vragen over access

[bredant]

Hallo,

Ik weet niet of ik hier in het juiste topic zit maar ik ben nieuw op het forum! Ik ben op zoek naar een oplossing voor mijn probleem. Ik heb een database met een 20-tal tabellen. Nu zou ik al die tabellen willen samenvoegen tot 1 tabel. De Kolomhoofden zijn: nr (primaire sleutel), front (OLE voor afbeelding), back (OLE van afbeelding), country (automatische tekst), place, heritage, year, color (manuele tekst), in possesion (j/n). Is er nu een mogelijkheid om alle tabellen samen te voegen en de inhoud van de OLE-objecten mee te nemen en dan ook de originele tekst van country mee te nemen?

Een bijkomstige vraag: Is er een mogelijkheid om een rapport te openen die voor het openen een venster geeft om een keuze te maken van country of van year? Dus de inhoud filteren op 1 bepaald land of 1 bepaald jaar en enkel die info in het rapport weergeven. Kan bvb opgelost worden door 2 rapporten (1 voor country en 1 voor year).

Ik heb nu voor elk land een aparte tabel met daaraan elk een apart rapport gelinkt maar ik zou dus graag alles in 1 tabel krijgen en dan een mogelijkheid om daaruit (eventueel met 1 rapport voor elk land en 1 rapport voor elk jaar) want nu heb ik enkel rapporten per land, en kan ik geen rapport maken over de landen heen per jaar en dit is ook nodig; maar dan alles vanuit 1 tabel!

alvast bedankt voor jullie hulp!

 

[Tha Devil]

Beste "brebant",

Welkom op het forum!
Ik heb uw vraag verplaatst van "Overige programmeertalen" naar "Access"

Met vriendelijke groet,
Stefan (Tha Devil)
Moderator Helpmij.nl

 

[OctaFish]

Als ik je vraag zo lees lijkt het mij inderdaad wel zinnig om alle tabellen in één tabel te zetten. En dat gaat relatief simpel, met een Toevoegquery. Omdat het om een eenmalige actie gaat, zou ik daar niet teveel werk van maken en voor elke tabel een eigen query te maken, maar ik zou beginnen met één tabel te kopieëren en als hoofdtabel te gebruiken (de tabel met de meeste records bijvoorbeeld) en de overige tabellen daar aan toe te voegen.
De eerste stap is dan: kopieer de grootste tabel (slepen met Ctrl-toets ingedrukt bijvoorbeeld) en geef deze nieuwe tabel een logische naam.
Stap 2: Maak een nieuwe query, selecteer de eerste tabel die je wilt toevoegen, verander vervolgens het Querytype naar Toevoegquery, en selecteer de nieuwe tabel om aan toe te voegen.
Sleep vervolgens alle velden uit de tabel naar het velden venster, en controleer of alle veldnamen netjes over worden genomen. Dat hoeft niet altijd zo te zijn, als je bijvoorbeeld een keer een _ gebruikt in een veldnaam en een andere keer een spatie, dan herkent Access de veldnaam niet. In dat geval moet je zelf het toevoegveld selecteren uit de lijst.
Stap 3: als alle velden zijn gekoppeld, kun je de query uitvoeren. Doe dit maar één keer, want anders krijg je uiteraard dubbele records.
Stap 4: Voeg de volgende tabel toe aan het query-raster, en vervang in de lijst met velden de tabelnaam; je gebruikt nu uiteraard de volgende tabel. Als alle velden zijn aangepast, kun je de eerste tabel verwijderen. Je kunt ook eerst de oude tabel verwijderen, en dan de volgende tabel toevoegen. In dat geval verdwijnen natuurlijk alle velden, en zul je die opnieuw naar het veldenraster moeten slepen en eventueel koppelen. Voer de query weer één keer uit.
Stap 5: herhaal stap 4...

Deze procedure werkt op zich prima als je in je tabellen geen autonummervelden gebruikt. Je kunt die namelijk niet overzetten naar een andere tabel. En dat kan problemen opleveren als je die als sleutel hebt gebruikt, want je krijgt dan andere sleutels. Wil je de oorspronkelijke velden toch meenemen, maak dan in je nieuwe hoofdtabel een extra Numeriek veld aan, en gebruik dat om de oude ID's naar te kopieëren. Je moet dan het oude autonummerveld (vermoedelijk) handmatig koppelen aan het nieuwe nummerveld. Omdat dit veld ongetwijfeld dubbele waarden gaat opleveren, kun je dat dan niet meer als sleutelveld gebruiken.

Als alles is gekopieerd, kun je een formulier maken waarin je het land kiest, en een rapport baseren op de nieuwe tabel dat je dan filtert op de keuzelijst op het formulier.

 

[bredant]

OctaFish,

Eerst en vooral wil ik je heel hard bedanken voor de snelle reactie! De tabellen samenvoegen lukt nu wel maar ik kan niet zo goed volgen met het rapport en formulier om dan uiteindelijk een rapport per land of per jaar te krijgen... Ik ken wel iets over acces maar vooral dan over de tabellen en rapporten, niet zo zeer over formulieren.

MVG Bjorn

 

[OctaFish]

Eerst maar een tip: het is niet nodig om een bericht waarop je antwoord in zijn geheel te quooten; niet alleen is het nogal lastig lezen (zeker bij een groot bericht) maar het bericht staat er pal boven; je kunt hem dus toch al wel lezen! Dus van mij mag je die hele quoot er uit halen, dan hou je een mooie kleine vraag over

Zonder voorbeeldje kunnen we uiteraard niet zoveel zeggen of je db; kijk dus eerst eens in de handleidingen sectie naar de cursus Access, waarin ik ook het maken van keuzelijsten behandel. Een keuzelijst kun je overigens met de wizard heel makkelijk ook zelf maken; vervolgens kun je met een andere wizard een rapport filteren op basis van een waarde die je met die keuzelijst hebt geselecteerd. En (ook weer met een wizard) is een formulier ook vrij eenvoudig te maken.
Overigens: ik zou mij zeker verdiepen in formulieren, want die vormen toch de gebruikersinterface. Tabellen en queries dienen zoveel mogelijjk buiten schot te blijven; eigenlijk zou je de meeste handelingen via formulieren moeten (laten) uitvoeren.

 

[bredant]

ik heb even geprobeerd met de handleidingen maar dit lukt totaal niet. Kan ik niet ergens mijn database uploaden met 1 tabel en 1 rapport (dat deze niet te groot wordt om te uploaden)? Dat zou misschien wel handiger zijn!

 

[OctaFish]

Je kunt je db comprimeren, vervolgens zippen en dan is hij vermoedelijk wel klein genoeg om te uploaden.

 

[bredant]

Octafish,

bedankt voor de moeite! Dankzij het forum heb ik de tabellen kunnen samenvoegen. Voor de filter heb ik volgende eenvoudige oplossing gevonden en kan ik nu een apart rapport per land of jaar filteren. dus moet ik gewoon een rapport per land en per jaar maken en allen baseren op 1 tabel met volgende filter:

ALLEEN DE GEWENSTE RIJEN WEERGEVEN DOOR FILTERS TE GEBRUIKEN
U kunt filters rechtstreeks op uw rapport toepassen zonder de rapportweergave te verlaten. Wanneer u bijvoorbeeld een kolom Land/regio hebt en u wilt alleen de rijen weergeven waarin het land Canada is, doet u het volgende:

Zoek het woord 'Canada' in het rapport en klik erop met de rechtermuisknop.
Klik op Is gelijk aan 'Canada'.
Het filter wordt gemaakt en toegepast.

bron: office.microsoft.com