Uitnodigingen maken via Teams

[mulderwme]

Hallo allenmaal,

Ik sta voor een Corona uitdaging.

Ik moet online lessen via Teams gaan geven. Daarvoor moet ik de studenten uitnodigen. Dat is heel veel werk, omdat het om veel uitnodigingen gaat. Per week wel 24! En dat 7 weken achterelkaar.

Wie kan mij helpen om die uitnodigingen voor een groot deel te automatiseren.

De studenten staan met emailadres in Excel. Steeds moet ik groepjes van ca. 8 studenten een uitnodiging sturen. Wekelijks moeten voor alle studenten een zelfde aantal lesbijlagen worden meegezonden.

In een Excelbestandje heb ik een voorbeeld van mijn lesrooster gezet.
Ik stel mij voor, dat ik steeds even het groepje waar het omgaat selecteer. Dan start ik een macro te die de uitnodiging opent. Die kan ik dan even controleren en daarna klik ik op verzenden.

Is het probleem duidelijk? Ik heb het voor 1 lesweek een keer handmatig gedaan, maar dat kost veel tijd en ik maakte ook wel eens een foutje. Bijv. dat ik toch vergat het schuifje Teamsvergadering aan te zetten en dat ik vergat aan te geven dat de uitnodiging niet gedeeld mocht worden.

Als er vragen zijn omdat ik onduidelijk ben, dan hoor ik dat graag.

Groet en alvast geweldig bedankt!
Willem

 

[NajKwin]

Kijk hier eens even:

https://www.youtube.com/watch?v=MfNAZvp40bQ&feature=youtu.be&utm_campaign=gebruikersnb-sept-2020&utm_term=video-marien&utm_source=mailplus&utm_medium=email

 

[mulderwme]

Dank je wel, NajKwin, voor je snelle reactie.

Ik ben bang dat dit geen oplossing voor mij is.

1. Niet elke klas heeft precies een week later op hetzelfde tijdstip les. Er zit geen voorspelbare regelmaat in, dus ik kan geen terugkerende afspraak maken.
2. Bij elke les moet ik bijlagen meesturen. En die verschillen van week tot week.

Ik moet dus echt steeds per klas/groepje de uitnodiging aanmaken.

Groet
Willem

 

[AD1957]

zoiets?
code alleen voor klas A1-B1-Cc1 werkend
Werkt alleen als je OUTLOOK gebruikt.

 

[VenA]

Teams lijkt niet echt onderdeel van Outlook te zijn. Zoiets zou kunnen werken

Selecteer A4 t/m F11 en laat deze macro eens lopen.

Sub VenA()
ar = Selection
  With CreateObject("Outlook.Application").CreateItem(1)
    .Subject = "Klas " & ar(1, 1) & Format(ar(1, 4) + ar(1, 5), " dd-mmm hh:mm")
    .MeetingStatus = 1
    .Start = Format(ar(1, 4) + ar(1, 5), "mm-dd-yyyy hh:mm")
    .Duration = 25
    For j = 1 To UBound(ar)
      .Recipients.Add ar(j, 3)
    Next j
    .display
    SendKeys "{F10}", True
    SendKeys "H", True
    SendKeys "TM", True
    SendKeys "{Tab}", True
    SendKeys "{Tab}", True
    SendKeys "^+{END}", True
    SendKeys "{END}", True
    SendKeys "{F10}", True
    SendKeys "N", True
    SendKeys "AS", True
    SendKeys "{ENTER}"
  End With
End Sub

 

[alphamax]

Kijk eens hier, zie https://www.wiseowl.co.uk/blog/s2789/vba_teams_meeting.htm de oplossing van VenA met plaatjes.

 

[VenA]

@alphamax, kijk eens goed naar de code in #5

 

[alphamax]

de oplossing van VenA met plaatjes.

 

[formatfrits]

Leuk dat je dit via Excel wil doen, maar in Teams zelf zit alles wat je nodig hebt. je kunt groepen maken, je kanaal beheren, je agenda instellen en uitnodigingen sturen en nog veel meer. Teams is zoveel meer dan alleen een chatprogrammaatje, verdiep jezelf er eens goed in.

 

[mulderwme]

Dank je wel, formatfrits.

Je hebt gelijk dat er veel meer kan via Teams. Het is echter zo, dat de instructie is om de uitnodigingen via Outlook te versturen.
We maken dus geen Team aan per klas. Ik heb de klas 7 weken. Dat geldt ook voor andere docenten. Dan zou er een wildgroei aan Teams ontstaan en dat wil men niet.

Groet
Willem

 

[mulderwme]

Beste Alphamax en VenA,

De macro werkt voor een deel, maar ik loop tegen e.e.a. aan.

Teams draait op het Microsoft 365 (Office 365) account van de hogeschool. De lessen moet ik vanuit huis verzorgen en ik wil dus ook vanuit huis de uitnodigingen versturen. Ik mag namelijk niet op school komen.

Ik heb het bestand met code in OneDrive van de hogeschool opgeslagen. Als ik het Excelbestand dan open moet ik kiezen of ik in de online versie of in mijn eigen desktop Excelversie verder ga.

In de desktop versie opent er wel netjes een nieuwe meeting, en de velden worden ingevuld via de macro, maar de send key TM werkt dan toch niet. Outlook meldt iets over rechten in Teams van de hogeschool.

In de online versie van Excel op de hogeschool werken de macro's niet. Voor online is er een heel (voor mij) nieuwe scriptingtaal waar ik nog nooit iets mee heb gedaan. Ik denk dat ik die code nodig heb.

Het is allemaal natuurlijk zo nieuw!

Groet,
Willem