Tabel vullen met behulp van invoervelden

[2010Peter]

In Access 2003 heb ik een tabel contracturen en in deze tabel, wordt per record, de volgende zaken vastgelegd:

- Datum (Deze datum wordt geselecteerd uit de tabel Datum)
- Naam medewerker (Deze medewerker wordt geselecteerd uit de tabel Medewerkers)
- Aantal contracturen van deze medewerker voor de betreffende datum

Is het ook mogelijk om met behulp van invoervelden de tabel contracturen automatisch te laten vullen:

- Je noteert een begindatum
- Je noteert een einddatum
- Je noteert de naam van de medewerker
- Je vult de contracturen in voor de maandag in de even weken, de maandag in de oneven weken, de dinsdag voor de even weken, de dinsdag voor de oneven weken enzovoort.

Groet,

Peter

 

[OctaFish]

Ik zou e.e.a. doen via een formulier, en niet in de tabel. Je kunt al niet op basis van tabelhandelingen iets automatiseren; daar zou je dus al een toevoegquery voor moeten maken. Maar het controleren van de juiste gegevens, en het vervolgens vullen van een of meer tabellen, doe je het best vanaf een formulier, waarop je dan bijvoorbeeld een knop maakt die de eerder gemaakte toevoegquery uitvoert.

 

[2010Peter]

Ik heb nu een toevoegquery gemaakt waarin de datum 1-1-2011 tot en met 31-12-2011 en de naam van de medewerker wordt weergegeven. In totaal worden nu 365 records weergegeven. Met behulp van de IFF functie en Weekday functie geef ik aan dat de medewerker op de maandag 9 uren werkt. Moet ik nu met 7 IFF functies werken om aan te geven hoeveel uren de medewerker op de afzonderlijke dagen werkt en zo ja hoe komt die functie er dan uit te zien? Hoe kan ik dit netjes in een formulier opnemen zodat het wat gebruikersvriendelijker wordt voor de medewerkers die hier mee moeten werken. Daarnaast wil ik eigenlijk ook onderscheid maken tussen even weken en oneven weken aangezien de contracturen in de even weken anders kan zijn dan in de oneven weken. Als ik deze query uitvoer dan wordt de naam van de medewerker en de betreffende contracturen wel toegevoegd maar de betreffende datum wordt niet in de tabel opgenomen.

Groet,

Peter

 

[OctaFish]

Om te beginnen: waarom een tabel met vaste datums? Is het niet veel handiger om met een standaardwaarde voor de datum te werken? Ik zie eerlijk gezegd het nut niet van een tabel met (in beginsel) 365 overbodige records waar niks in staat. Maak eens een voorbeeldje (eventueel in Excel) van wat je bedoelt, want ik vermoed dat je nog niet goed voor ogen hebt wat je wilt maken, laat staan dat je weet hoe je dat moet doen.

 

[2010Peter]

Hierbij een voorbeeld in het Excel bestand. Ik heb het eea toegelicht in de blad Toelichting. Ik hoop dat het duidelijk is. Op dit moment hebben we een soort gelijke tool in Excel maar graag willen we dit in Access onderbrengen.Bekijk bijlage Bestand.xls

 

[OctaFish]

Het oogt ziet er uit als een typische oplossing zoals je die in Excel zou maken.... In Access zou ik het toch anders doen. Om te beginnen: aparte tabellen voor Planning en Realisatie lijkt mij niet echt zinvol... in beginsel zijn dat namelijk dezelfde gegevens. Als je wilt weten of een planning is gerealiseerd of niet, kun je dat simpel doen door extra velden toe te voegen aan de tabel planning. Ik stel me zo voor dat je velden hebt voor [Geplande startdatum] en [Geplande einddatum]. Als je daar de velden [Gerealiseerde startdatum] en [Gerealiseerde einddatum] aan toevoegt, dan weet je ook al of een planning a) is uitgevoerd (je hebt twee datums) en b) of de uitvoering overeenkomt met de planning ([Geplande startdatum]=[Gerealiseerde startdatum]). Desnoods gebruik je nog een extra selectievakje Uitgevoerd Ja/Nee, als je niet alleen op datums wilt vergelijken.

Zelf zou ik nog steeds de tabel tblContracturen niet op voorhand vullen met jaargegevens; ik zou per werknemer het contractschema vastleggen (als daar regelmaat in zit) en op basis daarvan de planningtabel vullen. Wat je, neem ik aan, wilt kunnen doen, is werknemers kunnen toewijzen aan een project. Dat doe je simpel door een project in te plannen, en via een (sub)formulier een lijst te laten zien van de personen die in die periode nog niet zijn ingepland. Die data haal je (uiteraard) uit de tabel planning(sdetails), waarin je vastlegt wie welk project doet. Medewerkers worden op die manier alleen aan projecten toegewezen die je hebt, en je overzicht is veel betrouwbaarder. Want wat doe je als iemand in juni is ingeroosterd op basis van de vaste tabel, maar ziek wordt? Moet je toch op de een of andere manier die persoon weer verwijderen uit de lijst. En hetzelfde geldt voor medewerkers die vertrekken; die doen ook niet meer mee in de lijst. Kortom: ik zou wel de gegevens goed vastleggen, maar zeker niet op voorhand allerlei tabellen vullen met gegevens waarvan je op voorhand niet kunt zeggen dat ze 100% betrouwbaar zijn.

 

[2010Peter]

Hallo Michel

Bedankt voor je suggesties. Ik zal het aanpakken op de manier die je voorstelt. Bedankt.

Groet,

Peter