Terugkerende tekst automatisch bijwerken

[BroodjeThijs]

Ik bouw aan een naslagwerk van chemische stoffen, oplossingen, enz., en het bereiden daarvan. Die wil ik op verschillende keren terug laten komen. Eerst bijvoorbeeld alles alfabetisch. Vervolgens wil ik ook op categorie. Bijvoorbeeld onder het kopje buffers wil ik alle buffers terug laten komen; onder zuren wil ik alle zuren terug laten komen, ook de zure buffers. Zo heb ik dus recepten die 2, 3 of meer keer terugkomen. Als dit compleet is zullen er denk ik rond de 100 verschillende recepten in staan, en als ik dan een kleine wijziging wil doen, is het niet handig om alles handmatig langs te lopen. Ook i.v.m. dit vergeten na te lopen, dingen over het hoofd zien, enz. gaan er fouten in komen.
Het liefst wil ik dat, als ik deze recepten wijzig, dat deze dan op alle locaties automatisch bijwerken, misschien met een druk op een knop indien nodig. Nu kan ik dat doen door handmatig allemaal bouwstenen toe te gaan voegen. Dit doe ik liever niet zo. Ten eerste is het een rotwerk om dat allemaal te gaan doen, ten tweede zie ik deze bouwstenen liever niet terug in andere documenten waar deze nergens op slaan vanwege overzicht, ten derde ben ik bang bij een upgrade naar een nieuwe versie al deze bouwstenen te verliezen.
Heeft iemand een idee om dit aan te pakken? Of kan ik beter een ander programma dan word gebruiken?
Alvast bedankt!

 

[OctaFish]

Dit is bijna niet te doen in Word; het is niet voor niks een tekstverwerker. Je werkt dus met woorden en zinnen etc. En die staan ergens in een document, en dat is het dan wel zo'n beetje. Je kunt nog wel kruisverwijzingen etc. maken, maar dan ben je, gezien de complexiteit van je vraag; dermate veel tijd kwijt dat je beter iemand kan inhuren die het voor je overtypt . Als het gaat om een (relatief) beperkte hoeveelheid basisgegevens die in steeds andere samenstellingen terugkomen, zou ik daar Access voor gebruiken en daarin een rapport maken met subrapporten die dan allemaal zijn gebaseerd op verschillende queries waarin de verschillende groepen/recepten worden vastgelegd. Dan heb je een dynamisch object waarin je naar hartelust kunt schuiven met gegevens. In Word zou ik er in ieder geval niet aan beginnen...

 

[BroodjeThijs]

Het is ook een document met een voorblad, inhoudsopgave, paginanummering, koppen en opsommingen. Dat is juist zo fijn met word.
Ik heb er over nagedacht om misschien met internetpagina's iets te doen. Voor ieder recept een apart php-bestandje, en dan kan je makkelijk invoegen met het php-commando include. Maar ik vind het zo omslachtig om iets wat ik enkel lokaal gebruik en uit ga printen op internet te gaan maken.

 

[OctaFish]

Welke oplossing je ook gaat doen: omslachtig gaat het altijd worden . Een alternatief is nog met gekoppelde Excel lijsten werken.

 

[BroodjeThijs]

Bedankt voor je hulp. Ik ga eens kijken of het handig kan met gekoppelde excellijsten.

Edit 1:

Ik heb een deel van de oplossing gevonden:
1. Voor elk recept maak ik een apart bestand aan
2. In het hoofdbestand kies ik: Invoegen, object, bestand gebruiken
3. Dan klik ik het bestand aan van het recept dat ik wil invoegen
4. Koppelen aan bestand aanvinken.
5. Ok.
Op deze manier kan ik stukken opgemaakte tekst meerdere keren toevoegen aan het document. Als ik in een receptenbestand iets wijzig, en de koppeling bijwerk in het hoofdbestand, neemt deze de wijzigingen over. Dit doe ik door met de rechter muisknop op een stuk te klikken, en dan bijwerken te drukken.
Het enige dat ik nu nog nodig heb is een manier om alles in 1 keer bij te werken.

Edit 2 en 3:

Bij het opnieuw openen van het document worden alle koppelingen automatisch bijgewerkt. Werkt fantastisch. Dit is precies wat ik zocht, met alle fijne opmaakmogelijkheden van word.
Dubbelklikken op toegevoegde tekst opent het originele bestand om te wijzigen.

Edit 4:
2 stappen toegevoegd

 

[OctaFish]

Het enige dat ik nu nog nodig heb is een manier om alles in 1 keer bij te werken.

<Ctrl>+<a> en dan <F9>.
Je kunt ook met hoofd- en subdocumenten werken als je toch losse documenten maakt. Werkt waarschijnlijk nóg makkelijker. En overzichtelijker.

 

[BroodjeThijs]

Hoe werkt dat?

 

[OctaFish]

Dat wijst zich vanzelf als je de Overzicht weergave activeert. Je maakt dan van het actieve document een hoofddocument, en kunt dan alle volgende documenten als subdocument toevoegen. Omdat je in de overzicht weergave werkt, kun je alle documenten in één keer samenvouwen of uitvouwen, of één document uitvouwen. En de subdocumenten zijn nog steeds zelfstandig te openen en bewerken.

 

[BroodjeThijs]

Maar als ik zo'n document op 1 plaats aanpas, veranderen de andere plaatsen niet automatisch mee. Niet bij mij althans.
Ik doe het op mijn manier, dat werkt voor mij.

Bedankt voor de hulp!

 

[OctaFish]

Je hebt het er ook over om deelbestanden te maken van de verschillende recepten. En dat werkt prima met hoofddocumenten. Maar aangezien ik je documenten(structuur) niet heb/ken, kan ik uiteraard niet beoordelen wat voor jou de beste aanpak is.