uitgaande mail kopieren

[BeeEmBee]

Hallo allemaal,

Wij werken met Outlook 2003 op werkstations en Microsoft Exchange Server versie 6.5 onder Windows Server 2003.

Eén van de collega's houdt zijn mailbox maagdelijk schoon en gooit alle ontvangen mail na lezen weg. Zo ook de verzonden mail. Hiermee gaat helaas ook noodzakelijke info van en naar klanten verloren, zoals bijvoorveeld prijs- en productafspraken. Uiteraard is hier al diverse keren over gesproken maar de collega is zeer moeilijk te bewegen e.e.a. netjes op te slaan voordat er verwijderd wordt.
Inkomende mail kunnen we natuurlijk gewoon in een extra mailbox laten bezorgen, dat is geen probleem. Maar bestaat er ook een mogelijkheid om een keiharde en vast gedefinieerde CC te gebruiken bij het verzenden van mail. En dan ook nog dusdanig dat er geen verzonden melding in de betreffende map komt te staan? Ik kan hier zelf niets van vinden.
Als het in Exchange niet kan, dan is extra "externe" software ook een mogelijkheid.

Bij voorbaat dank voor het meedenken,

Groet,
Mart

 

[RogerS]

Hallo Mart,

je beschrijft een bekend fenomeen. En los van het feit dat je collega wel iets beter mag meewerken vind ik dit geen taak die bij een eindgebruiker hoort te liggen. Zeker niet als emails dermate belangrijk zijn.

Gelukkig zijn er wel professionele softwarepakketten die zowel in-/ als uitgaande emails kunnen opslaan/archiveren en bovenal indexeren. Want als je later nog eens iets zoekt is het wel leuk als je het nog kunt vinden.

Verder wordt dit punt steeds belangrijker vanuit wettelijk oogpunt. In bepaalde gevallen maken emails al onderdeel uit van de administratie bijv. en moeten dus ook 7 jaar bewaard blijven. Je ziet geen taak voor de medewerker.

Echter het invoeren van een oplossing die alle emailverkeer bewaard komt ook heel dicht bij de privacywetgeving en kan dus niet zomaar geimplementeerd worden, tenminste als je geen rechtszaken tegemoet wilt zien.


Mijn advies. Neem een professioneel bedrijf in de arm die dit voor je op een goede en betaalbare manier kan oplossen. Wil je alvast iets lezen over de mogelijke oplossingen kijk dan eens bij 'barracuda email archiver' of GFI.

 

[BeeEmBee]

Dankjewel voor de snelle reactie Roger,

Op zich wel raar dat bijvoorbeeld Exchange Server dit niet als standaardfunctionaliteit met zich meedraagt.
Het belang van de bewaarplicht is mij bekend, net als het belang om terug te kunnen vallen op eerdere correspondentie. Maar ook de wet persoonbescherming en privacy zijn niet onbelangrijk in dit geval.
We zijn echter wel voornemens om dit fenomeen aan te pakken en ook klip en klaar te vertellen dat alle uitgaande en inkomende mail wordt bewaard en dit ooks chriftelijk te bevestigen. het wordt dan onderdeel van het internetprotocol en dat voorkomt problemen achteraf. Net als het ophangen van camerasystemen: als het maar bekend is, dan mag het.

Ik heb mijn vraag gesteld los van de info die ik heb opgevraagd via onze harware- en onderhoudspartner. daar was niet direct een toepassing bekend en ik wil dan nog wel eens hier de vraag ook stellen. Beter twee keer geschoten dan helemaal niet, tenslotte. En er is hier een onschatbare hoeveelheid kennis aanwezig en vaak is de reactie sneller dan onze vaste partner.

Nogmaals dank, ik ga een barracuda vangen

groet, Mart

 

[BeeEmBee]

PS: ik zal het slotje erop gooien