.b. de probleemstelling (zie bericht 22.43 uur). Wat je dus moet doen is dezelfde personen verwijderen als regel / record en voordat je dat doet, ervoor zorgen dat de extra informatie in extra kolommen komt te staan. M.a.w. iedere persoon / nummer op één regel en niet op meerdere regels.
Wat jij wilt is namelijk database onlogisch. Een database beschouwt ieder record (regel) als record, terwijl jij wilt dat de database dezelfde records niet als record ziet. Dat wordt voor een simpele Excel database lastig (onmogelijk).

Bijvoorbeeld die nummer 79. Waarom maak je niet een kolom extra aan (op J) waarin je de eventuele 2e datum plaatst? Als je gaat mergen ben je geheel vrij in het kiezen van de veldnaam (kolom) die je wilt gebruiken, dus gebruik je er maar één van de twee? Mocht je er persé 2 willen gebruiken, dan zet je er een koppelteken tussen in je brondocument?

Ik heb je Excel bestand inmiddels beter bestudeerd en kom tot de conclusie dat Excel niet geschikt is voor wat jij beoogt. Je zal Access of een soortgelijk progje moeten hebben en dán kan wat jij wilt uitgevoerd worden.
Edoch, mocht je toch Excel willen gebruiken, dan kun je met het toepassen van een filter vóór het mergen mogelijk ook bereiken wat je beoogt.
 
Laatst bewerkt:
Ehh, je was terwijl wij berichten aan het typen waren binnen enkele minuten weg en replyde niet meer? Ehh,..............?
 
Sorry moet weer vroeg op..

Ik heb ergens gelezen dat je in Word met volgende record wel de gegevens over kunt nemen.
je zou dan gebruik moeten maken van een "variabel" die controleerd of iets aan een bepaalde waarde voldoet.

Ik heb alles al bekeken, maar kom niet tot een bruikbare oplossing.

Volgens mij heb je meer kennis van een programmeerbare routine??

mvg.

Ben
 
Ik zou voor willen stellen het simpeler te houden. Wanneer je een kolom toevoegt en daarin een waarde plaatst waarop je vóór de definitieve samenvoeging laat selecteren, dan ben je er ook uit.

Wat ik daarmee bedoel is het volgende.
Stel dat er mannen en vrouwen in het Excel bestand voorkomen en het zou voor kunnen komen dat je alleen de mannen een brief wilt sturen. Dan zou je in je Excel bestand een kolom op moeten nemen 'geslacht'. In de cellen dan vanzelfsprekend m of v.

Kort vóór de definitieve samenvoeging laat je dan de kolom 'geslacht' leidend zijn voor de selectie door op te geven dat alleen naar de m van mannen gekeken moet worden voor de merging.
 
Wat is nu het doel:

Ik maak een briefhoofd (gegevens van een regel)

In de brief gebruik ik de gegevens van die regel.
op de volgende regel moeten de gegevens van de volgende regel komen te staan. (uiteraard van dezelfde persoon)
op de volgende etc..etc net zoalng het om dezelfde persoon gaat.
 
Zolang je met Excel werkt gaat dat niet lukken, tenzij je bypasses maakt. Het principe van het samenvoegen in Word met een Excel bestand is gebaseerd op veldnamen en aangezien de veldnamen vast staan (boven elke kolom) ontkom je er dus niet aan dat je teveel brieven van dezelfde soort krijgt (dezelfde persoon).
Voor jouw doel zal je naar een geavanceerder databasesyteem moeten, zoals eerder genoemd Access, tenzij je dus bypasses aanmaakt in Excel.
Zet je daarentegen de structuur van je records binnen Excel anders op, dan moet het te doen zijn.
 
Bedankt,

Volgens mij moet het te doen zijn, alleen weet ik niet hoe.
Er zullen toch meer mensen een oplossing voor dit probleem hebben gevonden.

Bedankt voor je ondersteuning, maar de uitdaging blijft om dit via word en een macro op te lossen.

groet,

Ben
 
Ik ben echt een beetje bang dat Word daarvoor te 'dom' is. Mergen met een Excelbestand betekent niets meer of minder dan dat Word naar de veldnamen 'kijkt'. Middels een filter zou het moeten kunnen en kun je een héél eind komen, maar ik ben er toch een beetje van overtuigd dat de sleutel gelegen is in een goed en doordacht Excel bronbestand.
 
Laatst bewerkt:
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan