Hoe complex zijn mijn wensen?

[jankroeze]

Ik zou graag in willen schatten hoe complex het projectje is dat ik in gedachten heb.

Eerst wat achtergrond:

Ik werk op een middelbare school.

- Bij elke les worden onze leerlingen beoordeeld op hun werkhouding/inzet, eventueel begeleid met een opmerking.
Leerlingen hebben daar elke week zelf een overzicht ("weektaakoverzicht") van bij zich. Aan het einde van elk van de 6 periodes die wij in een schooljaar hebben, nemen de mentoren de overzichtjes van de leerlingen over op 1 algemeen overzicht ("themaoverzicht") wat vervolgens mee wordt gegeven naar huis. Dat is veel werk en kost ongelooflijk veel extra papier. Daarnaast willen er nog wel eens blaadjes "zoekraken".

- We werken in meerdere groepen. Zo zijn er stamklassen waarin onze mentorlessen (LGO) en praktijkuren (PT) ingezet worden. Er zijn ook WS-groepen waarin de leerlingen op niveau worden gesplitst voor bijvoorbeeld Engels en Wiskunde en er zijn WSP groepen voor de 5 praktijkvakken.

Dit gaat allemaal buiten ons leerlingvolgsysteem om en enige verandering zit er niet aan te komen.

Het liefst zou ik daarom deze werkwijze en gegevens digitaliseren. Het moet toch te doen zijn om via acces een dergelijk overzicht te kunnen maken denk ik dan. Ik stel me dan zo voor dat er op een bepaald moment bijvoorbeeld Engels wordt gegeven aan WS groep 2.1, Duits aan WS groep 2.5 en dat WSP groep 1 dan een praktijkvak volgt. Al die docenten werken dan in de database die ik wil maken, selecteren de groep die ze op dat moment hebben, vullen hun beoordeling voor die les (o, v, g of n) in en klaar. De mentor moet dan met die gegevens per periode een overzichtje kunnen maken.

Hoe complex is dit in acces? Ik ben handig met computers, maar in acces ben ik een volledige leek. Ik heb tabellen aangemaakt met de leerlinggegevens, maar verder ben ik niet en ik heb geen flauw idee waar te beginnen. Alle input is welkom, ook als dat betekent dat ik dit idee uit m'n hoofd moet zetten.

Het mentoroverzicht:
Bekijk bijlage THEMA OVERZICHT 2014-2015 voor 6 weken.docx
Het overzichtje dat de leerlingen elke week bij zich hebben:
Bekijk bijlage WEEKTAAK OVERZICHT 2014-2015.docx

 

[jwaque]

Ik denk niet dat je wensen onmogelijk zijn.
Je moet even bedenken welke zaken uniek zijn voor een leerling (naam, schoolnummer, welke stam klas of groep hij zit). Vervolgens krijg je een tabel waarin je alle zaken registreerd. Dit begint met het leerling nummer, docent, vak (misschien is een van de twee volgendoende als meneer janssen altijd nederlands geeft), werkhouding.

Vervolgens maak je queries waarin je je gegevens aan elkaar koppeld zodanig dat je overhoudt wat je wil zien.
leerlingen in klas
query leerling gegevens gekoppeld aan tabelvolgsysteem op basis van leerling nummer. In je query neem je de velden op die ingevuld moeten worden + alle sleutelvelden (anders kan je later niets invullen)
Vervolgens maak je een formulier wat je de query leerlingen in klas aan hangt
In het formulier maar je een veld waarin de docent de klas kan aangeven bv 1A
In je query zet je bij het veld klas het criteria forms!formnaam!klas. Je query filterd nu de leerlingen van de gekozen klas. Als je in het formulier dan de invul velden opneemt kan de docent deze invullen.

Voor de mentor maar je vervolgens een rapport per leerlingen die alle gegevens uit de tabel volgsysteem 'optelt'

Zaken die je vaak wilt invullen en altijd het zelfde zoals V(oldoende), G(oed), M(atig) neem je ook op in een tabelletje. Dit tabelletje gebruik je bij je formulier als input voor je combobox

Ik ben niet echt een wizard daar hebben we hier iemand anders voor maar misschien helpt dit je op weg.

 

[OctaFish]

Je kunt op zich prima een studentendatabase in Access maken, en net zo ingewikkeld als je wilt. In dit PDF-je staat een ER diagram uitgelegd waar je wellicht wat aan hebt als inspiratie.

 

[jankroeze]

Dank voor jullie reacties.

@jwaque: ik volg je, maar snap het nog niet. Ik ga je reactie nog wat verder uitpluizen.
@OctaFish: het linkje dat je geeft lijkt niet te werken, ook "doel opslaan als" geeft geen resultaat helaas.

 

[jankroeze]

Je moet even bedenken welke zaken uniek zijn voor een leerling (naam, schoolnummer, welke stam klas of groep hij zit).

Als ik je goed begrijp, is dit wat ik al heb gedaan. Ik heb een excel lijstje waar deze gegevens instaan. Deze heb ik geïmporteerd in een nieuwe database, waarna ik 4 extra tabellen (via de wizzard) heb aangemaakt voor zaken die vaker ingevoerd kunnen worden (dus het niveau van de leerling, en de groepen waar hij of zij in zit). De namen zijn natuurlijk uniek, daar heb ik geen extra tabel voor aangemaakt, die blijven in de "hoofdtabel" staan (oftewel: hetgene wat is blijven staan na het volgen van de wizzard.

Vervolgens krijg je een tabel waarin je alle zaken registreerd. Dit begint met het leerling nummer, docent, vak (misschien is een van de twee volgendoende als meneer janssen altijd nederlands geeft), werkhouding.

Kan ik hiervoor ook weer een overzichtje maken in excel en dat importeren? Of kan het handiger in access zelf? Het zou dan een lijst met leerlingnamen worden, met daarachter Nederlands 1,2,3,4,5,6, 7/ Engels 1,2,3,4,5,6,7 etc. (de nummers zijn dan de week in de betreffende periode)

Vervolgens maak je queries waarin je je gegevens aan elkaar koppeld zodanig dat je overhoudt wat je wil zien.

helder, al zal ik even in de help moeten kijken hoe queries werken .

leerlingen in klas
query leerling gegevens gekoppeld aan tabelvolgsysteem op basis van leerling nummer. In je query neem je de velden op die ingevuld moeten worden + alle sleutelvelden (anders kan je later niets invullen)
Vervolgens maak je een formulier wat je de query leerlingen in klas aan hangt
In het formulier maar je een veld waarin de docent de klas kan aangeven bv 1A
In je query zet je bij het veld klas het criteria forms!formnaam!klas. Je query filterd nu de leerlingen van de gekozen klas. Als je in het formulier dan de invul velden opneemt kan de docent deze invullen.

Hier kan ik nog weinig van maken, moet ik eerst even doen denk ik. Ik begrijp het principe dat je uitlegt, maar zie de uitvoering nog niet voor me (vanochtend echt voor het eerst access open gehad, dus ik zal nog even in moeten lezen denk ik).

Voor de mentor maar je vervolgens een rapport per leerlingen die alle gegevens uit de tabel volgsysteem 'optelt'

Zaken die je vaak wilt invullen en altijd het zelfde zoals V(oldoende), G(oed), M(atig) neem je ook op in een tabelletje. Dit tabelletje gebruik je bij je formulier als input voor je combobox

Ik ben niet echt een wizard daar hebben we hier iemand anders voor maar misschien helpt dit je op weg.

Dit snap ik denk ik weer wel... ben ik gelukkig nog niet aan toe

 

[jwaque]

Kan ik hiervoor ook weer een overzichtje maken in excel en dat importeren? Of kan het handiger in access zelf? Het zou dan een lijst met leerlingnamen worden, met daarachter Nederlands 1,2,3,4,5,6, 7/ Engels 1,2,3,4,5,6,7 etc. (de nummers zijn dan de week in de betreffende periode)

niet helemaal. Iedere leerling krijgt voor iedere week (invoer) een nieuwe regel. Dit kan je wel al deels voorbereiden in excell en importeren maar is meer de invoer door een docent.

Datum leerling Docent Vak Houding Huiswerk
1-1-2015 Jan JB Ned V O
1-1-2015 Piet JB Ned G G
1-2-2015 Jan ND Wis G G

Het week nummer zou je inprincipe later kunnen berekenen vanuit de datum maar misschien wil je een schooljaar-weeknr hebben dat zou je dan wel moeten invoeren. Overigens kan je (maar dat is een volgende stap) in het formulier de gegevens die steeds het zelfde zijn (datum, docent, vak) ook in de kop opnemen of bij 'inloggen' zodat de docent niet steeds hoeft in te voeren wie hij is (wel zo vriendelijk)

 

[jankroeze]

Pittige materie.

Ik heb nu de volgende tabellen:

klas
leerweg
WS groep
WSP groep

die worden gebruikt om de 5e tabel (met de namen van de leerlingen) aan te vullen met die respectievelijke gegevens.

Wat voor tabel(len) moet ik nu precies aanmaken voor het bijhouden van de beoordelingen?

Datum, leerling (en daarmee de groepen waar hij of zij in zit, die tabel is er immers al), vak, docent en beoordeling zijn iig de gegevens die ik nog nodig heb.

 

[jwaque]

Je hebt een tabel met leerlinggegevens(deze heb je al) nodig en een tabel met beoordeling gegevens.

Tip. begin je tabel met Tbl en queries met Qry en vermeidt spaties in de naam. Beter een _ of een hoofdletter TblWS_groep of TblWSGroep. HIer heb je later veel plezier van. Ook in de veldnamen GEEN spaties gebruiken.

 

[jankroeze]

Is het om wat voor reden dan ook zinvol om de beoordelingen per vak in een tabel te zetten, of maakt dat niet uit?

EDIT: ik ben de tabel aan het maken, en alleen al omdat er uiteindelijk heel veel gegevens in gaan komen, ga ik er van uit dat een tabel apart per periode en per vak nuttig is. Dus periode 1 Engels, periode 1 wiskunde etc. etc.

 

[OctaFish]

Ik heb het pdf-je (wat overigens prima is te downloaden als je rechtsklikt op de link en <Opslaan als> doet, althans bij mij) er maar even bij gedaan. Want ik krijg de indruk dat jullie een beetje afdrijven van een nuttige opzet.

 

[jankroeze]

Zo doet 'ie het wel, bedankt!

Heeft het nut om, voor dat ik het pdf je gelezen heb, uit te leggen waarom je de indruk krijgt dat we afdrijven?
Ik kom morgen pas aan lezen toe vrees ik .