Dubbele gegevens in kolommen verwijderen (Excel of Access)

[kalsver]

Bekijk bijlage Voorbeeld_bestand.xlsx
Voor het maken van een emailverzendlijst, waarbij ik gebruik maak van Word - Afdruk samenvoegen, heb ik een uitgebreid bestand met veel data en bij sommige leerlingen 2 dezelfde emailadressen staan bij de eerste en tweede verzorger. Ook kan het voorkomen dat er 2 verschillende emailadressen staan of maar 1 emailadres.
In de bijlage heb ik fictieve emailadressen gebruikt, zodat het voorbeeld duidelijker wordt.

Ik stuur een email naar 'Email eerste verz' en daarna naar 'Email tweede verz', bij die ouders waarbij 2 x een zelfde emailadres is ingevoerd in ons administratie systeem, wordt dus
2 x dezelfde mail gestuurd.

Wat ik graag wil weten of het mogelijk is in Excel of Access om de dubbele emailadressen te verwijderen.
Ik heb al geprobeerd via start - voorwaardelijke opmaak - markeringsregels voor cellen - dubbele waarden hiernaar te kijken. Ik krijg dan alle emailadressen die in de kolommen A en B staan
wel rood opgelicht, maar ik kan ze niet verwijderen.
Ga ik naar gegevens - duplicaten verwijderen dan kijkt Excel alleen naar de rijen waarbij dezelfde emailadressen voorkomen (in mijn geval bij leerlingen uit hetzelfde gezin die in hetzelfde leerjaar zitten) en dan wordt een emailadres verwijderd en schuift de boel ook nog eens op naar boven, waarbij niet meer de juiste emailadressen bij de juiste leerlingen komen te staan.
Ik heb het idee, dat het komt doordat ik kijk naar de kolommen en niet naar de rijen. In Access heb ik het ook geprobeerd via Maken - Wizard Query - Wizard dubbele records. Dan krijg ik het nog niet zoals ik het wel en wordt er volgens mij ook weer naar de rijen gekeken.

Ik hoor graag jullie tips voor Excel of Acces.

Groetjes,
Kitty

 

[OctaFish]

Waarom maak je er niet een extra kolom bij waarin je de twee email adressen evalueert? Als Email 1 bestaat --> Email 1 Anders Email 2 (met een nette Als functie uiteraard). Dan heb je één kolom met één email adres, en gaat je samenvoeging altijd naar het juiste adres.

 

[kalsver]

Bedankt voor je reactie, lukt dit ook als Email 1 -- en Email 2 dezelfde e-mailadressen bevatten? En moet ik dan bij het afdruk samenvoegen kiezen voor de nieuwe kolom?
Ik hoor het graag!

 

[OctaFish]

Je kunt er voor kiezen dat je altijd email1 als standaard gebruikt, en als die leeg is, email2. Of andersom. Iets als:

=ALS(A2<>"";A2;ALS(B2<>"";B2;""))

Hierbij werkt email1 als hoofdadres, is die leeg, dan kijkt de formule naar email2. In je samenvoegdocument kijk je inderdaad naar je nieuwe kolom.

 

[kalsver]

Ik ga het proberen, probleem bij mij is dat ik vanuit het administratiesysteem een export maak en dat niet altijd Email 1 de standaard is, en dat als Email 2 de standaard is en die is anders als Email 1 dan krijgt de afzender volgens mij niet de mail. Maar ik denk wel dat ik zo de dubbele emailadressen kan tekkelen.

 

[jelle87]

Het (gratis) programma ASAP utilities kan je hier erg goed mee helpen Google maar eens.