Persoonlijke Agenda moet Algemene Agenda worden

[hoogteijling]

hallo allemaal,

We werken hier met 25 mensen die al hun afspraken in de Algemene Agenda zetten.
Wanneer iemand mij een vergaderverzoek stuurd en ik accepteer deze dan komt deze altijd in mijn Persoonlijke Agenda te staan.
Daar vandaan kopieer ik hem dan weer naar de Algemene Agenda.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat Vergaderverzoeken altijd in de Algemene Agenda terecht komen ?
De Persoonlijke Agenda's worden hier eigenlijk door niemand gebruikt.

We gebruiken Outlook 2007 met een Exchange 2007 server (SBS2008)
Groeten Marcel

 

[RogerS]

Volgens mij geen oplossing voor. Het agendaverzoek wordt in de agenda geplaatst van het account waar het aan gestuurd is. Enige mogelijkheid is dus om het vergaderverzoek aan de mailbox van de algemene agenda te laten sturen, maar dat stuit op andere problemen neem ik aan.

Even een tip van mijn kant. Bij dit soort vragen die niet meteen logisch overkomen, ga ik altijd even terug naar de achterliggende functionele vraag. Vaak blijkt er dan een veel makkelijker oplossing mogelijk.

Als je kunt omschrijven wat de achtergrond is van je wens, dan denk ik (en anderen hoop ik) graag mee

 

[hoogteijling]

Uitleg:

Iedereen hier op kantoor zet zijn afspraken in de Algemene Agenda zodat een ieder kan zien waar iemand zich bevindt en of hij/zij beschikbaar is.
Wanneer iemand naar een collega een Vergaderverzoek stuurd en deze wordt geaccepteerd dan komt deze alleen in de Persoonlijke Agenda te staan van de ontvanger.
Wanneer je dus kenbaar wilt maken aan je overige collega's dat je op een bepaald tijdstip bezet bent zul je deze afspraak moeten kopieeren van je Persoonlijke Agenda naar de Algemene Agenda.

Het zou dus erg makkelijk zijn als na acceptatie van een Vergaderverzoek dit direct in de Algemene Agenda terecht komt.
Niemand hier gebruikt zijn Persoonlijke Agenda, alle afspraken moeten in de Algemene Agenda komen te staan.

Groeten Marcel

 

[RogerS]

Dus als ik het goed begrijp staan de afspraken van 25 mensen allemaal in 1 agenda.

Wat is er mis met agenda's delen. Die kun je desnoods allemaal tegelijk tonen, waardoor je weer prima overzicht hebt.

Ik zie even geen andere oplossing. Je kunt wel trucs uithalen, maar die werken alleen intern. Externe contacten uitleggen dat ze vergaderverzoeken aan een ander mailadres moeten sturen dan de email gaat echt niet lukken.

 

[hoogteijling]

Je begrijpt het goed ja, alle afspraken van 25 mensen staan in 1 Algemene Agenda.

Ik weet dat je 25 agenda's tegelijk (overelkaar) kunt tonen, ik vind dit alleen niet zo handig omdat ik dat dus op iedere PC in moet gaan stellen en wanneer er een werknemer bij komt moet ik weer alle PC's nalopen.
Bestaat er niet iets wat alle Persoonlijke Agenda's synchroniseerd met de Algemene Agenda ?

Hetzelfde probleem ontstaat ook wanneer mensen buiten de deur op hun smartphone een afspraak in de agenda zetten, dit gebeurd dus altijd in hun Persoonlijke Agenda, maar dit zal misschien een instelling in hun Smartphone zijn.

Groeten Marcel

 

[RogerS]

Pc's langs lopen is iets uit het verleden.

Je kunt uit de registry de key halen voor een nieuw toegevoegde agenda. Deze schiet je simpelweg bij alle gebruikers binnen. Et voila. Alternatief kun je eens kijken naar de producten van Symprex. Met name LOOK en Mailbox Manager. Mailbox Manager is de enigte tool waarmee je op een zinnige manier de rechten binnen exchange mailboxen kunt beheren. Langs de menselijke kant kun je ook heel simpel een handleiding aan iedereen leveren met een instructie hoe een gedeelde agenda toe te voegen.

Even vanuit een beheerperspectief. Je zult uiteindelijk toch die algemene agenda moeten loslaten. Al is het maar omdat mensen hun telefoon willen gaan synchroniseren.


Technisch gezien zou je kunnen proberen om de agenda als resource in te stellen. Maar iedereen moet dan bj het plannen de resource ook aanvullen/invullen anders werkt het niet. Weet ook niet zeker of 2003 dit ondersteund. Of je probeert een rule op exchange te krijgen die alle vergaderverzoeken doorstuurt naar de mailbox. Maar dan moet je ze wel handmatig verwerken, want het vergaderverzoek is niet gericht aan die mailbox (tenminste ik dacht dat het dan zo werkt)

 

[hoogteijling]

Ik ga het overwegen om de Algemene Agenda vaarwel te zeggen en op een andere wijze te gaan werken.
Wel hoop ik dat er toch een soort tooltje bestaat waarbij je de keus hebt om bepaalde agenda's met elkaar te synchroniseren.

Bedankt voor het meedenken.

groeten Macel

 

[RogerS]

Enige optie is iets met rules op serverniveau. Maar om dat te doen moet je exchange gaan updaten naar 2010. Lijkt me een beetje kostbaar als het enkel en alleen voor de agenda's is.

 

[Jiv]

Wel hoop ik dat er toch een soort tooltje bestaat waarbij je de keus hebt om bepaalde agenda's met elkaar te synchroniseren.

Ja dat is er hoor Marcel. Kijk maar eens op onze site www.exchangegroupcalendar.com
Je kunt altijd een chat beginnen daar voor specifieke vragen.

gr.
John