Wijzigingen in basisgegevens slechts bijwerken vanaf de datum van wijziging

[marianneke]

Goedemiddag,
Graag hulp bij het volgende:
Bijgevoegd bestand met 3 tabbladen:
Gegevens studenten (basisgegevens)
Gegevens groepen (basisgegevens)
Tabblad "Actielijst" gaan we mee werken en haalt bij intypen van studentnummer de bijbehorende gegevens uit de eerdere twee tabbladen.
So far so goed.

Eerste vraag: Als nu op een bepaald moment een Groep een andere SC krijgt, en ik wijzig die naam bij de basisgegevens, wordt bij acties van eerdere data ook de naam gewijzigd. Ik wil dat de acties van de eerdere SC zichtbaar blijven.
Idem als een student van Groep veranderd op een bepaalde datum, moeten de eerdere acties gekoppeld blijven aan de eerdere groepscode.

Hoe kan ik de datum van de invoer wijziging koppelen aan de verwerking in tabblad "Actielijst"?

Tweede vraag: Hoe kan ik de actielijst kolommen B tm G het beste beveiligen tegen wissen (bewerken met bijvoorbeeld kleuren in celmarkering moet nog wel kunnen) zodanig dat ik wel kan filteren en aangepast sorteren. Bekijk bijlage Helpmij Test V5.xlsx

 

[jkpieterse]

Wat je zou kunnen doen is de VERT.ZOEKEN formules in het historische deel van je gegevens omzetten naar waarden.

 

[marianneke]

Kun je uitleggen wat je bedoelt, hoe je dat doet?

 

[jkpieterse]

Gewoon, kopieren en plakken speciaal waarden.

 

[VenA]

Een beetje onbegrijpelijk bestand en rare formules. Maak gebruik van tabellen en logische formules dan heb je de VO en de foutafhandeling niet nodig.

Met een beetje code kan je de formules vastzetten naar waarden. Hoe en waar precies is niet echt duidelijk met de verschillende afhankelijkheden. Maar zal zoiets zijn:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
  With Sheets("Gegevens Groepen").ListObjects(1)
    If Target.Column = 2 Then
      With Application
        .EnableEvents = False
        c00 = Target
        .Undo
        c01 = Target
        For j = 1 To Sheets("Actielijst").ListObjects(1).ListRows.Count
          If Sheets("Actielijst").ListObjects(1).Range.Cells(j, 6) = c01 Then Sheets("Actielijst").ListObjects(1).Range.Cells(j, 6) = Sheets("Actielijst").ListObjects(1).Range.Cells(j, 6).Value
        Next j
        Target = c00
        .EnableEvents = True
      End With
    End If
  End With
End Sub

Als je in de tab 'Gegevens Groepen' in kolom B een naam aanpast dan worden de formules in de tab 'Actielijst' in kolom F omgezet naar waarden.

 

[marianneke]

Goedemorgen!
Aan de opmerking van VenA te zien, heb je gezien dat dit een probeersel is met enige basiskennis van excel maar niet de èchte kennis van dit soort formules. Maar goed, dit is wel de manier om te leren. Fijn dat jullie meekijken!

Ik zal toelichten wat de bedoeling is, in de start van dit topic ben ik blijkbaar niet duidelijk genoeg geweest.

Tabblad "Gegevens studenten" (basisgegevens): is een uitdraai uit ons systeem
Tabblad "Gegevens groepen" (basisgegevens): is een andere uitdraai uit ons systeem

Tabblad "Actielijst" gaan we mee werken en haalt bij intypen van studentnummer (OV) de bijbehorende gegevens uit de eerdere twee tabbladen zodat we die niet bij elke actie helemaal opnieuw achter het OV hoeven te typen.
Acties kunnen zijn: Bellen, LPA, GGD, Bespreken enz.
"Groep" "SC" en "ZC"kunnen veranderen gedurende het schooljaar, ook kan de "Woonplaats wijzigen. Echter de eerder gedane acties moeten gekoppeld blijven aan de eerdere SC enz.
Ook moet het mogelijk zijn te filteren op "Groep"
Het moet mogelijk zijn te sorteren op "OV" om alle acties van één student onder elkaar te zien.

Verder zou ik het werkblad met de acties graag beveiligen omdat er door meerdere personen in gewerkt wordt en een formule zomaar kan worden verwijderd... dus kolom B:G.
Is dit mogelijk met behoud van het filteren en sorteren?

Hoop dat de bedoeling van het bestand duidelijker is en ben benieuwd naar jullie reacties.
Mogelijk is een geheel andere opbouw beter :thumb:

 

[marianneke]

Bijgevoegd bijlage met opm (V5-2)

Bekijk bijlage Helpmij Test V5-2.xlsx

 

[jkpieterse]

Deze versie heb ik twee dingen in gedaan:

- Op de tab Actielijst heb ik de tabel geformatteerd als tabel. Dit heeft allerlei voordelen, zie http://jkp-ads.com/Articles/Excel2007TablesNL.asp
- Een macrootje toegevoegd die bij opslaan bestand alle formules in die tabel omzet naar waarden.
- Als je een nieuwe regel aan de tabel toevoegt (gewoon door onder de tabel een nieuw VO nr te tikken), wordt op die rij automatisch weer de formules geplaatst. Daar zorgt die tabel functie automatisch voor.

 

[marianneke]

Wauw, fantastisch! Dit is precies wat we bedoelen! Mooi ook dat er in het filter kan worden gesorteerd!
Ik ga er mee verder stoeien. Dat bestand gaan we verder zeker gebruiken.
Dit maakt beveiligen ws ook overbodig?!
Afijn, mogelijk komen er nog vragen op, dan meld ik me weer hier.
Voor nu heel erg bedankt!

PS heldere site met info!

 

[jkpieterse]

Beveiligen kan nu helaas niet omdat je dan geen rijen meer aan de tabel kunt toevoegen, dat is helaas een beperking van tabellen. Maar het zou een heel simpel macrootje en een knop vergen om wel te beveiligen en de gebruiker een rij te kunnen laten toevoegen.

 

[marianneke]

We gaan er eerst mee stoien, kijken waar we tegenaan lopen. Ik laat je hier weten of het zó gaat werken. Nogmaals dank!

 

[marianneke]

Bekijk bijlage 2017-08-28 Actielijst verzuim concept.xlsm
Dag Jan Karel,
Vanmiddag op basis van jouw bestand wat ik met kolommen heb uitgebreid en validatielijst onder "Actie" de opzet voor ons werkbestand aangemaakt.
Waarschijnlijk is er met het verwijderen van gegevens / rijen uit het werkblad "Acties" toch ook méér verwijderd.
Wat ik ook probeer, het aanvullen na invoer OV nummer in volgende rijen komt niet. Waar gaat het mis?
Kunnen regels wel verwijderd worden (na opslaan en opnieuw openen)?
Zie bijlage.
Ook komt er steeds een foutmelding bij het opslaan. (zie "1") Kan ik daar iets mee om daar vanaf te komen?
Dank weer!

 

[jkpieterse]

ALs je de tabel helemaal leeg maakt (alle rijen verwijdert onder de koprij) en je vult op de eerste rij iets in, dan zijn de formules terug.Pas de macro aan zodat deze alleen werkt als er tenminste twee rijen staan:

Sub FormulesNaarWaarden()
    With ThisWorkbook.Worksheets("Actielijst").ListObjects(1)
        If .ListRows.Count > 1 Then
            'In twee stukken naar waarden omzetten,
            'zodat de kolommen hun "ingebouwde" formule niet vergeten
            .DataBodyRange.Offset(1).Resize(.DataBodyRange.Rows.Count - 1).Value2 = .DataBodyRange.Offset(1).Resize(.DataBodyRange.Rows.Count - 1).Value2
            .ListRows(1).Range.Value2 = .ListRows(1).Range.Value2
        End If
    End With
End Sub

 

[marianneke]

Ik ga er maandag opnieuw naar kijken. Toch kwam er niks in de kolommen toen ik in de eerste rij een OVnummer typte. Bij jou wel??
En... geen idee hoe ik een macro moet aanpassen, doe dan graag nog een beroep op jouw kennis en kunde.

 

[jkpieterse]

Alt+F8, macro aanklikken en op bewerken drukken...

 

[marianneke]

Hallo Jan Karel,
Het is gelukt, super...!! Zie bijlage.
Wel krijg ik nog steeds die melding over persoonlijke gegevens bij het afsluiten. Kan dat er nog uit?

Wat voor jou zo simpel lijkt, is voor mij even puzzelen en echt snàppen doe ik die macro nog niet.
Maar zo leer ik wel steeds weer wat bij.
Dankjewel!

mvg Marianne

 

[jkpieterse]

Er zit "Custom XML" in het document. Klik op Bestand, Info. De tweede grote knop is iets met "inspecteren" of zo, klik daarop en laat dat uitvoeren. Je krijgt een lijst met zaken die hij vind, verwijder daar de custom XML en sla het bestand op.

 

[marianneke]

Heb ik allemaal opgeschoond, behalve natuurlijk de macro. Denk dat de melding daarvandaan komt, is niet weg. Maar wel OK zo. :thumb:

 

[jkpieterse]

De melding komt zeker niet van de macro, anders zou 90% van mij Excel bestanden meldingen geven en dat is niet het geval. Ik vond overigens nog wel een aangepaste document eigenschap. Bestand, Info, Eigenschappen, geavanceerde Eigenschappen, tabje Aangepast. Deze kan je ook verwijdren als je dat nog niet had gedaan.

 

[marianneke]

De stappen die jij beschrijft vind ik niet terug. Echter via een rechtsklik op het bestand kon ik op een andere manier nog bestandsgegevens verwijderen en krijg nu de foutmelding niet meer. Vlgs mij nu klaar voor volgend schooljaar, eerst vakantie
Bedankt!