Via <Extra>, <Analyseren>, <Tabel> kun je m.b.v. een wizard de tabel laten splitsen. Access kijkt dan naar gegevens in de tabel die regelmatig terugkomen, zoals Artiestnaam, en maakt daar een aparte tabel van. Die wordt dan netjes gekoppeld aan de tabel met Nummers, zodat je nog steeds een overzicht hebt van de artiesten en de bijbehorende nummers.
Je kunt het ook zelf in Excel doen, door bijvoorbeeld een draaitabel te maken van je nummerdatabase, waarbij je het veld Artiest in het blokje Rij zet, en bijvoorbeeld Artiest ook in het blok Gegevens. Excel zal dan de functie Aantal gebruiken. Als je de draaitabel dan uitvoert, krijg je een overzicht van alle artiesten, en daarachter het aantal nummers dat je er van hebt. Die kolom is overigens niet belangrijk, het gaat om de kolom Artiesten. Achter de draaitabel maak je vervolgens een genummerde lijst, door achter de eerste artiest (bijvoorbeeld) het getal 1 te zetten, en in de cel eronder de formule =C5+1. Die trek je vervolgens door naar de laatste artiest.
In het blad met de nummers maak je nu een extra kolom met de naam ArtiestID, en daarin zet je een Vert.Zoeken formule (voorbeeld: =VERT.ZOEKEN(D2;Blad1!$A$5:$C$7;3;ONWAAR)). Als je het goed hebt gedaan, krijg je nu voor elke artiest het bijbehorende nummer.
Deze twee tabellen kun je nu in Access importeren, waarbij je in de tabel Nummers de kolom met artiestennamen weg kan doen. Je hebt daar immers het ArtiestID al in staan.
Het blad met de Artiestennamen en nummers importeer je ook. Bij de eigenschappen hiervan maak je van het veld ArtiestID een sleutelveld. Als je nu naar het scherm Relaties gaat, kun je ze aan elkaar koppelen met <Referentiële Integriteit> geactiveerd.
Door de Artiesten in een aparte tabel te zetten, hoef je een artiest maar één keer in te typen. Je maakt daar verder dus ook veel minder makkelijk typfouten in. Goede kans, met zoveel nummers, dat dat in je Excel blad wel is gebeurd...
Als je hulp nodig hebt, zet dan een Excel voorbeeldje neer, dan verbouw ik die wel naar een Access db.
)
