Het onmogelijke mogelijk maken

[Ar1978]

Goedendag,

Ik heb een uitdaging waar ik niet uit kom op dit moment. Hopelijk kan iemand mij hier mee helpen.

GEBRUIKERS
Ik heb een aantal vaste gegevens zoals vermeld op het tabblad "GEBRUIKERS". Deze gegevens worden met de hand ingevuld.

ACTIVITEIT
Er zijn diverse activiteiten welke ik moet inplannen met verschillende gebruikers. Is er een mogelijkheid om een dropdown menu of iets dergelijks te maken waarbij als ik een gebruiker selecteer, automatisch de aantallen van het tabblad GEBRUIKERS worden ingevuld?

JAARPLANNING
Is er een mogelijkheid om de gegevens uit het tabblad ACTIVITEIT automatisch te verwerken in een jaarplanning? Vanuit de jaarplanning worden de gegevens automatisch in het bestand totalen verwerkt waarbij we direct kunnen zien of we voldoende middelen hebben en daardoor kunnen sturen.


Met vriendelijker groet,

Arjan

Bekijk bijlage 20160907.xlsx

 

[Gijsbert1]

ACTIVITEIT
Er zijn diverse activiteiten welke ik moet inplannen met verschillende gebruikers. Is er een mogelijkheid om een dropdown menu of iets dergelijks te maken waarbij als ik een gebruiker selecteer, automatisch de aantallen van het tabblad GEBRUIKERS worden ingevuld?

Dit is eenvoudig te realiseren: Bekijk bijlage 277801

JAARPLANNING
Is er een mogelijkheid om de gegevens uit het tabblad ACTIVITEIT automatisch te verwerken in een jaarplanning? Vanuit de jaarplanning worden de gegevens automatisch in het bestand totalen verwerkt waarbij we direct kunnen zien of we voldoende middelen hebben en daardoor kunnen sturen.

Dit is me niet helemaal duidelijk wat je nu precies wilt?

Groet Gijs

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Allereerst hartelijk dank !!!!!

Dit alleen al gaat mij heel wat tijd schelen

De volgende stap welke ik probeer te maken is om de totalen van elke activiteit in het blad "ACTIVITEIT" te verwerken in "JAARPLANNING. In "ACTIVITEIT" staat het totaal van de benodigde middelen. Bovenaan staat de periode van de activiteit genoemd met weeknummers (lichtgroen). In "JAARPLANNING" zou ik een overzicht willen maken wanneer welke gebruiker ingezet is en welke middelen in gebruik zijn. Hierdoor wordt dan in "regel 6" een totaal gemaakt van alle gebruikte onderdelen. Mogelijk dat ik niet zou moeten werken met weeknummers maar met specifieke data ofzo, maar ook dat wilde mij niet lukken.

Wat mij al wel gelukt is, is om het blad "JAARPLANNING" te koppelen aan het blad "TOTALEN". Hiermee is dan in 1 opslag zichtbaar welke middelen ik in een specifieke periode tekort kom, of waar ruimte in zit.

Met vriendelijke groet,

Arjan

 

[Gijsbert1]

Zou je dan handmatig de tabblad "jaarplanning" willen vullen zodat het duidelijk wordt hoe je het precies hebben wilt?
Ik denk te snappen wat je bedoeling is, maar ga niet zitten gokken natuurlijk!

Waarom zijn er 'slechts' 3 activiteiten? varieert dit?
waarom zijn er per activiteit een start en een eind week opgevoerd?
Waarom zijn er in tabblad "jaarplanning" gebruikers opgevoerd? en geen Activiteiten?

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Sorry voor de wat latere reactie. Ik zie dat ik zelf in elk geval 1 denkfout gemaakt heb in JAARPLANNING moeten inderdaad de activiteiten staan, niet de gebruikers. Ik heb de bijlage aangepast, iets aangevuld en hier toegevoegd.

Bekijk bijlage 20160907 verbeterd.xlsx

Ik heb nu 3 activiteiten ingepland staan en het jaarrooster omvat nu 6 weken. Uiteindelijk moet het jaarrooster 52 weken omvatten en zullen er veel meer activiteiten gaan plaats vinden. Verder zal het aantal gebruikers ook vele malen meer zijn.

De start en eind periode van de weken in "ACTIVITEIT" (en tussengelegen periode) geven de belasting van het materiaal aan per activiteit. In "JAARPLANNING" moet dit overzichtelijk per week worden weer gegeven. Overlappende activiteiten kunnen dan overzichtelijk opgeteld worden zodat ik weet welk materiaal er per week ingezet wordt. Vanuit dit schema gaan de cijfers dan door naar "TOTALEN" om hier in 1 oogopslag te kunnen zien wat de belasting is van het materiaal en vooral ook of we binnen de marges blijven en/of tekorten hebben.

Ik hoop dat u mij hier verder mee kunt helpen.

Met vriendelijke groet,

Arjan

 

[Gijsbert1]

Kijk hier eens naar: Bekijk bijlage 278001

Edit: er zat een foutje in, bestand opnieuw gepost!

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Echt helemaal top!!! Dit is precies wat ik bedoelde en waarvan iedereen om mij heen zij dat dit echt niet mogelijk was

Nu heb ik nog wel een vraag. Hoe kan ik nieuwe activiteiten aanmaken en deze koppeling er in maken? Ik verwacht ongeveer 50-60 activiteiten op jaarbasis te moeten maken. Hetzelfde geld voor de materialen. Als ik rijen toe ga voegen, welke handelingen moet ik dan doen om het systeem netjes te houden?

Groet,

Arjan

 

[Gijsbert1]

Fijn dat je er wat aan hebt!

Je kunt in tabblad "activiteit" gewoon een nieuwe activiteit toevoegen.
Het maakt niet uit hoeveel gebruikers daarin staan, de opzet moet wel exact eender zijn waarbij je moet opletten dat:
1) Linksbovenin het nieuwe tabel (in kolom B) het woord "ACTIVITEIT x" staat. (x is volgnummer). Als je dit woord wijzigt dan moet je dit in tabblad "jaarplanning" ook wijzigen. (Hij kijkt specifiek naar de gegevens van de tabel met dit woord!
2) De van en tot weeknummers altijd in kolom C en I staan. en altijd op de 2e regel van het tabel.
3) Linksonderin altijd het woord "TOTAAL ACT x" staat. (x is volgnummer) Dit woord mag niet worden aangepast en het volgnummer is verplicht!

In tabblad jaarplanning moeten alle formules naar beneden worden door getrokken!
Hierbij een nieuw bestand waarbij dit alvast gedaan is! Bekijk bijlage 278025

Tip: als je bij gebruikers een nieuwe regel met een nieuwe naam aanmaakt, dan wordt hij nu automatisch meegenomen in de dropdown menuutjes.

Groet Gijsbert :thumb:

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Wederom heel erg bedankt.

Ik ben afgelopen dagen even afwezig geweest. Dus vandaar een wat late reactie. Wel ben ik benieuwd hoe jij de cellen kopieert zonder de problemen waar ik nu steeds tegen aan loop.

Zo heb ik geprobeerd om in JAARPLANNING de weken (nu 1-6) aan te passen naar 52 weken. Dit heb ik gedaan door de kopiëren en te plakken, maar dat ik duidelijk niet de bedoeling.

Verder heb ik bij TOTALEN geprobeerd de weken toe te voegen, maar ook daar loop ik tegen hetzelfde feit aan.

Inmiddels is het bestand te groot geworden om hier te mogen uploaden, vandaar dat ik een dropboxlink heb toegevoegd met het bestand. Ik hoop dat je mij wat tips kunt geven hoe ik dit kan oplossen.

https://www.dropbox.com/s/0owc1jgl2tmt642/20160914%20-%20planning.xlsx?dl=0

Met vriendelijke groet,

Arjan

 

[Gijsbert1]

Hallo Arjan,

Helaas kan ik je bestand niet openen door beveiligingsredenen (bedrijfspolicy)

Wel snap ik je probleem. Dit heeft eigenlijk te maken met het feit dat er in de formule verwezen wordt naar samengevoegde cellen (jaarplanning C3)
(samengevoegde cellen moet je eigenlijk altijd zien te voorkomen, formules hebben hier altijd ruzie mee)

Als je de formule zou door trekken naar rechts ga je fouten krijgen, dus had ik de cel vast gezet met de $-tekens.
Maar voor de volgende week moet verwezen worden naar AH3 (de eerst volgende samengevoegxde cel naast C3). En gaat dat dus mis. Ik had het handmatig aangepast (6x).

Nu is het voor 52x een beetje veel werk. En dus heb ik de formule aangepast op een manier dat werkt in het bestand die ik je het laatst hebt gestuurd.
Als je in jaarplanning C7 de volgende formule plaatst zou hij wel door te kopiëren zijn:

=ALS.FOUT(ALS(EN(VERSCHUIVING(Aciviteit!$A$1;VERGELIJKEN($B7;Aciviteit!$B:$B;0);2;1;1)<=$C$3+AANTAL.ALS($C$4:C$4;C$4)-1;VERSCHUIVING(Aciviteit!$A$1;VERGELIJKEN($B7;Aciviteit!$B:$B;0);8;1;1)>=$C$3+AANTAL.ALS($C$4:C$4;C$4)-1);VERSCHUIVING(Aciviteit!$A$1;VERGELIJKEN("Totaal Act "&RIJ($A1);Aciviteit!$B:$B;0)-1;VERGELIJKEN(C$4;Aciviteit!$5:$5;0)-1;1;1);"");"")

Edit, Je kunt het even uit testen in dit bestand: Bekijk bijlage 278357

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Ik probeer te begrijpen wat er nou precies voor formule staat. maar daar kom ik helaas niet uit. Hij is mij net iets te complex :-O

Een ander probleem was het aantal onderdelen, dat moeten er meer zijn. Om die toe te voegen moet dat op alle tabbladen gebeuren natuurlijk. Dus ik heb de jaarplanning even opnieuw gemaakt, soort van. Nu krijg ik alleen het weeknummer niet meer terug. Ook lukt het me niet de formule aan te passen zodat die weer de gegevens van alle "onderdelen" kopieert per week.

Maar zijn de Merged Cells nodig? Visueel wel mooi natuurlijk, maar ik weet dat het met formules wel problemen kan geven. Als we de merged cells weghalen, zou dat niet veel makkelijker zijn?

https://www.dropbox.com/s/zq5hwmw129maz5z/20160914 - planning 17.xlsx?dl=0 Ik kan proberen het bestand te uploaden op een server, lukt het dan wel om deze te downloaden? Het bestand is inmiddels gegroeid tot 3035kb

Nogmaals dank voor al je hulp tot zo ver!

Groet,

Arjan

 

[Gijsbert1]

Tsja, zo wordt het wel lastig.

1) Ik kan geen bestanden openen met dropbox of ander gelijksoortige online opslag omgevingen!
2) Als ik het goed begrijp zijn de hoeveelheid onderdelen steeds variabel? In dit geval moet je nadenken over een kompleet andere opzet, want de huidige opzet is hier niet op ingericht.

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Mogelijk dat het via deze link werkt http://www.thedutchphotographer.com/werk/file.xlsx

Het aantal middelen is gelukkig niet variabel. Maar het zijn er wel wat meer dan 30, ik dacht dat het makkelijk zou zijn om vanalles to kopiëren en te plakken. Maaaarrrrrr dat blijkt toch niet zo makkelijk te zijn

 

[Gijsbert1]

Beste Arjan,

Het is zelfs onmogelijk!
Je maakt het bestand nu zo zwaar en groot door al die extra regels met in elke cel een formule dat ik het niet eens probeer.
Een andere opzet is dus wel vereist! Misschien met een draaitabel?!

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Dat is jammer :-(

Ik ga eens uitzoeken wat een draaitabel is, want die term zegt me niet zoveel. Maar zou dit met een aantal van 30 artikelen wel lukken?

Groet,

Arjan

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Ben ik weer

Als ik het bij 31 onderdelen houd. Zou het dan voor de jaarplanning een oplossing zijn om per 6 weken een nieuwe sheet aan te maken? De totalen worden uiteindelijk toch per week verzameld in TOTALEN. Of gaat het om het rekenwerk in het gehele document, waardoor dit niet haalbaar wordt?

Als ik het tab jaarplanning kopieer werkt alleen de weeknummering niet meer in het nieuwe tabblad, maar ook niet het originele tabblad.

Bekijk bijlage poging 2016-09-16.xlsx

Groet,

Arjan

 

[snb]

Kun je de niet informatieve titel van je draad voor toekomstige bezoekers wijzigen in een die weergeeft waar de draad over gaat ?

 

[Gijsbert1]

Ander voorstel:
Voor iedere week een tabblad: Bekijk bijlage 278507

Heb in het voorbeeld alvast 7 weken gedaan.
De andere weken zelf in kopieeren en enkel het tabbladnummer en weeknummer in B2 aanpassen.

 

[Ar1978]

Beste Gijs,

Mijn dank is wederom groot.

Ik heb geprobeerd om de tabbladen te kopiëren, maar ergens doe ik iets verkeerd. Zodra ik dat doe gaat er iets verkeerd met de data en het lukt me niet dat te herstellen.

Ook krijg ik de gegevens van ACTIVITEIT niet zichtbaar in de tabbladden van week 7 en verder. Kan dit liggen aan de weeknummers?

Bekijk bijlage 2016-09-19 - Gijs.xlsx

 

[Gijsbert1]

Dat is gek, want het bestand die je stuurt werkt bij mij gewoon goed!
Welke data bedoel je precies?