velden met gelijke waarden samenvoegen voor grafieken en rapporten

[baguetje]

Voor en vereniging maak ik een database aan waarin de functies worden opgeslagen die een lid kan uitvoeren.
Probleem: een lid kan meerdere functies (max. 3) uitoefenen. Hij kan kiezen uit 11 functies. Mijn database bevat 3 velden 'functie'. Er is geen hiërarchie in de functies.
Het probleem is dat de verschillende functies in verschillende kolommen (velden) te vinden zijn. Bv. in record 1 staat 'animatie' in veld "functie1" en in record 24 in veld "functie3".
Dit bemoeilijkt het maken van grafieken omdat ik er niet in slaag om de gelijke waarden samen te brengen. Idem voor rapporten.
Hoe kan ik dit oplossen? Ik probeerde reeds query's, maar de 11 waarden samenbrengen in 1 grafiek is (tot hiertoe) onmogelijk...

 

[OctaFish]

Als je de db genormaliseerd zou hebben, dan had je een aparte tabel voor de functies. Voor elke functie die een persoon dan uitoefent, wordt een apart record aangemaakt. Groot voordeel daarvan is, dat je niet gebonden bent aan een maximum van 3 functies. Ook al heb je nu de 'afgesproken' regel dat er maximaal 4 functies mogelijk zijn, is dat toch databasetechnisch niet handig om dat op de door jou uitgevoerde methode te doen. Stel dat besloten wordt om het aantal functies uit te breiden naar 4? Heb je toch een probleem....
Bovendien is het heel simpel om bij het toekennen van nieuwe functies de lijst te filteren op reeds gekozen functies. Iemand die dus de functie 'Betalend lid' heeft, kan die functie niet twee keer uitoefenen. In jouw situatie, met aparte velden, is die controle veel lastiger te maken. Daarnaast is het maken van je grafieken ook ineens een fluitje van een paar centen; alles staat namelijk in één keer op de juiste plek!
Kortom: ik raad je toch wel heel sterk aan om je structuur te veranderen

 

[baguetje]

Daar heeft u gelijk in. In mijn vorig professioneel leven zou ik dat zeker gedaan hebben.
Maar 2 dingen houden me tegen:
1) het onderhoud van de database zal niet door mij gebeuren, maar door mensen met een elementaire access-kennis (niet-informaticus). Ik wil dus geen ingewikkelde structuur.
2) ik heb geen kennis van het normaliseren van een database en vind er geen online lectuur over. Kan u mij ergens naar toe verwijzen? Kan dit op een makkelijke wijze in "2007", of moet ik van nul herbeginnen?
Met dank voor je antwoord.

 

[OctaFish]

Om te beginnen: juist een slecht gemaakte database is door een Access leek niet meer te onderhouden.... daarom is het zaak dat een db wordt opgezet door iemand met een beetje kennis van database-ontwerp. Complexiteit van een db ligt ook niet in het maken van meer of minder tabellen, maar in wat de db uiteindelijk moet gaan doen. Door de nu gekozen opzet maak je het bijna onmogelijk voor een leek om er ooit nog iets fatsoenlijks van te maken. Dus dat argument sla ik niet heel erg hoog aan
Wat betreft het normaliseren: kijk in de sectie Handleidingen; ik ben eind vorig jaar begonnen met een cursus Access voor beginners waarvan elke maand een nieuwe aflevering in de Nieuwsbrief staat. Ik ben begonnen met database ontwerp, en normaliseren!