Dubbele bestandsnaam bij mail slepen in verkenner

[drkrimson]

Goede middag,

Wij hanteren het systeem om alle bestanden aangaande aan een project op te slaan op een locatie van de server. Er is hier geen database voor en ik acht de kans klein dat hier iets voor gaat komen.

Ik wil mijn mailtjes gerelateerd aan een project opslaan in de projectmap en niet meer in mijn outlook bewaren. Op deze manier zijn ze voor iedereen toegankelijk. Ik kom echter het probleem tegen dat er met deze manier van opslaan dubbele bestandsnamen ontstaan in de map. Iets waar Outlook geen last van heeft.

Mijn werkwijze is dat ik één keer in de paar dagen mijn inkomende en uitgaande mail uitzoek en via selecteren en slepen in de betreffende map plaats. Nu ben ik alle dubbele namen aan het overschrijven. Dat moet toch anders kunnen?

 

[dnties]

De manier die jij beschrijft is de 'normale' manier, dus dat kan niet anders.
Er zijn een paar mogelijkheden als weg eromheen:
a. Je opent een mailarchief (=.pst bestand) in je Outlook, verwijzend naar een .pst bestand in die projectmap. Je sleept je mails daar naar toe.
Groot nadeel: .pst bestanden kunnen niet multi-user geopend zijn.
b. Je laat een mailbox "Project xxx" maken waar je zelf genoeg/alle rechten op hebt en je opent die naast je normale mailbox.
Je sleept mailtjes daar naar toe (je kunt ook mailmappen maken in die mailbox)
Als anderen (minstens) leesrechten hebben op (de mappen van) die mailbox dan kunnen zij die mailbox ook openen naast hun normale.
c. Een oplossing met extra knopjes etc. in Outlook, waar dan VBA wordt ingezet en die de mailtjes dan (bijv.) zouden opslaan naar die projectmap met naamgeving timestamp+onderwerp.msg en daarna weghalen/verwijderen. Handigste is dan de amerikaanse timestamp indeling, omdat die dan meteen alfabetisch goed is. Ik neem aan dat timestamp dan de ontvangsttimestamp moet zijn (voor ingekomen mail) en verzendtimestamp voor verzonden mail.
Overigens heb ik geen VBA code etc. voor je, maar ik neem aan dat je op Internet wel wat kunt vinden.

Tijs.

 

[dnties]

Er zijn ook programma's die (zover ik kan zien) als plugin in Outlook gaan zitten en doen wat jij wilt. Een voorbeeld lijkt te zijn MessageSave die, vlgs. deze link te koop is voor $79.95
Er is een trial versie, dus je zou eens kunnen kijken of het prettig werkt en goed aansluit op jouw wensen.

Verder staan hier nog een aantal vergelijkbare (betaalde) tools, onder "Tools in the Spotlight" en "Tools".

Tijs.

 

[drkrimson]

Via google heb ik ook al een vraag gevonden welke meld dat de gebruiker in het verleden de keuze had voor "bestand behouden" en waarbij er een toevoeging aan de bestandsnaam kwam. Op deze vraag is geen duidelijk antwoord gekomen. Ik herken dit ook van mijn vorige werkgever. Helaas werkt dat hier niet. Nu werk ik met windows 7. Zou dat een verschil maken?

Bedankt voor de tip Tijs, zal op de site kijken.