Woorden automatisch overnemen in ander word document

[Anke123]

Het is mij nog niet gelukt om ervoor te zorgen dat bepaalde woorden uit het ene word document automatisch in een ander word document te laten verschijnen.

Tot op heden vul ik namelijk tweemaal zelfde gegevens in, in twee verschillende word documenten. In het ene document vul ik de uitkomsten van een onderzoek in en in het andere document vul ik de uitkomsten weer in, maar dan is het een briefvorm. Deze gegevens moeten toch ook automatisch overgenomen kunnen worden?

Alvast bedankt voor de reacties.

 

[red123nax]

Ik moet zeggen dat dit zeer onduidelijk klinkt.
Ik kan mij geen beeld schetsen wat nu de bedoeling is.

Zou je een voorbeeld kunnen maken ?

 

[De Hulk]

Moet je eens kijken bij snelonderdelen in de helpfunctie van Word. Heb je een dergelijk snelonderdeel gemaakt, kun je die in het lint boven opnemen en daar uitvoeren.

Maar jouw geval lijkt mij net weer iets anders. Ik heb daar ook niet zoveel ervaring mee.

 

[Anke123]

Beste red23nax,

Ik zal het proberen te verduidelijken. In twee word documenten vul ik dezelfde gegevens in met uitslagen van een onderzoek. Het gaat om een standaardformulier dat ingevuld moet worden ter eigen administratie met de gegevens van de desbetreffende persoon, soort onderzoek en de uitslagen. Deze zelfde gegevens type ik vervolgens in een standaard brief naar degene die onderzocht is. Hierin staan dus ook de gegevens, soort onderzoek en de uitslagen. Ik wil dus dat de gegevens automatisch overgenomen worden door bijvoorbeeld aan het einde de documenten samen te voegen, maar kan het helaas niet voor elkaar krijgen.

Ik heb ook al bij snelonderdelen gekeken, maar kom er niet uit welk soort snelonoderdeel ik moet gebruiken en hoe dit vervolgens werkt.

Ik hoop dat u hiermee mijn vraag kunt beantwoorden.

 

[OctaFish]

Snelonderdelen heb je nu niks aan, want het gaat om variabele gegevens. Ik zou voorstellen om in één document te werken, met twee secties: de eerste sectie is een formulier dat je invult, de tweede sectie is de brief met verwijzingen naar de ingevulde velden uit de eerste sectie. Op die manier hoef je de gegevens maar één keer in te vullen, en bij het afdrukken druk je alleen de briefsectie af. Alternatief: maak een Samenvoegdocument voor de brief, en voeg die brief samen met het ingevulde formulier. Ook dan hoef je maar één keer de gegevens in te vullen.
De methode die je nu gebruikt is zo'n beetje de slechtste variant die denkbaar is

 

[Anke123]

Beste Octafish,

Erg bedankt voor uw reactie. Kunt u mij misschien vertellen hoe ik verwijzingen moet toepassen en/of een samendocument kan maken?
Dit is mij helaas niet duidelijk geworden bij de hulp-functie van word.

 

[OctaFish]

Dat antwoord hangt een beetje af van de manier waarop je nu je gegevens invoert. In je vraag had je het over een 'invulformulier'. Als ik dat kan zien als een document met Formuliervelden dat beveiligd is, zodat je alleen de velden invult, dan is het relatief simpel om daar een briefdeel aan toe te voegen en de velden te hergebruiken. Een formulierveld heeft namelijk een Bladwijzernaam, en bladwijzers kun je op een andere plek in het document opvragen.
Stel dat je in het formulierstuk een tekstveld hebt gemaakt met de bladwijzernaam KlantNaam. Bij dit veld heb je de optie <Berekenen bij afsluiten> aangezet. Dan kun je op een andere plek in het document een veld aanmaken met <Ctrl>+<F9>. Tussen de accolades typ je dan: Klantnaam. Dat ziet er dan zo uit: { Klantnaam }.
Vul je nu het formulier in, dan wordt als je naar een ander veld gaat, het nieuwe veld bijgewerkt met de naam die je hebt ingevuld. En zo kun je alle velden hergebruiken.
Voor samenvoegen zou je vermoedelijk het invulformulier een beetje moeten aanpassen, want je hebt dan een tabelvorm nodig om de gegevens in op te slaan (kan overigens ook door bovenstaande techniek te gebruiken in een tabel in je huidige formulier) en dat formulier dan als bronbestand te gebruiken in een nieuw samenvoeg document. Je leest dan de gegevens in uit het formulier. Zelf zou ik daar overigens niet voor gaan, want je hebt dan minstens twee documenten nodig. Mij lijkt het logischer en handiger om alle gegevens in één document te houden.

 

[Anke123]

Beste Octafish,

Ik heb het voor elkaar om van mijn document een beveiligd document te maken.

Echter, kan ik de optie <berekenen bij afsluiten> niet vinden. Ik werk met word 2007.

 

[OctaFish]

<Berekenen bij afsluiten> is een optie in het venster <Eigenschappen> van een formulierobject zoals een tekstvak of een keuzelijst.