automatisch vernieuwen

[Ludo1976]

Hallo
Ik heb een excel bestand waarin queries van een acces database staan. Op deze manier kan ik die gegevens gebruiken met bv vert.zoeken.
Nu kan ik per tabblad bij "eigenschappen van verbindingen", de optie "elke 60 minuten automatisch vernieuwen" aanvinken.

Mijn vraag is, werkt dit ook als het bestand gesloten is , of moet het hier wel voor geopend zijn?

met vriendelijke groet,

Ludo

 

[VenA]

En dat kan je niet zelf uitproberen?

 

[ZiGZaG37]

Het is een beetje hetzelfde als het lampje in de koelkast. Het brandt (hopelijk) niet als de koelkast gesloten is, maar maakt het eigenlijk wel echt iets uit of het werkt als het gesloten is?

Als het goed is heb je wel ingesteld dat het lampje aangaat als je de deur openmaakt. Anders sta je potentieel een uur in het donker naar je gekoelde bier te zoeken.

 

[Ludo1976]

Ja ik zou het inderdaad zelf kunnen testen, ga ik ook doen.
Had echter gehoopt dat als het niet zo was , iemand een tip had om dat wel te laten werken.
Verder zitten er meerdere tabbladen in het bestand met queries. Elk tabblad moet ik apart instellen. Aangezien ik voor de zekerheid ook de functie , vernieuwen bij openen wilde aanzetten, had ik bij een antwoord dus maar alles 1 keer hoeven instellen. Ik ga nu 1 tabblad instellen en dan test ik het wel.

En ja het maakt dus wel uit.
Als dit namelijk werkt hoef ik niet steeds dit bestand open te laten staan. Terwijl in het andere bestand , waar dus de functie verticaal zoeken in zit en de gegevens uit dit bestand haalt, wel altijd de actuele gegevens heeft.

 

[VenA]

Over welke bestanden heb je het allemaal? Wat gebeurt er met de gegevens na een refresh? Kan je de gegevens niet rechtstreeks uit Access halen? Een vlookup doe je in Excel ook obv een tabel. Deze tabel kan je toch net zo goed integreren in Access en dan de query een beetje aanpassen? Al met al nogal onduidelijk wat de bedoeling is.

 

[edmoor]

Je zou dat document in de Windows Task Scheduler ieder uur kunnen laten openen, verversen en weer afsluiten.
Zo doe ik dat wel vaker voor klanten die documenten automatisch ververst en gemaild willen hebben.

 

[Ludo1976]

@edmoor, dank je wel dan ga ik dat alvast proberen.

@VeNa, we hebben een aantal tabellen in acces, met hierin de gegevens van ons personeel en materieel.
Personeel heeft behalve een kolom met de naam , ook een kolom met einddatum rijbewijs, bepaalde veiligheidscertificaten , persoonlijke veiligheidsmiddelen welke verlopen enz. (ca 15 kolommen)
Materieel heeft verschillende keuringsdatum enz. ( ca 5 kolommen.)
Uiteindelijk is er van iedere kolom uit de Tabellen een Aparte query gemaakt in acces bestaande uit 3 kollomen. bv naam en wat er verloopt, zoals bv rijbewijs of id, en als 3de de kolom met de datum
Daarna exporteer ik alle queries vanuit acces naar excel.
Vervolgens laat ik excel alle queries onder elkaar zetten in een aparte werkmap.
Zo staan alle datum onder elkaar en kan ik met voorwaardelijke opmaak instellen dat de cellen een kleur krijgen als de datum in een bepaalde datum valt ( tussen vandaag() en vandaag()+30)
Met sorteren kan ik dan alleen alle gekleurde cellen weergeven.
Dit lijstje wordt dagelijks naar de personeelsleden gemaild (welke er voor moeten zorgen dat de keuringen enz uitgevoerd dienen te worden) in totaal hebben we uiteindelijk namelijk iets meer als 1400 regels met datums.


Het lijstje wat ze op deze manier krijgen bestaat meestal maar uit max 30 openstaande akties, waardoor dit erg overzichtelijk blijft.
verder zit er in het lijstje in excel op iedere regel een hyperlink naar acces, deze kunnen ze vanuit de email aanklikken. Zo kunnen ze na een uitgevoerde aktie/keuring enz in acces de datum aanpassen.
Natuurlijk moeten de 2 bestanden in excel wel steeds vernieuwd worden zodat beide bestanden aktueel blijven.
Ik hoop dat zo duidelijk wordt wat de bedoeling is.

 

[KristiaanL]

Personeel heeft behalve een kolom met de naam , ook een kolom met einddatum rijbewijs, bepaalde veiligheidscertificaten , persoonlijke veiligheidsmiddelen welke verlopen enz. (ca 15 kolommen)
Materieel heeft verschillende keuringsdatum enz. ( ca 5 kolommen.)

Dit soort gegevens is het toch niet noodzakelijk dat het elk uur geüpdate wordt? De datum zal alleen veranderen als er hier zelf een wijziging in gemaakt wordt, voor de rest blijft de einddatum van mijn rijbewijs gewoon dezelfde als die van gisteren. Naar mijn idee zal dus updaten bij het openen van het bestand volstaan. Of eventueel nog handmatig de keuze om te vernieuwen.

 

[Ludo1976]

Nee het hoeft niet ieder uur (dit staat standaard in excel) iedere dag is al voldoende.
Het gaat mij er vooral om dat dit automatisch gebeurt, zonder dat iemand de bestanden steeds moet openen, om zo de kans op fouten te verkleinen. De wijzigingen gebeuren immers in acces. Ik ga het schedular proberen. beide bestanden openen / vernieuwen en uiteindelijk het bestand met email verzenden zou dan automatisch iedere dag moeten kunnen denk ik. Als iemand een andere oplossing heeft van harte welkom.

 

[edmoor]

Je kan uiteraard ook bij het openen van het document dat die gegevens nodig heeft dat document openen, verversen en weer sluiten.
Dan kan je verder werken in het document en heeft dat externe document verse gegevens.

 

[snb]

Het lijkt erop alsof je met twee verschillende Excelbestanden werkt.

Dat lijkt me overbodig.
In het Excelbestand waarmee je werkt kunnen ook de querytables zitten die gegevens uit het access-bestand halen.

 

[VenA]

Het klinkt mij allemaal nodeloos ingewikkeld. Begin met een goede opzet in Access. 1 tabel met je personeelsgegevens en 1 tabel waarin je de certificaten, rijbewijs, etc koppelt aan het personeelsid. Je hebt dan aan 1 query voldoende waarin je ook gelijk de voorwaarden ( tussen vandaag() en vandaag()+30) kan opnemen.