digitaal archief opzetten

[Gerdy0309]

Ik wil een digitaal archief opzetten voor contracten en overeenkomsten met daaraan gekoppeld een melding wanneer de einde datum in zicht komt en er actie ondernomen dient te worden.
Heeft iemand suggesties/tips?
Ik wil hiervoor het liefst een standaard officeprogramma gebruiken.

 

[tecsman]

Dat is een goed plan.

 

[Gerdy0309]

vervolg digitaal archief

Een nu ben ik dus op zoek naar tips hoe ik dit het beste kan doen. Het liefst met een standaard office programma

 

[tecsman]

Is het jouw bedoeling om de documenten zelf (de contracten en overeenkomsten) ook te digitaliseren, in een of andere vorm? Want dan zoek je een specifiek documenten management systeem. Daarvoor zijn talloze (betaalde) oplossingen.

Terzijde: is dit privé, niet-commercieel, bedrijfsmatig? In verband met kosten en beheersbaarheid?

Als je de documenten zelf niet per sé wil digitaliseren, maar het gaat alleen om de namen/titels en andere meta-informatie dan zou je ofwel een database in MS Access kunnen opzetten of misschien iets web-based met PHP en MySql.

Als je nog helemaal van voren af aan moet beginnen, doe dan niet iets met Excel. Veel mensen denken dat je dat voor database-achttien oplossingen kunt gebruiken, maar dat werkt niet lekker.

 

[Gerdy0309]

Hallo Tecsman,

Het is zakelijk.
Het betreft overeenkomsten die ik zelf in Word maak en overeenkomsten met derden die gescand worden en dan geacrchiveerd moeten worden. Een bijkomend probleem is ook dat het heel breed is; alles op het gebied van ICT, huisvesting faciliair en overeenkomsten met organisaties.

 

[tecsman]

Als het zakelijk is en vrij breed, dan zou ik zelf toch de keus maken voor een DMS (Document Managing systeem) uit de markt.
Je kunt wel zelf gaan zitten prutsen met software, maar de verhouding tussen de tijd die je daarin steekt en het rendement cq effect, zal niet gunstig uitpakken.